Контроль ) – одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере остальные функции управления.
В узком смысле слова под контролем следует понимать различные ограничения.
Контроль – процесс обеспечения достижения организацией своих целей.
В функцию контроля входят:
сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы;
сравнение их результатов с эталонными (плановыми) показателями, выявление отклонений и анализ этих отклонений;
разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.
Выделяют следующие основные виды контроля:
заключительный (итоговый).
предварительный;
Предварительный контроль осуществляется до начала работ. Основным его средством является реализация определенных правил, процедур, линий поведения, соблюдение которых позволяет развиваться в заданном направлении.
Соблюдение этих инструкций должно приводить к намеченным результатам.
Предварительный контроль используется по отношению к:
Человеческим ресурсам (установление эталонных значений характеристик персонала: образование, стаж, медицинские, персональные, характеристики, что позволяет предположить успешное выполнение должностных обязанностей).
Материальным ресурсам (выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, т.к. из плохого сырья нельзя сделать хорошую продукцию).
Финансовым ресурсам (составление финансового плана).
Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ и позволяет исключить какие – либо отклонения от намеченных планов и инструкций, что не позволяет дать развиться этим отклонениям.
Для осуществления контроля необходима обратная связь, т.е. данные о полученных результатах.
Заключительный (итоговый) контроль осуществляется после завершения работ.
Он выполняет две важные функции:
Дает информацию для планирования (если аналогичные работы будут осуществляться в будущем).
Способствует мотивации (т.е. обеспечивает справедливое вознаграждение)
Большое внимание надо уделять поведенческим аспектам контроля. Иногда менеджеры намеренно делают процесс контроля видимым, т.е. сотрудники должны знать о том, что контроль существует. Роль контроля состоит не в том, чтобы зафиксировать нарушения, а в том, чтобы их предотвратить. Внешний контроль, делающий их общеизвестными, в этом случае является источником положительной мотивации.
Однако надо иметь в виду, что сотрудники сосредотачивают внимание на работе, где проводятся контрольные мероприятия. Усложнение работы затрудняет установление объективных показателей, по которым следует осуществлять контроль. Часто контрольные мероприятия приводят к конфликтам. С этой точки зрения наиболее перспективными являются косвенные методы контроля, предполагающие наличие самоконтроля. Самоконтроль возможен прежде всего в условиях преобладания групповых форм работы и принятия решений, здорового морально – психологического климата.
Рассматривая любую социально-экономическую систему, не трудно убедиться в том, что каждая из них состоит из двух самостоятельных систем, но взаимосвязанных систем, а именно, управляемой и управляющей. Применительно к предприятию управляемая система представляет собою совокупность всех элементов и подсистем предприятия, обеспечивающую непосредственный процесс создания материальных благ или оказания услуг. К управляющей системе относятся все элементы и подсистемы предприятия, обеспечивающие процесс управления. Иначе говоря, управляющая система представляет собой процесс целенаправленного воздействия на коллективы людей, занятых в управляемой системе. Особенностью указанных выше систем является то, что управляемая система представляет собою объект управления, а управляющая система является субъектом управления.
Современное функционирование управляемой и управляющей системы представляет систему в ее законченном виде. Однако следует иметь в виду, что управляемая и управляющая система предприятия состоит из ряда своеобразных подсистем. В их числе – техническая, технологическая, организационная, экономическая и социальная подсистемы, каждая из которых решает свои задачи.
Следует четко представлять, что управляющая или управляемая система, подсистема характеризуется не столько количественными показателями, сколько взаимозаменяемостью и взаимообусловленностью в едином комплексе, включая машины, оборудование, оргтехнику, электронно-вычислительные машины, средства связи и управления. К примеру, пятьдесят самых новых машин, станков, оборудование не могут представлять систему или подсистему, если они рассматриваются в отдельности друг от друга и не взаимосвязаны между собой в единую технологическую цепь. Менеджмент немыслим вне системы, поэтому всякую управляющую подсистему предприятия следует рассматривать как систему определенных показателей ее характеризующих.
Принято к таким характеристикам относить вход, процесс, выход. Под входом понимается максимально возможный объем информации, поступающей на вход управляющей системы, необходимый для наиболее эффективной деятельности предприятия в целях более рационального использования трудовых, материальных, финансовых ресурсов и технических средств, являющихся главными характеристиками входа управляющей системы предприятия.
К характеристикам процесса принято относить описание технических, технологических, организационных, экономических и социальных процессов производства на основе разработанных управленческих решений. К характеристикам выхода относится перечень управленческих решений системы, направленных на реализацию поставленных целей в области труда, производства и управления.
Рассмотрим систему организации контроля за деятельностью подчиненных. Несмотря на то, что контроль является решающей управленческой функцией и это прекрасно понимают как менеджеры, так и подчиненные, тем не менее, среди подчиненных внутри предприятия часто возникает сопротивление контролю. Поэтому важно, чтобы менеджер уяснил мотивы сопротивления контролю, искал и находил пути их преодоления. На практике не редко встречаются ситуации, когда менеджеры пытаются подвергать контролю подчиненных им работников по многочисленным реально невыполнимым параметрам. Они контролируют не только своевременность прихода на работу подчиненных, качество выполнения ими своих обязанностей, но и как они одеваются, какую носят обувь, прическу, какой пользуются косметикой и т.п. Известны, например, такие случаи, когда опытный работник, профессионал своего дела не был выдвинут на вакантную должность лишь потому, что был холост, не выполнил рекомендацию своего менеджера жениться в двухнедельный срок перед предстоящим новым назначением своего подчиненного. Другой менеджер выпроводил из своего кабинета подчиненного за то, что тот вошел к нему без галстука, в сорочке с короткими рукавами, а третий прочитал нотацию своей подчиненной за то, что та явилась на работу с яркой помадой на губах.
Подобный вид контроля приводит к абсурду, более опытные менеджеры сосредотачивают контроль на результатах, а не на действиях или внешнем виде подчиненных. Менеджеры обязаны объяснять контроль как необходимость корректировки или средство наблюдения за процессом, а не как тактика давления и путь к ограничению свободы.
Чаще всего сопротивляются контролю люди слабой исполнительности. При действенной организации контроля они опасаются, что их недобросовестность будет предана гласности, что у них может быть снижена заработная плата и т.д. Однако, не редко контролю оказывают сопротивление и хорошо работающие люди. Они опасаются, что при контроле они могут потерять гибкость и свободу при исполнении своих обязанностей. Менеджеру надо усвоить, что основу всего контроля составляет четкое исполнение подчиненными своих должностных обязанностей. В зарубежной литературе даются следующие советы менеджерам для использования эффективного контроля:
Всегда помните, что контроль должен рассматриваться и устанавливаться как позитивная деятельность, необходимая для сосредоточения людей, времени и денег на выполнение организационных целей.
Поддерживайте включение ваших подчиненных в контроль их собственной деятельности. Самоконтроль часто оказывается самым лучшим контролем.
Сосредотачивайте контроль на результатах, а не на деятельности и внешнем виде.
Регулярно переоценивайте контроль, чтобы убедиться, что он все еще необходим и соответствует ситуации.
Включайте подчиненных в разработку методов и осуществление контроля.
Помните, что некоторое отклонение от стандартов является нормальным явлением.
Наблюдайте как за позитивными, так и негативными отклонениями. Будьте уверены в своем признании и оценке позитивных отклонений.
Остерегайтесь подчиненных, которые выступают против контроля, потому что они не хотят быть слишком ограниченными или «потерять свободу». Их сопротивление на самом деле может происходить из желания избежать четкой ответственности за результаты деятельности.
Вадим Захариков, генеральный директор онлайн-сервиса «Планадо» , составил список из десяти сервисов, которые помогут контролировать работу сотрудников – в том числе и удаленных.
В условиях сложной экономической обстановки бизнес вынужден снижать издержки и работать над повышением эффективности. На помощь здесь могут прийти специализированные , которые помогают повышать качество работы сотрудников.
Повышение эффективности офисных сотрудников
Тренд на создание максимально комфортных условий для сотрудников в офисе имеет свои побочные эффекты – иногда чрезмерная забота о коллективе со стороны руководителей приводит к тому, что работники расслабляются и становятся менее эффективными. Для борьбы с подобными явлениями используют ряд специализированных сервисов.
« Босс Контроль »
На входе в большую часть офисных помещений уже давно устанавливаются турникеты, с помощью которых можно собирать данные о посещаемости сотрудников – для прохода в офис нужно приложить пропуск. Проблема здесь в том, что настройка работающих локально систем контроля – не самое простое дело.
В свою очередь, «Босс Контроль» – это сервис, который состоит из терминалов контроля доступа и сервиса обработки данных. Терминал вешается на стену, сотрудники с его помощью отмечаются на входе, а затем система формирует отчеты о посещаемости. Если сотрудник без уважительной причины опаздывает, уходит с работы пораньше или часто ходит на перекуры – это сразу станет известно . В итоге сотрудники больше времени проводят на рабочем месте.
Pay Punch
Биометрическая система учета посещаемости сотрудников и отработанного ими времени. По аналогии с предыдущим инструментом, в офисе также устанавливается специальный прибор, к которому сотрудники прикладывают палец или руку. Таким образом осуществляется контроль отработанного времени, что особенно удобно в случае необходимости расчета заработной платы в почасовом режиме.
Информация о посещаемости сотрудников автоматически передается руководству и . Поскольку система биометрическая, то обмануть ее, например, попросив коллегу в офисе приложить карточку отсутствующего в нем сотрудника, не получится.
CrocoTime
Однако сам факт нахождения в офисе и на рабочем месте еще не говорит о том, что сотрудник эффективно работает. Ничто не мешает ему «создавать видимость» бурной деятельности, на самом деле тратя время на не относящихся к работе сайтах или в развлекательных приложениях. Потери от такого непродуктивно времяпрепровождения могут быть весьма существенными – по разным оценкам, это наносит общий урон экономике страны в сотни миллиардов рублей в год.
Для того, чтобы узнать, какой процент рабочего времени сотрудник потратил на решение бизнес-задач, а сколько «прокрастинировал» на развлекательных ресурсах, помогает сервис CrocoTime. На основе собранных данных он высчитывает коэффициент продуктивности каждого сотрудника, а также предоставляет руководству отчеты о том, какие ресурсы отнимают у работников больше всего времени.
Disciplina.ru
Еще одна система повышения эффективности офисных сотрудников. Disciplina.ru не только собирает информацию об использующихся программах и приложениях, но и следит за соблюдение рабочего графика, а также фиксирует переработки.
Впоследствии создаются отчеты, позволяющие понять структуру рабочего дня каждого конкретного сотрудника – на какие задачи у них уходит больше всего времени, в какие периоды они работают больше или меньше. Эти данные помогают руководству оптимизировать рабочие процессы так, чтобы не перегружать работников, но и не позволять им чрезмерно расслабляться.
Контроль выездных работников
Контролировать офисных сотрудников легче хотя бы по той простой причине, что они находятся в одном месте и, как правило, руководитель может довольно легко с ними пообщаться. Другое дело выездные работы – например, монтаж оборудования, сборка мебели, уборка или доставка.
Здесь сотрудники зачастую имеют большую свободу, что иногда приводит к проблемам – например, некачественному выполнению работ или обманам («халтура» на клиента в обход работодателя с использованием материалов и инструментов компании).
Чтобы повышать эффективность мобильных работников, а также лучше их контролировать, используются специальные инструменты, получившие на Западе название field management .
Planado.ru
Работа на выезде подразумевает свободу – и именно это часто ценят мобильные сотрудники. Однако отсутствие начальника, стоящего «над душой», создает различные соблазны. От банального обмана работодателя – никто не помешает сделать работу, а деньги взять себе в карман – до ошибок при выполнении задачи из-за пропуска каких-то неважных, по мнению мастера, шагов.
Инструменты field management, и в том числе сервис Planado, призваны дать руководителям бизнеса возможность контролировать своих сотрудников и задавать единый стандарт выполнения ими работ.
Сделать это помогают, к примеру, контрольные списки (чек-листы) – в мобильном приложении сотрудника содержится информация по заказу, а также перечислены все шаги, которые нужно проделать, чтобы решить задачу наилучшим образом. Так исключается ненужная при выполнении однотипной работы (которую, как правило, и делают выездные сотрудники) самодеятельность, и повышается общее ее качество. Кроме того, в таких условиях новички делают меньше ошибок и быстрее втягиваются в рабочий процесс.
После решения задачи сотрудник создает в приложении фотоотчет, по которому видно, что работа выполнена качественно (собранная мебель, установленное оборудование, чистая после уборки комната и т.п.), и отправляет его в офис. Таким образом руководство сразу может увидеть недочеты и указать на них. Кроме того, сервис интегрирован с «Яндекс. Картами», что позволяет работодателю видеть передвижения сотрудников в режиме реального времени и оптимизировать их маршруты с учетом пробок. Это помогает выполнить за день больше заказов.
«Мобифорс»
Сервис «Мобифорс» также помогает компаниям контролировать своих выездных сотрудников. Инструмент предназначен для работы с системой «1С: Предприятие 8». С его помощью руководители могут оперативно распределять задачи между мобильными сотрудниками, контролировать их перемещения, отслеживать статусы выполнения задач, а также обмениваться с ними мгновенными сообщениями.
Кроме того, система собирает данные о выполнении работы и генерирует отчеты о производительности сотрудников, которые учитывают более 30 различных метрик.
Task24
Сервис Task24 предоставляет своеобразную биржу удаленных заказов. С его помощью мобильные сотрудники могут заходить в систему и разбирать заказы, которые им удобнее выполнить (впрочем, их можно и назначать конкретному работнику). После принятия заказа, мастеру открывается подробная информация о задаче. В процессе выполнения работы сотрудник отмечает в системе свои трудозатраты.
Как и в примерах выше, система отслеживает местонахождение сотрудников на карте. По итогам выполнения работы система генерирует отчеты, которые могут быть использованы, к примеру, для расчета заработной платы. Кроме того, реализован API, который позволяет выгружать информацию в 1С и другие системы, а также интегрировать Task24 с софтом сотрудников call-центра.
Контроль удаленных сотрудников
При работе с удаленными сотрудниками (фрилансерами, личными помощниками и так далее) проблема контроля является одной из основных. Для повышения продуктивности таких взаимодействий представители компаний также могут использовать специализированный софт.
JoDo.Im
Простой сервис с незамысловатым дизайном. Помогает структурировать информацию при работе с удаленными сотрудниками и фрилансерами. Общение руководителя или заказчика с исполнителем проходит в Jabber-чате, где с помощью специальных команд можно ставить работнику задачи, которые не пропадут в логах общения, а будут занесены в базу.
Так, всегда можно восстановить всю последовательность задач и подзадач. При этом система не даст исполнителю отрапортовать о завершении работы, если какие-либо из подзадач не были выполнены.
Отслеживание выполнения плана
Существует большое количество систем для управления проектами. С их помощью руководители могут отслеживать реальную эффективность работы сотрудника, а не только собирать информацию о времени пребывания в офисе или используемых в течение дня программах.
Pyrus
Сервис Pyrus позволяет решать проблему срыва сроков, которая может серьезно вредить бизнесу – очень часто даже важные проекты завершаются позже установленных дедлайнов, что имеет различные негативные последствия для бизнеса.
Pyrus позволяет выявлять сотрудников, которые не укладываются в дедлайны. С помощью подобного софта руководители могут отслеживать задачи и заниматься отладкой бизнес-процессов, а также выявлять сотрудников, которые не успевают выполнить работу в срок.
Повышение эффективности работников ресторана
Ресторанный бизнес традиционно страдает от злоупотреблений и неэффективности работы сотрудников. Случаи плохого обслуживания или банального воровства встречаются сплошь и рядом. Рестораторы стремятся победить эти проблемы с помощью внедрения специальных инструментов контроля.
Jowi
Существует большое количество инструментов контроля персонала для ресторанов. Исторические такие сервисы делились на облачные, когда вся информация хранится на удаленном сервере, и локальные, когда все нужные данные сохраняются прямо в заведении. У систем каждого типов были свои минусы – при использовании облачных сервисов при проблемах с интернет-соединением работа ресторана может встать, а в случае локального размещения к данным могут получить доступ нерадивые сотрудники, что открывает путь для злоупотреблений.
Поэтому начали появляться гибридные системы вроде Jowi. Они комбинируют оба метода работы с данными – система может работать локально даже без интернета, а при появлении соединения данные закачиваются на облачный сервер.
Подобные инструменты помогают повысить скорость обслуживания за счет автоматизации процесса приема заказа и его передачи от официанта к повару. Сценарий использования может быть таким: с помощью планшета с установленным приложением официант принимает заказ, на кухне повару тут же выводится список блюд, а менеджер зала может выставить время, за которое тот должен успеть приготовить заказ. Затем официанту так же на планшет придет оповещение, и он отправится забирать заказ (а не будет постоянно ходить на кухню, чтобы выяснить, как с ним обстоят дела).
Помимо собственно автоматизации работы, системы контроля предоставляют возможность получения отчетов обо всех важных показателях ресторана – данные по заказам, остатки продуктов на складе и т.д. Все это снижает вероятность обмана – сотрудники не могут утаить часть выручки или, к примеру, воровать продукты с кухни и напитки из бара.
Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter
“Кот из дома, мыши в пляс” — очень известная поговорка в семейной жизни. Но разве в бизнесе не так? Один в один. Как только руководитель ослабляет контроль за работниками, так сразу сотрудники идут в разгул. Поэтому контроль персонала очень важен, в ином случае Ваш бизнес можно назвать необузданным жеребецом, который так и норовит лягнуть или скинуть кого-нибудь. Разбираемся, что и как нужно сделать, чтобы получить “рабочую лошадку” и счастливый персонал.
Типовая ситуация
5. Мотивационная доска
Отличный инструмент, который позволяет не только следить за сотрудниками и производить оценку персонала, но и увеличивать продажи почти без вложений. Название этому инструменту — мотивационная доска. Это в прямом смысле слова, доска с отмеченными KPI, нормативами или планом продаж.
Каждый день (или в течение всего дня) на этой доске отмечается количество выполненных задач всем отделом или отдельным сотрудником. Такая доска является прямым отражением деятельности в моменте. Её видят как сотрудники, так и руководитель. И реализовать её можно как сразу на компьютерах сотрудников (в рабочем пространстве), так и просто на двери в офисе.
6. Прослушивание телефонных звонков
У нас все разговоры с клиентами записываются. Таким образом, мы получаем массу плюсов, главный из них это возможность прослушать спорную ситуацию. Но если мы говорим про контроль за работниками, то прослушивая эти звонки Вы можете выявить для себя как работают Ваши сотрудники.
Во всех отделах продаж (где мы работаем) обязательным действием, среди всего списка, является установка записей звонков. Сделать это легко. Причём, если Вы используете CRM-систему, то каждый звонок сразу будет привязываться к карточке клиента.
7. Отчёты
Хорошо, если у Вас есть ежемесячный отчёт от руководителя. Но совершенствование системы контроля может пойти еще дальше. Как минимум, каждый сотрудник может делать отчёт и предоставлять его не только в конце месяца, а в конце недели и даже дня. Такие действия помогут сотруднику лучше сформировать видение на прошлое и будущее. И также Вам поможет контролировать их направление.
Помимо CRM можно использовать другие, более простые схемы, например, отчётность по . Но я Вам приготовил самый простой вариант ежедневного отчета. Уровень “супер-новичек”, но этого достаточно, чтобы начать. Пример ниже.
Либо можете использовать такой вариант отчета. Он еще проще и заполняется в таблице. Кстати, мы для маленьких компаний в используем Google Docs . Таким образом все файлы можно смотреть и редактировать с любой точки мира, что упрощает изучение работы персонала.
8. Рабочее время и действия
Следить программно за рабочим временем можно двумя способами. Самый простой это поставить на входе систему, с которой сотрудник должен провзаимодействовать при приходе, уходе и перерывах на работе. Есть разные подходы. На работе в Америке я проводил карточкой. В более крупных компаниях я видел биометрическую проверку (отпечатки пальцев). В системе Битрикс24 есть функционал распознования лиц с помощью камеры на планшете.
Более сложный подход в учёте рабочего времени (подходит для офисов) — это установка на компьютеры специальных программ, которые фиксируют во сколько была начата и закончена работа, какие программы открывались и сколько времени в каждой из них работал сотрудник. Помимо времени Вы ещё увидите совершённые действия. Мы такой подход практикуем для дистанционных работников.
9. GPS
Для специалистов-путешествеников (обычно это торговые представители) Вы можете использовать отслеживание их местоположения по GPS в машине, специальному трекеру или планшету, который они обязаны носить всегда с собой. В компаниях по грузоперевозкам это must have, так они определяют количество израсходованного бензина (и многое другое).
В случае менеджеров, Вы сможете видеть реально заежал специалист к клиенту или навешал Вам лапшу. Также сможете понять отлучался ли он по своим делам и на сколько. Причём, рекомендую новичкам не говорить, что у них стоит GPS, и таким образом изучить как они себя ведут. А уже после испытатольного срока поздравить с успешным прохождением проверки.
10. Экзамены
Смотря сейчас на старания родителей и школьников при подготовке к ЕГЭ, у меня возникают спорные чувства. Сначала думаешь зачем всё это ввели, ведь жили до этого нормально, но с другой стороны ученики стали реально больше готовиться, а значит лучше погружаться в тему.
То же самое нужно и Вам реализовать в своей компании. Промежуточные экзамены в ходе всей работы. Они могут казаться простыми и глупыми для “опытных монстров” Вашей команды. Но другие сотрудники могут изрядно попотеть. К тому же, это прекрасный повод для всех лишний раз заглянуть в , иначе она бы пылилась на полках с веков адаптации сотрудников.
ИСТОРИЯ ПРО ЛЯГУШКУ
Вы наверняка слышали историю про лягушку и кастрюлю?! Нет? Вы очень многое упускаете. Её можно применить ко многим темам, но тут она как никогда кстати. Слушайте и записывайте.
Учёные задались вопросом: “Как сварить живую лягушку?”. Как Вы думаете, что нужно сделать этого? Была выявленна масса способов. Те, что сковывали и парализовывали лягушку, сразу отпали, ведь это не честно. Поэтому осталось всего два.
Первый способ, самый очевидный. Взять кастрюлю, налить в неё воду, скяпить её и после чего кинуть туда нашего подопытного. Задумка неплохая, но провалилась. Лягушка сразу выпрыгнула, ведь и не прошло секунды, как она почуствовала неладное и выпрыгнула.
Второй способ пошёл от отобратного. Также взяли кастрюлю, налили в неё воду, но перед кипячением туда положили лягушку. То есть она оказалась в комфортной воде. Логично, она не выпрыгнула, а стала там плавать. Но нам же нужно сварить. Поэтому ученные просто включили медленный огонь, в результате которого, лягушка ничего не почувствовала и сварилась.
КАК ИСПОРТИТЬ КОНТРОЛЬ
Историей про лягушку я хочу донести до Вас мысль, что в контроле персонала на предприятии всё нужно делать постепенно. Люди ничем не отличаются от братьев меньших. Они также “делают ноги”, когда чувствуют неладное, в случае бизнеса, это в том числе резкое внедрение какой-либо системы и средств контроля.
Помимо резкого внедрения, у Вас могут быть другие серьёзные ошибки и, как специалист, который видел опыт разных компаний, спешу Вас познакомить с главными из них (мелочь пропускаем). Умоляю Вас, учтите эти моменты.
- Периодический контроль. “Сегодня хочу, завтра не хочу”. Сотрудники должны постоянно знать о том, что все их действия проверяют и делают это постоянно. Иначе расслабятся, ведь будут надеятся, что сегодня будет как всегда, Вы не будете проверять.
- Отсутсвие наказаний. Если есть нормативы, значит должны быть меры при нарушении. Это логично и очевидно. Поэтому если Вы выявили проблему и человек не реагирует на предупреждения, то нужно принимать меры. Никто не любит наказывать, но делать это иногда нужно.
- Тотальный контроль. “Доверяй, но проверяй”, — помните такую фразу? Это применимо и к бизнесу. Сотрудники должны быть свободны в своих действиях и не чувствовать тотального надзора, но при этом знать, что “большой брат” следит за ними.
Коротко о главном
Раз Вы дочитали статью до этой строки, значит Вы реально оценили необходимость контроля персонала. Это хорошо и здорово. В этой статье Вы узнали как контролировать работников, какие форматы и методы контроля бывают. Как Вы могли заметить, я умышленно не писал мелкие и очевидные способы, по типу: устные вопросы, отметки на флипчарте, ведение ежедневника. Мы с Вами разобрали имнно то, что реально работает и проверено нами.
И напоследок, хочу закончить материал такой мыслью — “Проверять нужно не нарушения, а победы”. Это не отменяет факт поиска проблемных зон и штрафования за них, эта фраза говорит Вам, что людей больше мотивирует возможность получить больше денег или поощрение за выполнение задач. Всё должно быть в меру.
Сущность контроля
Осуществление этой функции начинается с момента создания предприятия в процессе установки его целей и задач. Если не проводить контроль на всех стадиях работы компании, то могут начаться беспорядки и хаос. По этой причине все предприятия, которые рассчитывают на долгое и эффективное функционирование, должны выявить и определить собственные ошибки и исправить их до того времени, когда они приведут к разрушению всех целей.
Особенности и методы контроля
Важными особенностями контроля, которые нужно учесть в первую очередь: планомерность, непрерывность, * гибкость.
Замечание 1
Руководители любого уровня должны проводить контроль, который должен стать неотъемлемой составной частью их должностных обязанностей, даже если это не было поручено.
В настоящее время в нашей стране контроль персонала используется не эффективно и не широко распространен, или он есть не на всех предприятиях. В соответствии со статистикой около 60 % убытков компании терпят по причине хищений, которые совершают работники.
Для того чтобы методы контроля были эффективны, а контроль персонала результативным, необходим контроль всех важных аспектов деятельности предприятия.
При создании любых видов контроля необходимо учесть особенности человеческого поведения, так как именно человек - неотделимая часть всей системы управления.
Объектами контроля на предприятии могут быть разнообразные аспекты и стороны его деятельности: непосредственно его сотрудники и процесс из трудовых взаимоотношений. Субъектами при этом будут являться работодатели и профсоюзные органы.
Зачастую руководители в процессе создания системы контроля, пытаются сделать ее открытой. Они думают, что сотрудники, оповещенные о действующей системе контроля, будут стараться избежать ошибок. При этом большая часть сотрудников захотят оставить о себе хорошее мнение и увидеть результаты собственного труда. Именно такой метод контроля может сделать их более очевидными.
Этот метод повышает возможности контроля по максимуму свести фактические результаты с планируемыми. Но нужно помнить, что данная система контроля может вести к незапланированным срывам и искажению поведения персонала. Именно на уважении к личности руководителя может держаться дисциплина в большинстве отделах и компаниях.
Методы контроля могут быть следующими:
- Регулярные, то есть проводимые в соответствии с определенным графиком (например, по первым числам месяца, 10 числа, и др.).
- Оперативные, проводимые по скользящему графику, когда их не ждут сотрудники (обязателен данный вид проверки в случае чрезвычайных происшествий, разглашения тайной информации или появлении подозрений по отношению к конкретным сотрудникам).
- «Спонтанный» в виде незапланированной акции точечной проверки. Этот метод проверки проводится, если руководитель чувствует, что что-то происходит не так вообще или определенно с кем-то. Для проверки может быть выбран определенный параметр, не нуждающийся в постоянном контроле, поскольку является основной компетенцией и предполагается, что его соблюдение является нормой профессионализма.
Проверка, осуществляемая посредством методов контроля, может проводиться:
- Гласно (проверки по соблюдению инструкций, режиму хранения, использования и уничтожения документов, учету входящей или исходящей документации и др.)
- Негласная проверка, которая проводится втайне от проверяемых лиц сотрудниками специальных служб, что позволяет с большой эффективностью получать нужный результат. Проверяемое лицо не должно подозревать то, что оно находится под контролем, при этом человек ведет себя естественно.
Любой руководитель со временем приходит к вопросу, какие наиболее эффективные? Прежде всего, надо помнить, что ошибаются все, и сотрудники, и руководитель. Но контроль работы персонала не должен иметь уничижительный характер, как для работников, так и для самого руководителя.
В начале давайте разберемся, зачем нужен контроль работы персонала?
1. Нет неопределенности. Каким бы четким ни был план действий, предусмотреть в работе абсолютно все невозможно. Контроль работы персонала помогает устранять возможные неоднозначные моменты.
2. Предвидение сложных ситуаций. Работа персонала, так или иначе, будет сопряжена с ошибками. Контроль работы персонала позволяет не накапливать их до критической массы.
3. Правильная организация и контроль работы персонала позволяют также выявить успехи в работе.
4.
Хорошо организованный контроль работы персонала помогает психологически сблизить сотрудника и руководителя. Если руководитель замечает и указывает на ошибки в виде подсказок, помощи сотруднику, подчиненный чувствует, что ему оказали услугу.
Две крайности
Из вышеописанного можно сформировать один волнующий вопрос: каким должен быть правильный контроль работы персонала? Есть два полярных понятия: бесконтрольность и тотальный контроль. Правильный лежит посредине. Чтобы понять, как же должна быть организована работа персонала, давайте рассмотрим эти полярности.
Бесконтрольность ведет к снижению продуктивности, так как сотрудник не понимает важности и веса своей работы, не может оценить ее из-за отсутствия критериев, не уверен в правильности своих действий. Когда организация и контроль работы персонала построена таким образом, руководители часто говорят о доверии к сотрудникам. Но на самом деле это вызывает апатию и недовольство. Если же работа персонала подчинена тотальному контролю, сотрудники стараются скрыть свои ошибки, а руководитель только тратит время на бесполезный контроль.
Чтобы организация работы персонала радовала руководителя и сотрудников, необходимо:
1.
Вести контроль в форме взаимодействия с сотрудниками.
2.
Организация работы персонала должна опираться на знания о реальном положении вещей.
Виды контроля персонала
Работа персонала может контролироваться с помощью внешнего или внутреннего контроля. Внешнее воздействие с помощью дополнительных стимулов помогает стимулировать работу персонала, ставя перед ним труднодостижимые задачи. Также оно помогает избегать манипуляций контролем и дает четкое понимание о соотношении достижений и наград. Однако при этом сотрудники стремятся к улучшению показателей, а не работы, делать только то, за что ожидается поощрение, скрывают информацию об ошибках.
Более продуктивной считается внутренняя система контроля работы персонала. Для ее достижения цели ставятся конкретно для каждого работника, ошибки решаются по мере возникновения без «рубки голов», поощрение опирается на качество работы. Это ориентирует сотрудников на цель, помогает им радоваться своему труду, делает бессмысленным утаивание информации. Правда, руководитель при этом теряет оперативный контроль, сотрудник иногда идет к своим целям, игнорируя интересы компании, руководителю сложно быть объективным при поощрении.
Ошибки при контроле персонала
1. Контролирование от случая к случаю, которое дезориентирует сотрудников.
2. Полный и всеобъемлющий контроль, который лишает сотрудников самостоятельности.
3. Скрытый контроль унижает не только сотрудника, но и руководителя.
4. Пристальное внимание только за любимым участком.
5. Условный контроль, когда руководитель ленится или боится контролировать сотрудников.
6. Контроль вследствие недоверия, которое только ухудшает психологический климат в коллективе.
7. Нет обратной связи – тогда сложно понять эффективность контроля.
8. Контроль по верхам, который не дает пользы.
9. Контроль, который дезориентирует сотрудника.
Как видим, существует множество способов сделать так, чтобы организация и контроль работы персонала приносили результаты.