Bună ziua, dragă prietenă!
Astăzi ne uităm la întrebarea ce să scrie unui angajator atunci când trimite un CV pentru a atrage atenția destinatarului și a primi o invitație la o întâlnire față în față.
Textul care însoțește CV-ul este de obicei numit scrisoare de intenție. Presupun că știi despre asta. Textul însoțitor nu trebuie compilat oricum, ci după anumite reguli.
Scopul textului însoțitor:
- minim – trezește interesul pentru deschiderea CV-ului tău
- maxim - formați-vă numărul și invitați-vă la o întâlnire
Pentru ca reacția destinatarului să fie cât mai apropiată de sarcină, recomand:
- structurați-vă scrisoarea în blocuri
- folosiți anumite figuri de stil
În acest articol, asta vom face. Să compunem una dintre opțiunile de text, pe care eu o numesc o scrisoare de captură sau o scrisoare bumerang.
Să mergem în ordine:
Structura literei
Versiunea completă a scrisorii de captare este potrivită dacă contactați o persoană prin e-mail, ocolind scripturile site-urilor de lucru (mai multe despre asta la sfârșitul articolului)
Pe scurt, structura scrisorii conține 6 blocuri secvențiale mici.
- Salutari
- Poziția pentru care aplicați
- Cum ai aflat despre postul vacant și de ce te-a interesat?
- Propunere de a lua în considerare candidatura dumneavoastră și motivele pentru aceasta
- Ideea principală este cum poți fi util companiei
- Apel la acțiune
O scrisoare structurată va permite recrutorului sau managerului să economisească timp, deoarecerăspunde la întrebările de bază.
Mai mult, în scrisoare există posibilitatea de a explica , de ce te-ai hotărât, de exempluschimba domeniul de activitate sau sunt gata sa treaca intr-o pozitie inferioara dupa conducere.
Exemplu de text
(1) Salut Andrei!
Numele meu este Sergey Orlov.
(2) Este vorba despre posturi vacante pentru șef departament recrutare. Este publicat pe site-ul corporativ al companiei.
(3) Postul vacant m-a interesat de sarcini promițătoare care se intersectează cu planurile mele de carieră.
(4) Vă rog să luați în considerare candidatura mea.
Din 2013 până în prezent Lucrez la compania Phoenixîn calitate de șef al departamentului de recrutare.
Înainte de asta a lucrat pentru companiile Severstal, SUEK și Utkonos.
Experienta generala in post Sef Departament Recrutare - 7 ani.
Experiență specifică legată de sarcinile postului anunțat în compania dumneavoastră:
La compania Phoenix am implementat cu succes un proiect de recrutare a șoferilor de livrare, 800 de oameni în decurs de două luni și jumătate.
(5) Cred că acest proiect al meu este similar cu proiectul „X”, care este planificat în compania dumneavoastră.
Andrey, aș dori să-ți atrag atenția asupra faptului că proiectul meu a fost implementat la costuri cu 30% mai mici decât standardul pentru astfel de proiecte.
Consider că experiența mea este pe deplin în concordanță cu această poziție. A ta rezumat O atasez la scrisoare.
(6) Andrei, cu permisiunea ta, o întrebare:
Putem programa o întâlnire personală în săptămâna viitoare?
Dacă da, aștept cu nerăbdare apelul dvs. cu o dată și o oră pentru programare. Numărul de contact de mai jos.
Andrey, dacă nu te superi, te sun înapoi pe 27 februarie după-amiaza.
Sunteți de acord?
Mulțumesc,
Cu stima, Serghei Orlov, t. +7 (916)xxx-xx-xx
Numerele dintre paranteze înseamnă numerele blocurilor structurale despre care am vorbit chiar mai sus. Desigur, nu trebuie să le scrieți în text.
Structurile vorbirii
un nume
Dacă ați observat, al dvs. folosește cu adevărat destinatarul de mai multe ori în corpul scrisorii. Este important. Folosind numele -moment cheie V .
Dacă, dintr-un motiv oarecare, nu știți numele, încercați moduri accesibile descoperi.
O scrisoare neadresată care începe cu pur și simplu „bună ziua” are de multe ori mai puține șanse de succes.
c) Vorbim despre...
Spune-ne imediat despre ce poziție vorbești. Recruitorul poate avea mai mult de o duzină dintre ele.
d) din 2013 până în prezent...
Locul actual sau ultimul de muncă și poziție.
e) Înainte de asta am lucrat...
Dacă ați lucrat în companii de marcă, asigurați-vă că le numiți. Încercați să rezumați pe scurt cele mai bune experiențe pe care le aveți și care sunt relevante pentru postul deschis. Una, maxim două propoziții.
f) Aș dori să vă atrag atenția...
Ideea principală care poate interesa un angajator. Cifrele legate de costuri, profituri și venituri au un efect magic asupra oamenilor de afaceri.
g) cu permisiunea dumneavoastră, o întrebare...
Întrebarea în sine și comentariul ulterior nu sunt altceva decât un îndemn la acțiune.
Intențiile tale de a te întâlni sunt corecte și discrete.
h) Sunteți de acord?
Cum ai răspunde? De ce nu? Odată cu acest final al scrisorii, probabilitatea unei invitații crește semnificativ.
Dacă scrii pe un site de lucru
Este clar că dacă scrieți într-un script pentru un site web funcțional, textul se va schimba ușor. Nu trebuie să vă prezentați, să numiți postul vacant, nu știți numele persoanei care va primi scrisoarea. Nu ar fi foarte potrivit să ne referim la faptul că „ți s-a recomandat să contactați...”. De asemenea, este clar unde ai aflat despre postul vacant dacă îi răspunzi pe site.
In caz contrar diagramă schematică Puteți lua ca bază literele de „captură”.
- subiectul scrisorii
- Adresa dvs. de e-mail
Deci, lasă-mă să-mi iau concediu pentru azi. Dacă aveți întrebări, nu ezitați să le postați în secțiunea de comentarii.
Vă mulțumim pentru interesul acordat articolului.
Dacă vi s-a părut util, vă rugăm să faceți următoarele:
- Distribuie prietenilor tăi făcând clic pe butoanele rețelelor sociale.
- Scrie un comentariu (în partea de jos a paginii)
- Abonați-vă la actualizările blogului (formular sub butoanele rețelelor sociale) și primiți articole pe subiectele pe care le alegeți la adresa ta de e-mail.
O zi plăcută!
Pe lângă scrisorile de afaceri, un antreprenor trebuie să trimită în mod regulat diverse documente oficialilor guvernamentali și contrapărților săi. Acestea pot fi contracte, facturi, protocoale, materiale promoționale... Uneori aceste hârtii pot fi trimise fără notificări și explicații însoțitoare, dar este mai bine să fii mai prudent și să atașezi documentelor o scrisoare de intenție.
Ce este și pentru ce este?
Adresă însoțitoare la documente este un tip de scrisoare de afaceri care enumeră și descrie pe scurt documentele (în primul rând cele care nu au o parte de adresă) trimise destinatarului. Mesajul însoțitor indică numele tuturor documentelor trimise și, de asemenea, conține instrucțiuni (sau recomandări) despre ce ar trebui să facă destinatarul cu aceste documente.
O scrisoare de intenție are trei scopuri:
- Confirmă că au fost trimise documentele. Aplicația indică lista plina a trimis documente, astfel că destinatarul nu va putea pretinde că nu a primit niciun act important.
- Oferă explicațiile necesare destinatarului. Textul trebuie să conțină instrucțiuni privind modul de tratare a anumitor documente: semnează, sigilează, efectuează modificări și returnează expeditorului etc.
- Vă permite să determinați data scadentă datorită datelor de înregistrare.
În ce cazuri este acest document indispensabil?
- în relațiile de afaceri cu contractori și parteneri (fluxul documentelor este inevitabil aici);
- la actualizarea unei declarații fiscale;
- la depunerea unei cereri în instanța de arbitraj;
- la contactarea băncii (în unele cazuri).
Să ne uităm la punctele de mai sus mai detaliat.
De ce au nevoie angajații guvernamentali de o scrisoare?
Foarte des, o astfel de scrisoare este cerută de angajații Serviciului Federal de Taxe. Cel mai interesant lucru este că în Codul fiscal Nu există astfel de cerințe, iar practica de a depune o declarație actualizată împreună cu un mesaj însoțitor a fost introdusă neoficial de către inspectorii înșiși. În scrisoarea de intenție, acestea solicită să fie indicate motivele ajustărilor din declarații. Mai mult, cu cât eroarea este mai semnificativă, cu atât mai multe detalii vor trebui explicate.
În mod ideal, antreprenorul trebuie să ofere explicații pentru fiecare rând ajustat al declarației. Dacă sunt prea multe, atunci puteți indica doar sumele totale ale impozitului, datorii suplimentare și penalități. Pentru plăți suplimentare, împreună cu aceste date, scrisoarea trebuie să includă detaliile relevante ordine de plata(sau chiar atașați copii ale plăților în sine). În general, autoritățile fiscale cer aproape lungi notă explicativă, dar se mai numește scrisoare de intenție. Acest lucru este incorect, dar ce poți face?
Atunci când se adresează instanței de arbitraj, acest mesaj este atașat la declarația de cerere. Odată cu cererea, oamenii de afaceri trebuie să depună întotdeauna o grămadă de documente - extrase, acte constitutive, copii de contracte etc. Toate aceste documente trebuie enumerate în scrisoarea de intenție, în caz contrar cererea nu va fi acceptată din cauza încălcării procedurii stabilite.
Băncile solicită o scrisoare la deschiderea unui cont curent sau în cazurile în care apar schimbări importante la companie (de exemplu, compoziția participanților, forma organizatorică și juridică etc. modificări). În toate aceste cazuri, antreprenorul aduce un pachet de documente de bază, a căror listă este indicată în mesajul însoțitor.
Structură și detalii
Nu trebuie să credeți că o scrisoare de intenție este doar o notificare suplimentară care nu are o semnificație specială. Nu, acesta este un mesaj oficial cu drepturi depline, prin urmare ar trebui să fie formatat conform acelorași principii ca o scrisoare de afaceri clasică. Acesta trebuie să fie scris pe antetul companiei și să i se atribuie un număr de înregistrare de ieșire. Nu există o formă unificată sau un singur eșantion, așa că atunci când elaborează se bazează de obicei pe principii generale mesaje de afaceri.
Structura este astfel:
- în partea de sus (în antet) sunt indicate funcția, informații despre companie (sau despre organul guvernamental teritorial) și numele complet al destinatarului și expeditorului;
- Mai jos este data întocmirii și numărul documentului, iar apoi se scrie titlul;
- în partea de conținut există o contestație la destinatar;
- apoi - o listă de aplicații;
- în partea de jos - poziția, semnătura și prenumele cu inițialele expeditorului.
Lista completă a detaliilor arată astfel:
- numele organizației dumneavoastră (complet și prescurtat);
- informații de referință despre companie;
- codul de organizare;
- OGRN/TIN;
- număr de înregistrare scrisori;
- informații despre destinatar (nu la fel de complete ca despre compania dvs. - indicați doar funcția, numele organizației și numele complet);
- data de;
- titlu;
- semnătură;
- note despre artist și disponibilitatea aplicațiilor.
Deoarece nu există nicio scrisoare de exemplu stabilită, aceste detalii nu pot fi numite obligatorii. Dacă trimiteți o scrisoare cu documente către parteneri și contractori, nu trebuie să notați toate informațiile despre compania dumneavoastră. De asemenea, titlul nu este întotdeauna scris - poate fi înlocuit cu un apel precum „Dragă Ivan Ivanovici!” Dar atunci când scrieți o scrisoare de intenție pentru documente către biroul fiscal, este mai bine să folosiți toate detaliile.
Partea principală a scrisorii este lista de atașamente. Textul este scurt și cuprinde două părți:
- mesaj despre trimiterea documentelor;
- o cerere de răspuns în timp util (sau de revizuire, aprobare, returnare a unei copii semnate - în funcție de scopul trimiterii lucrărilor).
Textul mesajului începe cu fraze standard:
- „ți-l vom trimite”;
- „vă prezentăm”;
- „Te trimitem”.
Sunt indicate, de asemenea, numele documentelor și detaliile acestora: data și numărul. În a doua parte a scrisorii, trebuie să informați destinatarul cum ar trebui să dispună de documente. De exemplu:
- „Vă rugăm să semnați, să sigilați și să trimiteți un exemplar la adresa noastră...”;
- „Vă rugăm să vă familiarizați cu actele trimise cât mai curând posibil și să vă informați despre decizia dumneavoastră”;
- „Vă rugăm să trimiteți prin scrisoare de răspuns o copie a unui document executat corespunzător...”;
- etc.
Partea finală este întocmită conform schemei standard: în stânga este poziția expeditorului, în dreapta este numele complet, în centru este semnătura. Scrisoarea poate fi semnată fie de dumneavoastră (în calitate de manager), fie de contabilul șef (dacă vorbim de documente contabile, iar destinatarul este Serviciul Fiscal Federal). În partea finală, puteți indica interpretul dacă doriți ca destinatarul să adreseze orice întrebări care îi apar.
Un exemplu de scrisoare de intenție pentru documente poate fi găsit și descărcat aici.
Când compuneți o scrisoare, respectați următoarele principii.
- Scrieți întotdeauna în ce scop trimiteți lucrarea și ce înseamnă aceasta pentru destinatar. A-l forța să-și amintească despre ce ai fost de acord cu el și de ce are nevoie de aceste documente este nepoliticos. Instruiți destinatarul cât mai specific posibil. Nu este nevoie să scrieți ceva de genul „Vă rog să vă gândiți la ce puteți face în privința asta”. Trebuie să existe un obiectiv clar - semnarea, transferul către un terț, întocmirea unui acord pe baza documentelor primite. Scopul nu trebuie să fie indicat doar în scrisorile de intenție pentru instanță și Serviciul Fiscal Federal.
- După raportarea documentelor, puteți face lămuriri și puteți face solicitări suplimentare. Dar toate comentariile de acest fel trebuie să fie „la obiect”, adică să se refere doar la documentele trimise. Nu are rost să menționăm alte probleme de afaceri.
- Uneori există mai mulți destinatari, iar unele dintre cereri trebuie trimise doar unuia dintre ei. În astfel de cazuri, se poate face o notă la aplicația corespunzătoare, de exemplu, „Anexa 3: pentru 5 l. in 2 exemplare. doar la a doua adresă”.
- Există cazuri când este necesar nu doar să se dovedească faptul trimiterii, ci și să se respecte un anumit termen. Vom vorbi mai multe despre asta mai jos.
Responsabilitatea pentru pregătirea și trimiterea la timp a unei scrisori de intenție revine antreprenorului, iar organizarea trimiterii documentelor în sine revine serviciului de management al biroului.
Etică de afaceri
Ca într-o scrisoare de afaceri clasică, etica nu trebuie uitată în scrisoarea de intenție. Atât adresa destinatarului, cât și solicitarea de a efectua anumite acțiuni cu documente trebuie prezentate într-o formă politicoasă și corectă. Unii manageri le plac expresiile lipsite de ceremonie precum „Timpul de răspuns pentru o scrisoare este de 3 zile lucrătoare”. Nu ar trebui să scrii așa. Rețineți că timpul standard de răspuns pentru scrisorile de afaceri (în conformitate cu standardele de etică în afaceri) variază de la una la treizeci de zile. Nu aveți dreptul să o reduceți, mai ales cu un astfel de ultimatum.
Formularea „Vă rugăm să răspundeți în termen de trei zile dacă este posibil” este perfect acceptabilă. Dar numai în cazurile în care există motive imperioase pentru limitarea termenului, iar aceste motive trebuie indicate. Fraza finală va arăta cam așa: „Vă rugăm, dacă este posibil, răspundeți în termen de trei zile lucrătoare, deoarece trebuie să oferim un răspuns Serviciului Fiscal Federal până la 10 octombrie 2015”. Politețea este necesară nu numai în scrisoarea de intenție pentru documente către instanța de arbitraj (sau alte organisme guvernamentale), ci și în mesajul către contrapărți și alți destinatari.
Stocarea scrisorilor de intenție
Ați primit o scrisoare de intenție de la partenerul dvs., ați verificat lista documentelor primite și v-ați asigurat că totul este corect. Ce să faci în continuare cu mesajul? Marcați execuția și plasați-o în fișier. Este mai bine să păstrați scrisoarea separat de atașamente pentru a nu crea confuzii cu hârtiile.
În multe companii, un fișier „Scrisori de intenție” este pur și simplu creat, care este folosit ca „coș” pentru astfel de mesaje. Nu contează ce le-a fost atașat. Există, de asemenea, o opțiune mai „civilizată” - de a crea mai multe cazuri folosind scrisori de intenție și de a le plasa în nomenclatorul cazurilor de diviziuni structurale. Cum functioneaza?
- partenerul vă trimite un contract de livrare (de exemplu);
- Puneți acest act în dosarul „acorduri de furnizare”;
- și trimiteți-i o scrisoare la dosarul „scrisori de intenție pentru contractele de furnizare”.
Se mai întâmplă ca scrisoarea să rămână în depozit la companie, dar aplicația în sine nu.
În scrisorile de intenție, ca și în alte acte (aparent) simple, diavolul este în detalii. Lipsa unui obiectiv clar declarat, proiectarea incorectă a listei de aplicații, manipularea incorectă - toate acestea se referă la încălcări grave. Desigur, nimeni nu vă va amenda pentru antetul greșit al scrisorii, dar chiar și câteva mici defecte pot face dificilă înțelegerea scrisorii și pot provoca o reacție greșită la ea. Acest lucru este trist mai ales dacă sunteți în „corespondență” cu biroul fiscal sau cu alți reprezentanți ai guvernului.
„Unde scrie că trebuie să scriem o scrisoare de intenție pentru documentele trimise?” Va trebui să răspundeți sincer la această întrebare: „Nicăieri”. Întocmirea unei scrisori de intenție este o regulă nescrisă a muncii de birou și un obicei de afaceri, dar nu o cerință cuprinsă în documentele obligatorii. Cu toate acestea, dacă te uiți la ea, devine clar: scrisoarea de intenție este necesară în primul rând nu de destinatar, ci de expeditor.
BENEFICIILE ȘI ADECUAREA ALE SCRISORII DE INTENȚIE
Cum poate fi utilă expeditorului o scrisoare de intenție? Adresă însoțitoare:
Are atributul „Data pregătirii documentului”, ceea ce înseamnă, dacă este cazul, poate servi drept dovadă că documentele au fost trimise la timp;
Conține o listă completă a documentelor de trimis (detaliul „Notă privind prezența unei aplicații”), astfel încât, dacă se pierde un document important, nimeni nu poate spune că nu a fost trimis;
Este supus înregistrării la destinatar, spre deosebire de documentele transmise cu acesta, iar din moment ce data executării se numără de la data înregistrării, expeditorul se poate referi la această dată dacă dorește să primească răspuns.
Scrisoarea de intenție pentru documente, ca și orice altă corespondență primită, este supusă înregistrării la secretarul organizației destinatare. Dar dacă știți din experiență că pot apărea probleme cu aceasta, este mai bine să evitați o conversație neplăcută și să trimiteți pur și simplu întregul pachet de documente prin poștă, primind notificarea de livrare a scrisorii. Având o notificare în mână, expeditorul nu mai trebuie să-și facă griji dacă scrisoarea a fost înregistrată și să lase la latitudinea conștiinței destinatarului.
COMPLETĂM DETALII ALE SCRISORII DE INTENȚIE
Regulile pentru detaliile de înregistrare pot fi găsite în următoarele documente:
GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru pregătirea documentelor”;
Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare. Ghid pentru implementarea GOST R 6.30-2003 (în continuare - Ghid pentru implementarea GOST).
■ Forma scrisorii. Formularul de scrisoare gata făcut, conceput în conformitate cu GOST 6.30-2003, conține deja detaliile necesare.
Detaliile obligatorii ale formularului includ:
OKPO, OGRN, INN/KPP;
Numele companiei;
Informații de fundal despre organizație.
Emblema organizației sau marca comercială (marca de serviciu) este o proprietate opțională.
Scrisoarea de intenție poate fi pregătită pe antet (vezi Exemplul 1), antet pentru unitate structurală (vezi Exemplul 2) sau pe antet oficial (vezi Exemplul 3).
■ Text. Textul scrisorii de intenție este adesea de natură formală și informează doar despre direcția documentelor. Cea mai importantă parte a informațiilor este conținută în descrierile aplicației. Cu toate acestea, textele scrisorilor de intenție pot varia ca nivel de complexitate.
Elementar. Cel mai simplu text al unei scrisori ulterioare ar putea arăta astfel:
După cum puteți vedea, acest text conține doar un mesaj că anumite documente au fost trimise destinatarului.
Cu justificare. Dacă trimiterea unui pachet de documente atașat unei scrisori este prevăzută de lege act juridic sau un acord între organizații, atunci textul scrisorii de intenție începe cu cuvintele „În conformitate cu...” sau altă formulare care conține o referire la standard:
Cu instructiuni. Textul scrisorii de intenție a următorului nivel de complexitate conține, de asemenea, o indicație despre ce ar trebui să facă destinatarul cu documentele trimise lui:
Astfel, textul scrisorii de intenție poate fi împărțit în două părți:
Notificare despre trimiterea documentelor (obligatoriu);
Instrucțiuni pentru manipularea documentelor trimise (opțional).
■ Marcarea prezenței aplicației. Particularitatea unei scrisori de intenție este că centrul ei semantic nu este deloc textul, ci lista documentelor atașate. În acest sens, să ne amintim regula generalaînregistrarea acestui detaliu: în scrisorile de intenție, sub textul scrisorii de la marginea marginii din stânga este plasată o notă despre prezența atașamentului (Anexa nr. 11 la clauza 3.3.2 din Recomandările metodologice Rosarkhiv) (vezi Exemplele 1-3).
Vom acorda o atenție deosebită design corect această cerinţă în cazuri speciale.
Primul caz este simplu. Dacă documentul atașat este deja denumit în textul scrisorii, în „Notă privind prezența unui atașament” este suficient să indicați doar numărul de foi și copii ale acestui document, de exemplu:
Al doilea caz este complex. Dacă există mai multe documente de cerere, atunci fiecare dintre ele primește propriul număr de serie, urmat de o indicație a numărului de foi și copii. Documentele sunt listate fie în ordine aleatorie, fie de la documentul principal la cele secundare. În textul scrisorii, documentele atașate nu sunt denumite, de exemplu:
Al treilea caz este tipărirea. La trimiterea unui catalog, a unei cărți de marcă, a unui material didactic produs într-o tipografie, adică a oricărui document legat, numărul de foi nu este indicat:
Carcasa patru este electronică. Nici Recomandările metodologice ale lui Rosarkhiv, nici GOST 6.30-2003, nici Recomandările metodologice pentru implementarea GOST nu conțin reguli pentru atașarea la scrisori a mijloacelor de informare externe. În același timp, practica de a trimite carduri flash sau CD-uri între ele de către organizații este destul de răspândită. Trebuie să-ți inventezi propriile reguli de design, ghidat de logica elementară. Astfel, nu are sens să indicați numărul de foi și copii ale unui document electronic. Numele acestuia, formatul (pentru ca destinatarul să știe dinainte dacă fișierul se va deschide pe computerul său) și, poate, volumul vor fi suficiente. Nu uitați să indicați tipul de media, de exemplu:
Cazul cinci este combinat. Există scrisori complexe care sunt atât informative, cât și însoțitoare. Dacă o scrisoare este trimisă la mai multe adrese și toți destinatarii primesc informații, iar unii primesc și documente atașate, atunci detaliile sunt formatate după cum urmează:
Cazul șase este descriptiv. Dacă există atât de multe atașamente încât listarea lor ar dura mai mult de o pagină, este recomandabil să faceți un inventar al acestora și să îl publicați ca singur atașament la scrisoare. Acest lucru se face astfel încât angajatul responsabil cu îndeplinirea misiunii pentru scrisoare să primească un inventar al acestora împreună cu toate anexele, deoarece scrisoarea de intenție și atașamentele ei iau aproape întotdeauna rute diferite în organizație. Inventarul se va numi „Inventarul anexelor la scrisoarea datată... Nu...”.
Textul și marcajul despre prezența aplicației vor arăta astfel în acest caz:
■ Alte detalii
Restul detaliilor scrisorii de intenție sunt întocmite în procedura generala, prescris de GOST 6.30-2003 și Recomandări metodologice Rosarhiva.
Detaliile necesare includ:
Data documentului;
numărul de înregistrare a documentului;
Destinaţie;
Titlul textului;
Semnătură;
Notă despre interpret.
Detaliile opționale în acest caz sunt:
Vize de aprobare a documentelor, care rămân de obicei pe o copie a documentului cu executorul.
URMAREA TRASEULUI SCRISORII DE INTENȚIE
Scrisorile de intenție călătoresc prin organizații pe exact aceleași rute ca toate celelalte scrisori de afaceri de diferite tipuri.
2. Împreună cu vizele și un pachet de cereri (acesta este obligatoriu!), proiectul de scrisoare merge la semnătura lui către CEO sau alt funcționar autorizat.
3. Proiectul semnat se transformă într-un document cu drepturi depline cu putere juridică și trece prin procedura de înregistrare în birou sau la secretarul managerului semnatar.
4. Se organizează livrarea scrisorii de intenție și a tuturor documentelor anexate acesteia către destinatar.
5. În biroul organizației destinatare, scrisoarea de intenție primită și anexele acesteia sunt supuse unei proceduri inițiale de revizuire. Scopul acestei proceduri este de a se asigura că toate aplicațiile livrate corespund celor enumerate în atributul „Marca de disponibilitate a aplicației”.
6. Dacă totul este în ordine, scrisoarea este înregistrată (ce trebuie făcut dacă nu totul este în ordine este descris mai jos).
7. O scrisoare recomandată de primire este transmisă spre examinare primei persoane a organizației sau altui manager autorizat, ca regulă generală - împreună cu anexele. Dar organizația poate avea propriile reguli în acest sens. De exemplu, dacă scrisoarea este standard și se știe exact care dintre funcționari va fi desemnat executor în temeiul acesteia, secretarul poate conveni cu directorul și transfera de îndată atașamentele executorului, fără a aștepta rezoluția. În cazuri extrem de rare, dacă scrisoare standard conține informații „non-standard”, aplicațiile sunt livrate prompt managerului pentru examinare.
8. Cu sau fără atașamente, scrisoarea de intenție este trimisă spre examinare conducerii organizației destinatare.
9. Managerul numește un executor prin emiterea unei rezoluții periodice și returnează documentul secretarului.
10. Secretarul transferă sarcina executorului conform regulilor acceptate în organizare. În acest moment, cel mai adesea scrisoarea de intenție și atașamentele acesteia sunt separate: interpretul este interesat de aceasta din urmă, nu de scrisoare și, cel mai probabil, știe ce să facă cu atașamentele. Dacă scrisoarea conține instrucțiuni speciale pentru lucrul cu documentele atașate, atunci executorul primește o copie de la secretar, și nu scrisoarea originală. Originalul rămâne la secretară (la birou) și se depune la dosar.
11. Între timp, aplicația merge pe drumul său, care este determinat de tipul documentului și poate fi atât de lungă cât se dorește.
Dacă ceva a mers prost. Dacă în timpul examinării inițiale în birou, chiar și la livrare, reiese că coletului atașat lipsesc unul sau mai multe documente menționate în scrisoarea de intenție, se întocmește un proces-verbal în acest sens (vezi Exemplul 4), iar scrisoarea este returnat expeditorului.
CONTINUĂM SCRISORI DE INTENȚIE
Scrisorile de intenție sunt stocate separat de aplicațiile cu care sunt trimise organizației. În sistemul electronic de gestionare a documentelor, la înregistrarea acestor aplicații, se plasează un link către cardul de înregistrare a scrisorii primite, dar acest lucru nu este necesar: scrisoarea de intenție își completează funcția exact în momentul în care contractantul ridică documentele atașat acestuia pentru a începe lucrul cu ei.
În ceea ce privește perioadele de păstrare a scrisorilor de intenție, acestea se încadrează în articolele Listei documentelor standard de arhivă de gestiune generate în derularea activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor, indicând perioadele de păstrare (aprobată prin ordin al Ministerului Culturii). al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558, denumită în continuare Lista 2010):
Corespondenta cu agentii guvernamentale Federația Rusă, organele guvernamentale ale subiecţilor
Federația Rusă, organisme guvernamentale locale în principalele (de bază) domenii de activitate - 5 l. EPC (Articolul 32 din Lista 2010);
Corespondență cu o organizație de nivel superior pe domeniile principale (de bază) de activitate - 5 foi. EPC (Articolul 33 din Lista 2010);
Corespondență cu organizațiile subordonate (subordonate) din principalele (nucleu) domenii de activitate - 5 l. EPC (Articolul 34 din Lista 2010);
Corespondență cu alte organizații din principalele (nucleu) domenii de activitate - 5 foi. EPC (Articolul 35 din Lista 2010).
După cum vedem, scrisorile de intenție sunt păstrate timp de 5 ani, după care valoarea lor trebuie examinată și fie prelungită, fie distrusă perioada de depozitare. De asemenea, distrugerea se efectuează în conformitate cu procedura generală.
REZUMAT
1. Scopul principal al scrisorii de intenție este de a confirma că documentele anexate acesteia au fost trimise și livrate destinatarului.
2. O scrisoare de intenție se întocmește după aceleași reguli ca și alte scrisori de afaceri; Atentie speciala Ar trebui să acordați atenție completării detaliilor „Notă despre prezența aplicației”.
3. În cazul în care un pachet incomplet de documente este livrat cu scrisoare de intenție, se întocmește un raport special în acest sens.
4. Fluxul documentelor scrisorilor de intenție se realizează conform regulilor generale de lucru cu documentele primite adoptate de organizație.
5. Scrisoarea de intenție și documentele livrate împreună cu aceasta se păstrează separat unele de altele pe perioada stabilită pentru acestea.