Объяснительная записка - это нормативный внутрифирменный акт, написание которого разрешено в свободной форме.
Однако, существует определенная структура и рекомендации к заполнению данного документа. Прежде всего это использования делового и официального стиля в тексте.
В каких случаях пишется объяснительная
По своей сути объяснительные записки являются документами, объясняющими причины определенных фактов, и пишутся в случаях совершения дисциплинарного проступка в большей степени в трудовых взаимоотношениях, относится ко второй группе объяснительных записок по ОКУД.
В общероссийском классификаторе управленческой документации обозначена унифицированная форма «пояснительной записки о нарушении трудовой дисциплины», имеет код 0286091 и относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».
Объяснительные записки оформляются на белом листе формата А4, причем как в письменном формате от руки, так и в печатном виде. Причем в некоторых компаниях существуют специальные бланки для объяснительных записок.
В некоторых случаях объяснительные записки включают в себя приложения. В качестве него, как правило, используются медицинские справки, документы с места учебы и прочее, что может подтвердить уважительную причину проступка.
Такие записки могут быть, как оправдательными, где описывается причинно-следственные связи неправильного действия или бездействия, а также объяснительными, где прописываются четкие детали происшествия, при этом сам сотрудник в данном случае не является виновным.
В объяснительной записке рассматриваются такие аспекты, как:
- Опоздание
- Прогул
- Кража
- Нарушения нормативных правил компании
- Появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии
- Аморальное поведение
Требования к заполнению
Согласно Российскому законодательству, объяснительная записка пишется на имя руководителя и передается непосредственному руководителю структурного подразделения, в котором работает составитель.
В случае когда работодатель принял решение о применении дисциплинарного взыскания, составляется приказ или распоряжение. В течение трех рабочих дней с момента издания данный приказ должен быть объявлен работнику под роспись. Если работник отказывается ознакомиться с ним, составляется соответствующий акт.
Объяснительная записка имеет следующую структуру:
- Шапка документа, в которой указывается наименование организации, должностное лицо к которому направлен данный документ.
- Наименование документа в данном случае это «Объяснительная записка»
- Дата заявления и регистрационный номер
- Предмет заявление (причина пр. касательно, о и так далее)
- Основной текст
- Имя, фамилия, отчество и должность составителя и его подпись
В деловом стиле важно применять устойчивые деловые обороты, которые в некоторых случаях закреплены законодательно.
При это необходимо чтобы заполняемый документ отвечал сразу нескольким требованиям:
- достоверность;
- объективность;
- логичность;
- аргументированность;
- краткость;
- ясность;
- однозначность;
Важным пунктом внутрифирменной деловой переписки является тот факт, что все документы необходимо зарегистрировать.
При этом регистрация таких документов проводится согласно распоряжению руководителя. После того как руководитель изучил все обстоятельства нарушения и принял решение о дальнейших действиях, ставится подпись.
Порядок и правила заполнения
Объяснительная записка имеет достаточно простую структуру, в которой обязательно должны содержаться следующие данные:
- Наименование структурного подразделения
- Руководителю организации подразделения Резолюция
- Ф.И.О. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА о нарушении трудовой дисциплины
- Ф.И.О. работника, наименование должности
- Наименование подразделения
- Дата начала трудовых отношений
- Вид нарушения
- Описание причин, обстоятельств нарушения
- Дата нарушения
- Должность работника
- Подпись /Расшифровка подписи
Таким образом как таковой нормативной формы объяснительной записки нет, каждая компания самостоятельно прописывает необходимые требования.
Однако, объяснительная записка должна включать две основные части:
- фактическую – здесь важно указать факты, которые послужили поводом для написания данного документа
- причинную – здесь необходимо прописать причинно-следственные связи.
Практика применения объяснительных записок также используется в учебном процессе при нарушениях, совершенных учениками в учебных заведениях.
Образец объяснительной записки
Директору ООО «Ромашка» Красиной П.П.от администратора торгового залаКорневой Н.В.
Объяснительная записка
Касательно разбитой витрины торгового зала 7 июля 2015 годаЯ, Корнева Наталья Владимировна, 7 июля 2015 года, размещая товар в центральной витрине торгового зала, не рассчитала собственные силы и задела стекло дверцы витрины. Моей вины в случившемся не нахожу.
Причиной этого считаю некорректную организацию работы сотрудников торгового зала, поскольку при размещении крупногабаритного товара, согласно внутреннему регламенту должен заниматься администратор мужского пола, в то время как все мужчины работают в другой смене. Прошу Вас обратить внимание на организационную структуру компании.
Таким образом, важно помнить следующее:
- Необходимо использование делового стиля.
- При написании объяснительной записки необходимо придерживаться определенной структуры и указать необходимые данные.
- После написания документа, необходимо его зарегистрировать.
Носкова Елена
В профессии бухгалтера я уже 15 лет. Работала главным бухгалтером в группе компаний. Имею опыт прохождения проверок, получения кредитов. Знакома со сферами производства, торговли, услуг, строительства.
При различных нарушениях со стороны работника, по статье 139 ТК РФ, начальник обязан потребовать у него объяснение. Запрос объяснительной записки может быть в устной или в письменной форме. В законе отсутствует норма, которая бы указывала на форму запроса. Для работодателей предпочтительней, чтобы запрос оформлялся письменно.
Судебная практика показывает, что судья вставал на сторону работника по причине того, что работодатель не оформлял требование к написанию объяснительной записки в письменном виде. Если работник отказывается принять требование от начальника в письменном виде, об этом составляется акт. Но начальник не имеет права указывать подчиненному на обязательность принятия его требования. Это считается незаконным и влечет за собой нарушение трудовых прав работника.
Сроки написания объяснительной записки согласно Трудовому Кодексу - 2 дня. Этот период времени закон дает работнику для того, чтобы он объяснил причины, побудившие его действовать таким образом, нарушив, например, трудовую дисциплину. Закон не предъявляет требований к работнику о том, чтобы он был обязан написать объяснение. Отсутствие этой нормы права в ТК РФ, возможно, связано с требованием разумности. Если работник дорожит работой, он обязательно напишет объяснение. Но распоряжение о предоставлении объяснительной работодателю лучше создать в форме письменного документа.
Как запросить объяснительную с работника?
В делопроизводстве компании объяснительная записка выступает служебным документом. Этот документ должен объяснять причины нарушения трудовой дисциплины работником сухо и сжато, подчиняясь правилам деловой переписки. Работодатель может требовать с работника предоставить объяснительную только при наличии обстоятельств, указывающих на нарушение трудового законодательства.
Эти обстоятельства указаны в ТК РФ:
- опоздание на работу;
- невыполнение трудовых обязанностей, предусмотренных функционалом работника;
- отсутствие на рабочем месте в течение 4 часов;
- нанесение урона имуществу работодателя;
- состояние опьянения (алкогольное или наркотическое);
- несоблюдение правил охраны труда;
- непредставление руководству предприятия достоверной информации.
Требование о написании объяснительной записки предъявляет работодатель. Он должен сделать это, поскольку на основании документа работник привлекается к ответственности и определяется степень его вины. Работодатель обязан реально оценить ситуацию, которая произошла с его подчиненным. А задача работника - грамотно изложить суть случившегося с тем, чтобы работодатель отчетливо понимал дальнейшие действия. Если решение, принятое работодателем, не удовлетворит сотрудника, он может обратиться за защитой трудовых прав. Первым звеном защиты обычно выступают КТС (комиссии по трудовым спорам). Но они не всегда создаются на предприятии, поэтому чаще всего граждане обращаются в суд и Трудовую инспекцию.
Работник, получивший от работодателя письменное требование объяснительной, должен ответить на него. И это не зависит от того, по какому из двух вариантов он принял решение: писать записку или не делать этого. Если сотрудник не хочет писать объяснение, он обязан сказать об этом начальнику. Но отказ подчиненного от написания объяснения не может быть расценен начальником в качестве факта свершившегося по его вине правонарушения.
Форма заявления
Унифицированной формы заявления не существует. Поэтому используется свободная форма. Некоторые организации выпускают специальные бланки объяснительных, которые по случаю выдаются работникам. В других ситуациях работник берет лист А4, пишет заявление от руки или на компьютере. На основе текста работодателем проводится оценка правомерности действий работника. Что должно быть указано в тексте объяснительной записки?
Если говорить об идеальном варианте написания этого документа работником, то в документе должно быть отражены ответы на следующие вопросы:
- Описание ситуации, в которую попал гражданин.
- Отношение к своим действиям.
- Признание или непризнание вины.
- Мнение работника по его привлечению к ответственности.
Обязательно в объяснительной записке работник должен проставить подпись и дату ее составления. Это объясняется просто: работодатель должен знать, от кого он получает объяснение. А дата ставится для того, чтобы уведомить работодателя о том, что гражданин не пропустил отведенный ему срок для написания объяснения (2 дня). Если записка будет написана спустя неделю, то это уже не повлечет для работника правовых последствий. По факту отсутствия объяснительной записки от работника, его начальник составляет акт. Наказание на работника в случае обнаружения его виновных действий налагается не позднее полугода после случившегося события. За исключением случаев, связанных с нарушениями в области финансов, проведением аудита, ревизий. Срок отодвигается в этих случаях еще на полтора года.
В жизни может сложиться непредвиденная ситуация, в которой без не обойтись. Но как же правильно ее оформить? В данной статье рассмотрим, как именно атрибуты непременно должны быть отражены в этом деловом документе, а также затронем основные правила заполнения объяснительных записок.
Объяснительная записка — это документ
Объяснительная записка представляет собой деловой документ, в котором осуществляется сбор объяснений всех участников конфликта. Однако, следует понимать, что данный документ не является основанием для обращения с требованием к руководству. В нем просто на просто будет отражена суть проблемы.
Обычно объяснительную просят предъявить , нарушении рабочей дисциплины и т.д. Но при этом многие даже и не задумывались никогда, как же правильно надо составлять объяснительную записку. Чтобы разобраться в данном вопросе, можно пойти 2 путями:
- В поисковой системе задать запрос «как правильно составить объяснительную записку» и выбрать наиболее подходящий вариант (на ваш взгляд)
- Изучить данную статью и почерпнуть информацию о правильности составления объяснительной записки на все случаи жизни
Примите на заметку, что при составлении объяснительной записки действует одно основное правило. Оно является типовым правилом деловой переписки и соблюдение его должно быть таким:
- В записке должна отражаться главная мысль проблемы в деловом стиле без ненормативного лексикона и просторечия
- Достоверность указанной информации и краткое ее изложение
- Объяснительная пишется от первого лица с логическим и последовательным построением предложения, сохраняя хронологию
- В конце документ обязательно должен быть завизирован подписью и датой составления
Необходимость формы и бланка объяснительной записки
Объяснительная записка: образец
Типового бланка объяснительной записки нет, он попросту не утвержден. Поэтому записка пишется в произвольной форме. Но в случае, если вы понятия не имеете, как правильно написать объяснительную, то лучше воспользуйтесь образцом объяснительной записки на нашем сайте.
Примечательно, что в некоторых организациях утвержден свой собственный бланк объяснительной записки. Это не запрещается законодательством нашей страны, а значит вам придется использовать именно тот бланк, который предлагает вам предприятие.
Образец объяснительной записки руководству организации
На примере пояснительной записки руководству организации по причине опоздания или прогула рассмотрим, как все-таки надо составлять такой документ? Возьмем, например, ситуацию, когда работник опоздал на работу или вообще решил сделать себе выходной, который будет числиться прогулом. Что в таком случае писать?
В общем, заполнение объяснительной записки будет выглядеть примерно так:
- В правом верхнем углу листа следует написать Ф.И.О. должностного лица, которому направляется пояснительная записка. К примеру, ООО Вишенка Иванову Ивану Ивановичу
- Чуть ниже, под адресатом, надо указать от кого написана записка. Т.е. указываете свои данные. Например: от главного экономиста Левочкина Евгения Романовича.
- Отступив еще чуть ниже, по центру листа необходимо написать название документа. А именно: Объяснительная.
- Основная часть записки. В этой части пояснительной записки нужно четко и ясно отразить причину прогула, которую теперь руководство предприятия требует разъяснить.
- Завершение. В конце надо поставить дату составления документа и свою подпись. К примеру: 29.06.16, Левочкин Е.Р.
Пример
В объяснительной записке придется объяснить причины нарушения
Пример основной части объяснительной записки выглядит должно иметь примерно такой вид: 28.06.2016 я не явился на рабочее место по уважительной причине – прорыв канализации в квартире. В результате возникновения аварийной ситуации мне пришлось вызывать аварийную службу, а также предпринимать меры по минимизации в результате аварии.
Аварийная служба приехала по вызову только через 4 часа, т.е. в 13.25 по местному времени. Бригада специалистов приступила к ремонтным работам в 13.40. Устранить проблемы они смогли лишь спустя 3 часа 45 минут. К тому времени рабочий день уже подходил к концу. Покинуть квартиру на время проведения ремонтных работ я не мог, поскольку проживаю сам. Соответственно кроме меня сантехникам никто больше не мог обеспечить доступ к моей квартире.
Позвонить и предупредить руководство предприятия, где я работаю я не мог, по причине отсутствия мобильного телефона. А при звонке со стационарного происходили какие-то помехи, из-за которых дозвониться на работу я не смог. К объяснительной записке прилагаю справку, которая подтверждает действительность произошедшей аварии и проведения ремонтных работ в моей квартире.
Составленная пояснительная записка направляется на рассмотрение начальнику или , которое уполномочено в данных вопросах. Тот, в свою очередь, изучает поданный документ и прилагает свою резолюцию по принятию конкретных мер по отношению к данному работнику.
Если руководитель принял решение применить по отношению к работнику дисциплинарное взыскание, то пояснительная записка будет прикреплена к делу в виде доказательства.
Объяснительная в школу
Объяснительная записка пишется на имя руководителя
В принципе, пояснительная записка в школу практически ничем не отличается от той записки, которая предоставляется работником по месту его трудоустройства. Главной отличительной чертой пояснительной записки в школу будет должностное лицо:
- Классный руководитель
- Завуч
- Директор
Давайте рассмотрим, как же правильнее написать пояснительную в школу:
- «Шапка», т.е. сверху в правом углу листа нужно указать адресата. Например, Директору СОШ №1 Кузьмину Алексею Викторовичу.
- «От кого». Далее прописываете так: от ученицы 11-Б класса Лавренко Ирины Анатольевной. Если записка написана от лица родителя ученицы, то она должна быть написана от гр. Лавренко Ларисы Витальевной
- Основная часть. Здесь в тексте надо пояснить причину опоздания на школьные занятия.
Пример
Допустим, что объяснительную записку писала мама ученицы, тогда ее содержание должно быть следующим:
«Я, Лавренко Лариса Витальевна, мама ученицы 11-Б класса Лавренко Ирины Анатольевной, относительно пропуска ею школьных уроков могу предоставить пояснения. Проснувшись утром, моя дочь пожаловалась на острую зубную боль, и мы отправились вместе с ней на прием к стоматологу. После оказания помощи врач сказал, что моей дочери нужен покой и лучше ей отправиться домой. В связи с этим ребенок не явился на занятия 12.10.2016. К пояснительной записке прикрепляю справку, которую выдал врач-стоматолог.»
Обычно такие объяснительные пишутся на имя классного руководителя. Но не в этом суть. Главное, разобраться кому именно будет адресована записка, и только потом приступайте к ее составлению.
Умение грамотно составить пояснительную записку никому не помешает. Однако, если за вашей спиной уже имеется неоднократное опоздание или пропуски, то, возможно, вам пора задуматься и поработать над своей пунктуальностью. Ведь это поможет вам исправить свою репутацию в лучшую сторону.
Как написать объяснительную? Научит видеоурок:
- Пример объяснительной записки
- Образец объяснительной записки кассира
Как правильно написать объяснительную записку?
Объяснительная записка представляет собой деловой документ, который находится во внутреннем обращении организации. Содержание документа предполагает объяснение причинно-следственной связи между событием, поступком или фактом, обычно негативного свойства, который уже произошёл. Объяснительная записка может быть сопровождением основного документа, тогда в её содержании будут даны пояснения отдельных положений этого документа.
Предназначение объяснительной записки – прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки – провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.
В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что работодатель обязуется истребовать написание объяснительной записки у сотрудника в случае предполагаемого совершения дисциплинарного проступка. Работник вправе отказаться писать объяснительную записку, закон это предусматривает, у работодателя в этом случае возникает право применить дисциплинарное взыскание по отношению к сотруднику, без наличия его объяснительной записки.
Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:
- – наименование организации;
- – указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
- – наименование документа – «Объяснительная записка»;
- – дата составления и № регистрации записки;
- – заголовок к тексту («Касательно…», «О…»);
- – текст пояснения;
- – составитель, его подпись.
Пример объяснительной записки
Декану историко – филологическо-го факультета Орловой Н.И.
от студентки 218 группы Ивлевой Г.П.
Объяснительная записка
Касательно пропуска занятий 22 октября 2011 года.
Я, Ивлева Галина Петровна, пропустила 22 октября учебный день (3 пары и 1 практический семинар), в связи с тем, что ко мне в общежитие приехала мама из с. Александровка.
У моей мамы больное сердце, и она вынуждена проходить обследование несколько раз в год в центре функциональной диагностики, именно на такое обследование она прибыла в этот раз. 22 октября 2011 года ей неожиданно стало плохо, она стала задыхаться, я вызвала для мамы «Скорую помощь».
Доктор сделал маме необходимые уколы и сказал, что ей нужно провести в покое целый день. Я решила не ходить на занятия, осталась наблюдать за состоянием мамы. Врач «Скорой помощи» Просянников А.В., по моей просьбе, написал записку о том, что мама нуждается в наблюдении. Записку от врача прилага ю. Прошу Вас учесть уважительную причину пропуска занятий.
Студентка 218 группы Ивлева Ивлева Г.П.
Образец объяснительной записки в школу
Оформление объяснительной записки в школу производится согласно обычным требованиям, писать её может только родитель школьника, либо его официальный опекун, пишется подобная записка на имя директора, обязательно в записке нужно указать класс, в который ходит ваш ребёнок.
Директору Александровской сред-ней школы № 15 Никитину С.А.
от Котова А.А., отца
учащегося 6 «А» класса, Котова Сергея.
Объяснительная записка
О пропуске занятий Котовым Сергеем 2 октября 2012 года.
Я, Котов Алексей Александрович, вместе со своей семьей – женой и сыном Сергеем, учащимся 6 «А» класса, 2 октября 2012 года ехал с дачного участка, где мы убирали урожай. Когда мы находились километров в 5 от города, моя машина заглохла. Завести автомобиль я не смог, пришлось вызывать эвакуатор. В результате этого происшествия, мой сын опоздал на занятия на 3 часа. В этот день у него только 4 урока, смысла идти на занятия уже не было. Я позвонил классному руководителю Анне Петровне Осиповой, объяснил, что сын пропустил уроки по уважительной причине.
Объяснительная записка о невыполнении плана
Образец объяснительной записки в налоговую
Начальнику отдела камеральных проверок ИФНС № 2 г. Артёма
Стафеевой А.О.
от генерального директора ООО «Южное» Александрова И.И.
Объяснительная записка
Касательно претензий налоговой инспекции
Я, Александров Иван Иванович, в ответ на претензии отдела камеральных проверок ИФНС № 2 о несвоевременной сдаче отчётов, поясняю, что по причине тяжёлого заболевания бухгалтера ООО «Южное», в октябре 2010 вынужден был заниматься заполнением и отправкой ежеквартальных отчётов самостоятельно.
Отчёт в налоговую инспекцию был отправлен мной лично заказным письмом, с уведомлением, в почтовом отделении № 3 города Артём 20 октября 2010 года, что не противоречит существующему законодательству, сроки отправки мной отчёта не были нарушены. Возможно, в опоздании отчёта, виноваты работники почты.
К объяснительной записке прилагаю почтовые квитанции, в которых указано время отправления мной заказного письма.
Генеральный
директор ООО «Южное» Александров Александров И.И.
Объяснительная записка об опоздании
подполковнику Павленко С.С.
от служащей МО РФ, делопроизводителя строевого отдела
Зайцевой О.П.
Объяснительная записка
Касательно опоздания на работу 26 июля 2012 года
Я, Зайцева Ольга Петровна, 26 июля 2012 года опоздала на работу на 2 часа. Дело в том, что сегодня утром, во время моего следования на автобусную остановку, я стала свидетелем и участником неприятного происшествия. На десятилетнюю девочку, идущую впереди меня, внезапно напала бродячая собака, и укусила её. Мне пришлось вмешаться в ситуацию, так как девочка была сильно напугана и плакала, а её рана кровоточила. Я доставила девочку в ближайший травмпункт, позвонила на работу её родителям, после этого отправилась на работу. Прошу учесть уважительную причину опоздания.
Образец объяснительной записки о прогуле
Командиру войсковой части 55555
подполковнику Павленко С.С.
от служащего МО РФ, слесаря отдела МТО
Петрова О.С.
Объяснительная записка
Касательно невыхода на работу 29 июля 2010 года
Я, Петров Олег Семёнович, 29 июля 2010 года не смог выйти на работу. Накануне, в воскресенье вечером в моём доме были гости, закуски было мало, а спиртного много. Я сам не понял, что произошло, только я очнулся поздно вечером с ужасной головной болью, а гостей в доме уже не было. Я решил убрать посуду со стола и ещё немного полежать. Когда я проснулся в следующий раз, было уже позднее утро понедельника. Я понял, что очень сильно опоздал на работу, по-прежнему болела голова и всё тело. На работу я не пошёл. Сознаю, что был не прав. Больше такого не повторится.