O situație familiară multora: există o mulțime de chei, chiar mai responsabili, dar nu poți intra în birou! Și atunci sosește liderul supărat, iar tu stai în fața lui, ca elevii din anul II ai unei școli auxiliare în fața bătrânului Fura, mormăi ceva neconvingător și înțelegi că nu ai absolut nimic de răspuns... Și de ce? Da, pentru că nu există un sistem bine gândit pentru predarea, depozitarea și eliberarea cheilor la sediul organizației dumneavoastră. În ciuda simplității aparente a problemei, organizarea acestui proces poate fi dificilă.
Și din moment ce nu există altcineva, să încercăm să înțelegem în mod consecvent principiile de bază pe care se bazează politica „cheie” a companiei, să găsim punctele dureroase, să tăiem nodurile gordiene, să întărim pietrele de temelie și să privim cu mândrie conducerea în ochi, pentru că nu degeaba ne mâncăm pâinea de fiecare zi!
Să începem cu faptul că toate organizațiile sunt foarte diferite (ca număr, profil de activitate etc.). Să luăm în considerare varianta cea mai generală: o organizație industrială și comercială, în număr de câteva sute de oameni, având la dispoziție birou, gospodărie, depozit și spații de producție (inclusiv spații cu risc ridicat și mai ales periculoase), situate în clădirea proprie, pe împrejmuire și teritoriu păzit și având propriul serviciu de securitate (adică personal de securitate într-un număr suficient pentru a asigura securitatea non-stop a intrării în teritoriu, a teritoriului în sine și a localurilor), iar unele spații sunt dotate cu o alarmă de securitate deservită de privat securitate sau privat licențiat companie de securitate. Dacă organizația ta este mică, formată din mai multe persoane care stau într-un birou mic închiriat, atunci va trebui să te descurci pe cont propriuși forțele de securitate disponibile în clădirea în care se află biroul dumneavoastră.
Scopuri, obiective, necesare...
Atunci când dezvoltați un sistem pentru emiterea și stocarea cheilor, trebuie să luați în considerare:
- Asigurarea accesului nestingherit la sediul organizației pentru reprezentanții serviciilor de urgență și de urgență în orice moment al zilei.
- Asigurarea accesului la sediile angajaților companiei în timpul programului de lucru și, dacă este necesar, după program.
- Asigurarea integrității și securității proprietății organizației.
- Impiedicarea accesului in spatii al persoanelor nedorite.
Noi vom avea nevoie:
- markere sau pixuri multicolore;
- Planuri de nivel;
- jurnal alb (jurnal de înregistrare, carte de hambar etc.);
- o cutie specială pentru depozitarea cheilor (Fig. 1), eventual un seif (în funcție de cerințele conducerii sau ale serviciului de securitate);
- cutii de creioane pentru depozitarea cheilor (Fig. 3);
- autoadezive sau alte sigilii potrivite pentru sigilarea truselor pe care le-ați ales și achiziționate.
Să împărțim procesul în etape separate.
1. CÂTE CHEI SUNT ÎN TOATE ŞI CINE LE ARE?
Pentru a face acest lucru, va trebui să desenați sau să obțineți de la specialiști corespunzători (departamentul de construcții capitale, departamentul de întreținere a clădirii, departamentul de comunicații, serviciul de securitate etc.) un plan de etaj al organizației dvs. cu desemnarea tuturor ușilor care pot fi încuiate cu un cheie, desemnarea spațiilor închiriate pentru securitate și dotate cu sistem de alarmă. De asemenea, pe imaginea spațiilor corespunzătoare, trebuie să semnați numele tuturor departamentelor și serviciilor (de preferință cu markere multicolore) și să scrieți numărul de chei pentru fiecare ușă și persoana responsabilă pentru acestea.
Problema principală în această etapă este să obțineți cele mai fiabile informații de la angajați și să gândiți cu atenție cu propriul cap. De exemplu, ar fi util să întrebați șeful secției menaj, îngrijitorul sau lăcătușul când au fost schimbate cheile, pe ce uși, câte exemplare au fost și cui au fost date, să ceară să vadă jurnalul de eliberare a cheilor. angajaților responsabili (dacă există unul), dacă acesta lipsește, notează-l toate informațiile primite oral cât mai complet posibil. Trebuie amintit că fiecare lacăt are inițial cel puțin trei chei „originale”, iar pentru încuietorile moderne există chiar și cinci.
Un exemplu de diagramă completă a spațiului de birou este prezentat în Fig. 4:
Din diagrama prezentată în Fig. 4, devine evident că personajul cheie din organizația noastră, atât la propriu, cât și la figurat, este cel mai curat: galben este prezentă în toate celulele planului nostru, iar pentru unele premise importante din punct de vedere strategic există o singură cheie și doar ea! Vedeți câte informații utile puteți învăța prin vizualizarea informațiilor? Se dovedește că în „casă” responsabilul nu este deloc șeful, nici măcar serviciul de pază, chemat să stea cu ochii pe toți și pe toate, ci o femeie simplă în halat de lucru, care stabilește curățenia și ordinea. .
După ce ați completat diagramele „din cuvinte”, nu fi leneș și treceți prin toate camerele, verificați dacă toate încuietorile și cheile sunt marcate pe diagramă, dacă au apărut noi uși de blocare în locuri neașteptate etc.
Acum să rezumam datele obținute într-un tabel:
Facem același lucru cu planul. spațiile de producție(Fig. 5).
Să completăm tabelul prin marcarea camerelor cu pericol crescut in rosu. Ce spații sunt clasificate ca spații cu risc ridicat și în special spații periculoase pot fi aflate de la un specialist în muncă și securitate industrială din organizația dumneavoastră sau de la locator.
De ce trebuie să marcați premisele periculoase pe diagramă și în tabel? Faptul este că depozitarea și eliberarea cheilor unor astfel de spații în conformitate cu Regulile pentru protecția muncii în timpul funcționării instalațiilor electrice (aprobat prin ordin al Ministerului Muncii din Rusia din 24 iulie 2013 nr. 328n, denumit în continuare ca Regulile Nr. 328n), trebuie să fie strict reglementate, vom considera acest lucru puțin mai jos, în secțiunea următoare a articolului nostru.
2. DE CATE CHEI SUNT NECESARE PENTRU FIECARE LACAT? CINE TREBUIE SA LE AVEA?
După cum arată practica, ar trebui să existe cel puțin două chei pentru fiecare cameră și fiecare ușă încuiată, de exemplu. Toate încuietorile trebuie să aibă chei de rezervă.
În cel mai general caz, la crearea unui regulament privind livrarea, depozitarea și eliberarea cheilor către persoanele responsabile din departamente, este necesar să se precizeze că este interzis:
- luați acasă cheile de la sediu;
- depozitați-le la locul de muncă în dulapuri cu haine de schimb și alte obiecte personale (de exemplu, în dulapurile curățătorilor), în birouri etc.
Toate cheile de la sediu trebuie să fie marcate corespunzător, și anume cu ștampile de impact care conțin codul locației și numărul copiei cheii. Acest lucru va preveni manipularea cheii. Vă întrebați: „Ce lucru groaznic se va întâmpla dacă nu originalul, dar se depune o cheie duplicat proaspăt făcută? Sunt identice!” Dar nu in totdeauna. De foarte multe ori duplicatul nu se deblochează bine sau chiar nu se potrivește deloc cu încuietoarea. Și în caz de urgență sau pur și simplu nevoie urgentă, va fi imposibil să intri într-o astfel de cameră.
Dar realitatea este că adesea o organizație este formată din câțiva oameni - un director și un contabil/funcționar, sau pur și simplu nu există nimeni care să predea cheile după muncă. În acest caz, vă sugerez să creați în continuare o instrucțiune scurtă, care să indice că cheia biroului este la contabilul șef, cu cunoștințele și permisiunea directorului organizației și asigurați-vă că ați aprobat această instrucțiune cu managerul. Existența unui astfel de document vă poate salva într-o zi reputația și vă poate salva diferite feluri necazuri.
Pot exista mai mult de două chei?
Da. Această problemă trebuie luată în considerare individual în fiecare caz specific. O regulă trebuie respectată cu strictețe: ultima copie (de rezervă) a cheii de la locul de depozitare nu trebuie dată nimănui și în niciun caz, decât în cazul unei urgențe și a unei amenințări la adresa vieții și sănătății oamenilor (de exemplu de exemplu, există o persoană într-o cameră încuiată care s-a îmbolnăvit și nu este capabilă să deschidă singur ușa și să iasă) - adică situațiile descrise în instrucțiunile pentru depozitarea și utilizarea cheilor în organizația dvs. De asemenea, procedura de utilizare a cheilor poate fi descrisă în instrucțiunile de securitate sau în alte documente similare ca conținut. De obicei, acestea sunt redactate, aprobate, puse în aplicare și executate de către serviciul de securitate al organizației. Dar dacă organizația dvs. este mică și, dintr-un anumit motiv, problema cu cheile este la subiectul zilei, atunci un funcționar (secretar) este destul de capabil să dezvolte și să implementeze o procedură simplă. Cel mai important lucru este să țineți cont de toate nuanțele.
Exemplu
Organizația se află în clădire cu mai multe etajeși ocupă mai multe etaje. Există toalete pentru bărbați la etajele 1, 2 și 4, toalete pentru femei la etajele 3 și 5. Mai mult, ele sunt amplasate în așa fel încât ușile care duc la ele de pe scări și coridoare comune, sunt încuiate cu o cheie, dotate cu o alarmă de securitate, al cărei cod este cunoscut unui cerc foarte restrâns de persoane incluse într-o bază de date specială a unei agenții de securitate terță parte.
În astfel de condiții, atunci când invită angajații să lucreze ore suplimentare, angajatorul trebuie să prevadă posibilitatea utilizării „convenientelor”, adică. stabiliți ce angajați de gen se așteaptă să muncească din greu și, atunci când întocmesc un ordin și un memoriu privind acordarea accesului la sediul departamentelor și serviciilor relevante, includeți în lista lucrătorilor și persoanele care au dreptul de a scoate din alarmă spațiile corespunzătoare sistem și care au cheile pentru ele (cu condiția ca Nu este obiceiul dvs. să stocați cheile la un punct de control sau într-un alt loc sigur).
Pe lângă marcarea corpului cheii, la fiecare trebuie atașată câte o etichetă. Pentru a face acest lucru, utilizați brelocuri cu o fereastră pentru scris.
În ceea ce privește cheile pentru spațiile industriale periculoase și spațiile cu pericol crescut, depozitarea acestora este reglementată de Regulile nr. 328n:
Extracţie
din Regulamentul nr. 328n
III. Siguranta muncii in timpul intretinerii si inspectiei in exploatare a instalatiilor electrice
3.12. Ușile încăperilor de instalații electrice, camerelor, tablourilor și ansamblurilor, cu excepția celor în care se lucrează, trebuie să fie încuiate.
3.13. Procedura de depozitare și eliberare a cheilor instalațiilor electrice este stabilită prin ordin al șefului organizației ( împărțire separată). Cheile instalațiilor electrice trebuie înregistrate la personalul de exploatare. În instalațiile electrice care nu dispun de personal de exploatare local, cheile pot fi înregistrate la personalul administrativ și tehnic.
Cheile instalațiilor electrice trebuie numerotate și păstrate într-o cutie încuiată. Un set ar trebui să fie de rezervă.
Eliberarea cheilor trebuie să fie certificată prin semnătura angajatului responsabil cu eliberarea și păstrarea cheilor, precum și semnătura angajatului care a primit cheile.
Cheile instalațiilor electrice trebuie eliberate către:
angajații care au dreptul de inspecție unică, inclusiv personalul operațional - din toate spațiile, dispozitivele de intrare, panourile și scuturile;
persoana care admite din rândul personalului operațional, conducătorul de lucru responsabil și maistrul de muncă, care supraveghează admiterea în muncă conform autorizației de muncă, comenzile din incintă, dispozitivele de intrare, panourile, scuturile în care urmează să se lucreze;
personal operațional sau operațional-reparatori în timpul lucrărilor efectuate în ordinea funcționării de rutină a localului în care urmează să lucreze, dispozitive de intrare, panouri și scuturi.
Cheile trebuie returnate zilnic după finalizarea inspecției sau a lucrărilor.
Angajatorul trebuie să asigure evidența eliberării și returnării cheilor la instalațiile electrice.
În plus, Ordinul Ministerului Energiei al Rusiei din 8 iulie 2004 nr. 204 „Cu privire la aprobarea capitolelor de reguli pentru construcția de instalații electrice” spune:
„1.7.72. În încăperile electrice ale instalațiilor electrice cu tensiuni de până la 1 kV, protecția împotriva contactului direct nu este necesară dacă sunt îndeplinite simultan următoarele condiții:
Aceste camere sunt marcate clar și pot fi accesate doar cu o cheie;
Este posibil să ieșiți liber din incintă fără cheie, chiar dacă este încuiat din exterior.”
Vă sfătuiesc să aplicați această regulă nu doar în încăperile cu instalații electrice, ci și în toate încăperile cu pericol crescut și în special încăperile periculoase!
În plus, clauza 4.2.96 a aceluiași document prevede: „Ușile de la tabloul de distribuție trebuie să se deschidă către alte încăperi sau spre exterior și să aibă încuietori cu autoblocare care pot fi deschise fără cheie din partea tabloului.
Ușile dintre compartimentele unui tablou sau dintre încăperile adiacente ale două tablouri trebuie să aibă un dispozitiv care blochează ușile în poziție închisă și nu împiedică deschiderea ușilor în ambele sensuri.
Ușile dintre încăperi (compartimente) ale aparatelor de comutație de diferite tensiuni trebuie să se deschidă către tabloul cu tensiunea cea mai scăzută.
Încuietorile din ușile camerelor de distribuție de aceeași tensiune trebuie să fie deschise cu aceeași cheie; cheile de la ușile de intrare ale aparatului de distribuție și ale altor spații nu ar trebui să se potrivească încuietorile celulelor, precum și încuietorile ușilor din gardurile echipamentelor electrice.
Cerința de a utiliza încuietori cu autoblocare nu se aplică tablourilor de distribuție urbane și rurale retelelor electrice tensiune de 10 kV și mai mică.”
Cu cheile camerelor cu instalatii electrice, dispozitive de distributie etc. te poate ajuta să-ți dai seama Inginer sef, inginer șef energetic, specialist în sănătate și securitate în muncă și alți specialiști tehnici. În articol, am menționat aceste instrucțiuni și reguli nu întâmplător, ci pentru a vă face o idee despre complexitățile asociate cu cheile spațiilor industriale și să acordați atenție acestui lucru în timp util.
Deci, să presupunem că ne-am decis asupra numărului de chei și am înregistrat acest număr în tabelele noastre:
3. CREAREA UNUI SISTEM DE ETICHETARE CHEIE
Ne înarmam cu un director de coduri pentru departamentele organizației dumneavoastră și creăm un tabel ca:
Sfatul nostru
Utilizați sufixe de litere pentru marcare. Ele vă vor fi utile, de exemplu, pentru marcarea cheilor de la spații care nu sunt incluse în directorul de coduri de departament (toalete, scări, uși intermediare (așa-numitele „vestibule”), vestiare, dușuri etc.). În exemplul meu, acesta este un vestiar pentru muncitori ( RR ), scari ( L ).
4. SCOAREA CHEILOR PENTRU PLASARE ÎN DEPOZITARE
Cheile trebuie confiscate strict la semnătură și nimic altceva!
Pentru a face acest lucru, creăm un Jurnal pentru acceptarea și livrarea cheilor: luăm o carte de hambar stocată sau un jurnal necompletat și facem o copertă pentru aceasta ca (Exemplul 1).
Următoarea pagină ar trebui să arate astfel (Exemplul 2).
În acest exemplu, cheile sunt acceptate de șeful biroului, Kartseva M.A. - aceasta nu este cea mai optimă opțiune pentru noi, așa cum probabil ați ghicit deja. Prin urmare, vă sfătuiesc insistent să implicați mai activ managerii și angajații departamentului de securitate sau ai serviciului de securitate, dacă există, în această procedură.
Notă!
Este posibil să se oficializeze acceptarea cheilor de la angajați sub forma unui certificat de acceptare sau chitanță.
Toate paginile ulterioare ale jurnalului ar trebui să arate cam așa (Exemplul 3).
Pe măsură ce primiți cheile de la angajați, veți atașa fiecăruia un breloc corespunzător, iar comandantul, sub îndrumarea dumneavoastră, va aplica marcaje pe fiecare copie a cheii.
Acum cheile marcate trebuie plasate în celule din interiorul dulapului de depozitare (vezi Fig. 1) și, din următoarea zi lucrătoare, eliberate și acceptate strict împotriva semnăturii în jurnal.
5. CHEI DE BACKUP
În cel mai general caz, acestea trebuie marcate și plasate în cutii de creion, după care acestea din urmă trebuie sigilate cu orice într-un mod accesibil- plastilina, plumb, sigiliu din plastic autoadeziv sau de unica folosinta. Trimiteți tocurile sigilate împotriva semnăturii din jurnal șefului serviciului de securitate sau șefului de securitate, care va trebui să așeze tocurile în celulele de depozitare corespunzătoare (vezi Fig. 1). In practica De obicei, doar cheile unei categorii speciale de spații sunt sigilate- din birourile conducerii superioare, arhive, contabilitate, depozitare substante nocive si periculoase, compartimente secrete etc. În plus, unele spații pot fi sigilate Toate copii ale cheilor, nu doar cele de rezervă.
Principalul lucru este că, cu toată această bătaie de cap, nu uitați să documentați procesul de primire și eliberare a cheilor!
Am încercat să iau în considerare cea mai generală abordare a organizării stocării și emiterii cheilor. Fiecare organizație specifică va avea în mod necesar propriile cerințe pentru această procedură, iar acest lucru este firesc.
Luați-vă timp și gândiți-vă cu atenție întregul proces pe hârtie și luați în considerare realitățile și particularitățile programelor de lucru ale departamentelor organizației dvs. După o perioadă scurtă de lucru, poate fi necesar să faceți ajustări la algoritmul pe care l-ați dezvoltat - nu vă alarmați! Acesta este un proces normal! După cum se spune, nu există limită pentru perfecțiune! Dacă abordați această sarcină în mod creativ, atent și responsabil, totul va funcționa!
LA. Nazarova,
Şeful Biroului
Problema depozitării cheilor la un lacăt trebuie abordată cu nu mai puțină responsabilitate decât alegerea dispozitivului de închidere în sine. La urma urmei, dacă pierzi cheia, va fi destul de dificil să intri în apartament fără a avea un duplicat pe domeniul public. Desigur, astăzi nu este o problemă să sunați la Ministerul Situațiilor de Urgență sau organizatie specializata. Cu toate acestea, în primul rând, acestea sunt costuri financiare inutile. În al doilea rând, există o mare probabilitate de deteriorare a mecanismului de blocare și a structurii ușii. Și în al treilea rând, fără documente care să confirme dreptul la bunuri imobiliare, este puțin probabil ca meșterii să se apuce de muncă.
Există diferite opțiuni pentru unde să depozitați cheile de rezervă:
- de la rude;
- de la vecini;
- La locul de muncă;
- într-o ascunzătoare;
- într-o cutie de valori;
- intr-o firma specializata.
Depozitarea cheilor la rude sau vecini este atractivă din cauza absenței oricăror taxe. Dar o persoană de încredere nu este întotdeauna acasă, păzind cheile lăsate în urmă. Astfel, este posibil să nu fie posibilă ridicarea promptă a unui duplicat de rezervă. În ceea ce privește munca, situația este similară. Spațiul de birouri este de obicei deschis la anumite ore. Și dacă rămâi fără chei, să zicem într-un weekend?
Cache-ul este o opțiune bună în ceea ce privește accesibilitatea. O jardinieră cu un ficus în ușa din față, gresie libere pe palier sau cel mai mult loc preferat sub covor. Toate facilitățile sunt situate cât mai aproape de apartament, așa că va fi ușor să obțineți o cheie de rezervă dacă este necesar. Dar ar trebui să înțelegeți că această metodă de stocare este complet nesigură. Oricine poate descoperi cache-ul în cel mai bun scenariu luați doar cheia și, în cel mai rău caz, spargeți în apartament.
Depozitarea cheilor într-o cutie de valori nu este la fel de comună ca opțiunile anterioare. Avantajul incontestabil al acestei metode este o protecție constantă și fiabilă. Desigur, băncile percep o anumită taxă pentru stocare (aproximativ 7.000 pe an). În plus, ele funcționează în timpul zilei, așa că cheia poate fi ridicată doar în această oră.
În ultimii ania început să se deschidăcompanii specializate care oferă servicii de stocare a cheilor duplicate.
Acestea sunt instituții private care funcționează în baza unor contracte încheiate cu clienții. Deoarece aceste organizații lucrează non-stop, este întotdeauna posibil să obțineți urgent o cheie de rezervă. Pretul serviciilor de depozitare intr-o firma specializata variaza intre 1000-4000 pe an.
Deci, fiecare dintre opțiunile propuse are anumite avantaje și dezavantaje. În orice caz, proprietarii de apartamente determină în mod independent modalitatea cea mai convenabilă de a stoca cheile de rezervă pe baza capacităților lor și a circumstanțelor actuale.
2.2.1. Setul principal de chei ale Locației este eliberat Utilizatorului de către administratorul DAO concomitent cu transferul Locației în termenele stabilite prin Contractul de închiriere.2.2.2. Utilizatorul este obligat să furnizeze DAO un set de chei de rezervă și să semneze formularul corespunzător al Certificatului de acceptare și transfer al cheilor ( Anexa nr. 10). Utilizatorul depune un set de chei de rezervă la Sediu la serviciul de securitate în tuburi speciale sigilate. Siguranța cheilor, integritatea Tuburilor și etanșările de pe acestea pot fi verificate de către Utilizator în orice moment.
2.2.3. Utilizarea unui set de chei de rezervă este permisă numai în caz de urgență situație de urgență cu notificare obligatorie către Utilizator.
2.2.4. Deschiderea Localului se efectuează de către un reprezentant al societății de administrare în prezența unui reprezentant al serviciului de securitate. Necesitatea deschiderii se raporteaza telefonic responsabilului firmei chirias.
2.2.5. După deschiderea Sediului Utilizatorului, reprezentantul Societății de Administrare întocmește un Raport corespunzător indicând motivul acestei deschideri. O copie a Actului este furnizată Utilizatorului cât mai curând posibil.
2.2.4. Atunci când înlocuiește încuietorile la sediu, Utilizatorul trebuie să transfere un nou set de chei de rezervă către DAO BC „Plekhanova, 7” înainte de sfârșitul zilei de lucru, în ziua înlocuirii, pentru etanșarea ulterioară a acestuia într-un tub.
Utilizatori
Pentru a avea acces la Clădirea Centrului de Afaceri, se folosesc carduri magnetice personale (abonamente).
Un permis cu un anumit nivel de acces este eliberat fiecărui angajat sau vizitator la cererea Utilizatorului.
2.3.1. Pentru angajații permanenți ai Utilizatorilor, se eliberează permise permanente uniforme, care dă dreptul de a intra pe teritoriul și clădirile Centrului de Afaceri „Plekhanova, 7”, în conformitate cu nivelul de acces permis Utilizatorului.
Permisele permanente se eliberează la cerere (Anexa nr. 1).
Perioada de valabilitate a permisului este egală cu perioada de valabilitate a contractului de închiriere. La expirarea permiselor, în vederea reînnoirii acestora, se depun la departamentul de închiriere liste cu angajații permanenți ai Utilizatorului, tipărite pe antetul companiei Utilizatorului.
În conformitate cu această aplicație și cu lista de angajați, DAO oferă cantitatea necesară trece de la nivelul cerut acces.
Dacă angajații nu au fotografii pe suport electronic, Utilizatorul trebuie să contacteze DAO.
Administratorul DAO va face fotografii ale angajaților, va edita fotografiile și le va aplica pe insigne. Abonamentele gata sunt emise împotriva semnăturii reprezentantului autorizat al Utilizatorului.
Notă: La utilizarea sistemului de control și management al accesului, este interzis:
ține deschise turnichetele echipate cu sistem de acces;
transfera permisul altor persoane, atât angajaților Utilizatorului, cât și vizitatorilor.
folosește permisul altcuiva.
Administratorul departamentului de relații de închiriere informează imediat șeful companiei Utilizatorului sau funcționarul responsabil cu controlul accesului despre confiscarea permisului.
2.3.2. Înainte de eliberarea permiselor, trecerea angajaților Utilizatorului se efectuează cu permise de oaspeți, care se eliberează în conformitate cu listele, după prezentarea unui document de identificare (pașaport, legitimație militară, permis de conducere) la biroul de permise. Valabilitatea listelor ca document principal care dă dreptul de a intra în clădire și teritoriu se încheie în ziua următoare zilei în care angajații Companiei primesc permise permanente.
Atunci când angajatul Utilizatorului este concediat (în ziua concedierii), DAO primește informații pe antetul companiei Utilizatorului despre necesitatea blocării cardului de acces.
Responsabilitatea pentru trecerea unui angajat care nu a returnat permisul sau nu a fost exclus de pe listă la concediere revine șefului companiei Utilizatorului.
Trimestrial (cel mai târziu în a cincea zi a lunii următoare trimestrului) Utilizatorul transmite la DAO liste de angajați pentru a ajusta informații despre componența companiei Utilizatorului și baza de date a sistemului de control și management al accesului.
2.3.3. Vizitatorii intră în clădire conform listelor de persoane invitate (Anexa nr. 2) sau însoțiți de un angajat al Utilizatorului. Listele se depun în avans sau în ziua sosirii vizitatorilor și pot fi completate în timpul zilei de către oficialii Utilizatorului desemnați în acest scop. În cazul sosirii unui vizitator care nu se află pe lista de persoane invitate, recepționerul sună angajatul Utilizatorului care are dreptul de admitere și, după ce a primit confirmarea verbală de la acesta cu privire la permisiunea de admitere, eliberează un permis temporar. Recepționerul înregistrează detaliile actului de identitate (pașaport, legitimație militară, permis de conducere) în baza de date a vizitatorilor.
1. DISPOZIȚII GENERALE
1.1 Instrucțiunile au fost elaborate cu scopul de a eficientiza organizarea lucrărilor de protecție a documentelor depozitate în arhivele instituțiilor arhivistice municipale.
1.2 Instrucțiunile au fost întocmite în conformitate cu cerințele Regulilor de organizare a depozitării, achiziției, evidenței și utilizării documentelor Fondului de arhivă. Federația Rusă si altii documente de arhivăîn arhivele de stat și municipale, muzee și biblioteci, organizații ale Academiei Ruse de Științe (M., 2007), standard industrial „Documente pe hârtie. Reguli de depozitare de stat. Cerințe tehnice" (OST 55.6–85), Cerințe standard pentru inginerie și consolidarea tehnică și dotarea instituțiilor culturale cu mijloace tehnice de securitate situate în clădiri - monumente de istorie și cultură (TT-2000. M., 2000), prevederile " Instrucțiuni aproximative privind modul de securitate al unei arhive de stat, un centru de stocare a documentației” (Ordinul Arhivei Federale din 26 aprilie 1994 nr. 37).
1.3 Instrucțiunile nu sunt un document normativ, sunt de natură consultativă și sunt destinate utilizării de către angajații instituțiilor arhivistice municipale ca ghid în elaborarea instrucțiunilor pentru arhive specifice.
1.4 Instrucțiunile pentru o anumită arhivă ar trebui să specifice prevederile instrucțiunilor eșantion, ținând cont de condițiile reale de organizare a protecției arhivelor, amplasarea spațiilor de depozitare și a încăperilor de lucru și să atribuie responsabilitatea anumitor executanți pentru toate etapele de lucru. care asigură regimul de securitate.
1.5.Instrucțiunile pentru o anumită arhivă dobândesc statutul document normativ, ale căror cerințe sunt obligatorii, după aprobarea prin ordin al șefului sau rezoluția șefului administrației.
1.6 Regimul de securitate al arhivei este asigurat printr-un ansamblu de măsuri de asigurare a rezistenței inginerești și tehnice, dotând clădirea (incinta) arhivei cu mijloace. alarmă anti-efracție, organizarea unui post de pază, sigilarea spațiilor, respectarea regimurilor intra-facilități și de control al accesului, proceduri de acces la depozitarea arhivei, depozitarea cheilor la sediul biroului.
1.7 Directorul arhivei sau șeful compartimentului arhivă poartă responsabilitatea directă pentru asigurarea corespunzătoare a regimului de securitate.
2. ÎNDARIREA TEHNICĂ A CLĂDIRII DE ARHIVE (LOCUL) ȘI A ECHIPAMENTULUI TEHNIC DE SECURITATE
2.1.Pentru protecţie fiabilă documentele stocate, este necesar ca elementele structurale ale clădirii sau ale incintei (construcții și modele de uși, ferestre etc.) aveau un grad suficient de protecție împotriva posibilei intrări neautorizate. Dacă gradul de protecţie a individului elemente structurale se recomandă să fie întărite cu elemente de întărire inginerească şi tehnică sau protejate dispozitive suplimentare alarma de securitate.
În clădirile direct adiacente altora din mediul urban, toate ieșirile către acoperiș, mansardă, coșuri de fum, lucarne etc. trebuie dotate cu mijloace inginerești și de întărire tehnică.
2.2 Ușile trebuie să aibă un grad suficient de protecție împotriva posibilelor intrări neautorizate, să fie în stare bună de funcționare și să se potrivească bine la armătura maximă. cadru de ușă. Uși de intrare Camerele de depozitare a arhivelor trebuie să fie tapițate cu metal și dotate cu încuietori care să garanteze închiderea lor în siguranță.
2.3 Ferestrele, traversele și orificiile de ventilație ale tuturor încăperilor trebuie să aibă încuietori fiabile și care să poată fi reparate. Sticla trebuie să fie intactă și bine fixată în caneluri.
2.4 În cazul în care spațiile de depozitare a arhivei sunt situate la primul etaj, parter sau ultimul sau există scăpări de incendiu, balcoane lângă acestea, tevi de scurgere sau orice alte extensii cu ajutorul cărora se poate intra în incintă, apoi pentru a preveni pătrunderea, ferestrele sunt protejate suplimentar cu un grilaj metalic cu balamale cu încuietoare.
Grilele sunt instalate ca și cu interior camere, și între cadre.
2.5. Deschiderile ferestrelor pot fi protejate cu scuturi sau obloane instalate pe exteriorul ferestrei, a căror protecție se realizează folosind mijloace tehnice Securitate
2.6. Usile si grilajele trebuie sa aiba incuietori si dispozitive de inchidere care sa ofere un grad suficient de protectie impotriva efractiei.
Mortaia, încuietorile de jantă, zăvoarele, șuruburile, zăvoarele etc. sunt utilizate ca dispozitive de închidere instalate pe uși și ferestre.
2.7 Cheile încuietorilor de pe barele ferestrelor și ușile de ieșire de urgență trebuie să fie amplasate în imediata apropiere a acestora și trebuie luate măsuri pentru a preveni accesul neautorizat la aceste chei de către persoane neautorizate.
2.8 Încuietorile ușilor camerei și barele metalice batante de pe ferestre trebuie să aibă copii de lucru și de rezervă ale cheilor. Copiile de rezervă ale cheilor pot fi păstrate în cutii sau plicuri sigilate fie de către manager, fie de către serviciul de securitate. Copii de lucru ale cheilor introduse timp de lucru poate fi depozitat într-o trusă (plic) sigilată fie la serviciul de securitate, fie la manager.
2.9. Spații de depozitare a arhivei, spații în care sunt depozitate temporar documentele Federației Ruse (sala de lectură, încăperi pentru primirea și prelucrarea documentelor), ieșirile de urgență și de urgență din clădirea arhivei și ieșirea principală (în absența unui 24-). post de pază oră) sunt supuse echipamentului obligatoriu cu sisteme de alarmă de securitate și etanșare. Lista acestor spații, cu indicarea funcționarilor însărcinați cu punerea sub pază și sigilarea localului arhivei, se aprobă prin ordin al directorului arhivei sau prin ordin al șefului administrației.
2.10.Alarma de securitate poate fi afișată pe consola de securitate sau poate fi autonomă.
3. ORGANIZAREA POSTULUI DE SECURITATE
3.1. Postul de pază arhivă este organizat, de regulă, într-o încăpere de la intrarea principală în arhivă (dacă camera de arhivă este un obiect independent) și este dotată în conformitate cu cerințele de reglementare servicii de securitate.
3.2. Funcționarii care pazesc arhiva trebuie să cunoască procedurile de funcționare a acesteia, cerințele acestor instrucțiuni și să asigure respectarea acestora.
3.3. Mostre de certificate, legitimații permanente și temporare cu semnături în original, amprente de sigilii, o listă a localurilor dotate cu alarme de securitate, cu indicarea funcționarilor responsabili cu predarea acestora pentru protecție și sigilare, numerele și adresele de telefon ale biroului și domiciliului acestora, precum și numerele de telefon de la birou și acasă și adresele managerilor de arhive. Postul de securitate are și liste cu responsabilii de funcționarea echipamentelor inginerești și numerele de telefon ale serviciilor de urgență ale orașului.
În funcție de organizația de securitate, informațiile specificate sunt transmise și serviciului de securitate relevant, care este informat în timp util.
4. CONTABILITATEA ȘI DEPOZITAREA CHEILOR ȘI SEMNELOR
4.1. În arhivă, împreună cu un set de chei de lucru, trebuie să existe un alt set complet de chei pentru toate camerele de depozitare, încăperile de lucru, alte spații și ieșirile de urgență. Un set de chei de rezervă cu etichetele corespunzătoare este depozitat într-o casetă specială cu directorul. Prezența cheilor necontabile este inacceptabilă.
4.2. Toate copiile cheilor sunt înregistrate în registrul de chei de la încuietorile sediului arhivei. În acest jurnal se notează care dintre lucrătorii arhivei deține cheile fiecărui sediu, cu chitanță de la angajat pentru primirea unei copii a cheii.
4.3 În cazul pierderii copiilor de lucru sau de rezervă ale cheilor, managerul este imediat informat despre acest lucru.
4.4. Eliberarea sigiliilor funcționarilor stabilite prin ordin al directorului se efectuează contra semnăturii într-un jurnal special. Funcționarii care dețin sigilii poartă responsabilitatea personală pentru siguranța lor.
4.5 Disponibilitatea efectivă a cheilor de stocare și a ștampilelor numerotate trebuie verificată în mod regulat.
5. PROCEDURA DE PREDARE A LOCULUI DE ARHIVĂ ÎN PROTECȚIE, SIGLAREA ȘI ÎNCĂRTAREA SECURITATII LOR.
5.1. La sfârșitul zilei de lucru, toți angajații de arhivă care lucrează cu documente sunt obligați să scoată de pe birou dosarele de arhivă, aparatele de referință contabilă și științifică pentru fondurile de arhivă și să le plaseze în seifuri special amenajate sau să le predea depozitării.
5.2. Funcționarii responsabili cu predarea spațiilor de depozitare sub pază și sigilarea acestora
- Inainte de inchiderea arhivei se verifica functionalitatea sistemelor de alarma de securitate. În cazul în care este detectată o defecțiune, aceștia informează serviciul de securitate și conducerea arhivei și nu părăsesc arhiva până când defecțiunea este eliminată și spațiile de depozitare sunt transferate sub securitate;
- la sfârșitul zilei de lucru, verifică să nu rămână salariați în depozit, că sursele de lumină sunt oprite, că toate ferestrele sunt închise, că ușile de ieșire de urgență sunt închise și sigilate și că cheile acestora sunt plasat într-o formă sigilată lângă uși, apoi depozitul este închis și sigilat. Ștampila se aplică pe un strat subțire de plastilină sau mastic special în așa fel încât imprimarea să nu poată fi îndepărtată și restaurată;
- depozitează și sunt responsabili pentru siguranța sigiliilor;
- Dacă alarma se declanșează în afara programului de lucru, serviciile de securitate vor veni pentru a inspecta depozitul și a o transfera sub protecție. Totodată, de regulă, este numit și directorul arhivei (șeful departamentului arhive).
5.3.Cheile arhivei rămân la directorul arhivei (șeful compartimentului arhivă) sau se predau la postul de pază.
5.4. Sala de lucru a arhiviștilor este închisă și sigilată în mod similar dacă are intrare în depozitul.
5.5. La îndepărtarea spațiilor de depozitare din securitate, oficialii responsabili
- după ce alarma este oprită, verificați integritatea sigiliului de pe uși și încuietori;
- Dacă se constată avarii la încuietori, uși etc., fără deschiderea depozitelor, sunt chemați reprezentanții autorității de securitate și conducerea arhivei să întocmească un proces-verbal în modul prescris.
6. MODUL PASS
6.1. Regimul de acces la arhivă se stabilește de către directorul arhivei (șeful compartimentului arhivă) în conformitate cu cerințele prezentelor instrucțiuni.
6.2. Impiedicarea persoanelor neautorizate de a intra in arhiva, monitorizarea scoaterii documentelor de arhiva si bunuri materiale oferă un post de securitate pentru arhivă.
6.3. Salariații au dreptul de a se afla în sediul arhivei numai în timpul zilei de lucru, cu excepția specialiștilor de serviciu tehnic de gardă. În caz de accident, angajații serviciilor tehnice de specialitate pot intra în incinta arhivei, însoțiți de angajați ai arhivei.
6.4. Este interzisă aducerea în arhivă a computerelor personale, a camerelor cu film și a camerelor. Dacă este necesar, se eliberează permisiunea specială din partea conducerii arhivei.
6.5. Scoaterea din arhivă a documentelor Academiei Ruse de Științe și a aparatului științific de referință pentru acestea, precum și a cărților din biblioteca de referință științifică, se efectuează numai cu permise speciale semnate de directorul arhivei (șeful arhivei). departament).
7. ORDINE DE ACCES LA PĂSTRAREA ARHIVELOR.
7.1. Accesul la stocarea arhivei este limitat.
7.1. Directorul arhivei (șeful compartimentului arhivă), precum și angajații care desfășoară activități legate de organizarea depozitării documentelor și eliberarea și clasarea dosarelor, au dreptul de acces la spațiile de depozitare a arhivei. Toți ceilalți lucrători ai arhivei, precum și lucrătorii serviciilor tehnice, au voie să intre în depozite numai dacă sunt însoțiți de persoane autorizate să aibă acces.
7.2. Vizitatorii arhivei pot intra în spațiile de depozitare numai cu permisiunea conducerii arhivei și însoțiți de angajați.
7.3. Ușile depozitului trebuie să fie încuiate în timpul zilei de lucru, cu excepția cazului în care se lucrează temporar acolo.
7.4. Deschiderea depozitului în lipsa persoanelor îndreptățite se realizează în cazuri de extremă necesitate cu întocmirea unui act în modul prescris.
3.1. Valorile bancare sunt depozitate în seiful VSP sub responsabilitatea oficialilor.
3.2. Responsabilitatea pentru siguranța valorilor bancare din seiful VSP revine managerului de numerar și funcționarului de control: șeful VSP/adjunctul șefului VSP/ofițerul operațiunilor de numerar.
Atunci când VSP funcționează în modul de tură, responsabilitatea pentru siguranța valorilor bancare revine managerului de numerar și responsabilului de supraveghere al fiecărei ture.
În VSP, unde masa de personal este asigurat un angajat, responsabilitatea pentru siguranța valorilor bancare revine angajatului specificat.
3.3. Numirea funcționarilor responsabili cu siguranța valorilor băncii este documentată într-un document administrativ pentru sucursala Băncii. Documentul administrativ definește lista angajaților VSP care pot îndeplini atribuțiile funcționarilor VSP responsabili cu siguranța valorilor bancare. Responsabilitatea pentru siguranța valorilor bancare din seif este atribuită acestor angajați în fișele postului.
3.4. Pe lângă șeful VSP și funcționarii responsabili cu siguranța valorilor băncii, angajații serviciului de control intern care efectuează audituri și inspecții, precum și managerii Băncii (sucursala Băncii), au voie să intre în depozitul de valori, la prezentare. de identitatea lor oficială.
Alte persoane sunt admise în seif numai pe baza unui ordin din partea conducătorului Băncii (filiala Băncii) și cu prezentarea legitimațiilor oficiale sau a documentelor care dovedesc identitatea acestora.
Pentru a efectua lucrări de deplasare a unor volume semnificative de valori bancare la introducerea/ieșirea acestora, precum și în interiorul depozitului, funcționarii responsabili cu siguranța valorilor bancare au dreptul de a implica angajații VSP.
În orice caz, persoanele sus-menționate sunt admise în depozitul numai atunci când sunt însoțite de funcționari responsabili de siguranța valorilor bancare.
Atunci când se organizează un depozit de valori VSP sub formă de monobloc, este permisă dotarea monoblocului cu un loc pentru primirea/eliberarea valorilor bancare către colecționari (de exemplu: o masă pliabilă). Admiterea colecționarilor în monobloc se efectuează numai atunci când sunt însoțiți de administratorul casei de marcat. În timp ce colectorii se află în monobloc, toate valorile bancare care se află în responsabilitatea managerului de casierie trebuie plasate într-un dulap metalic/de depozitare a informațiilor și încuiate cu o cheie. Cheile de la dulapurile ISH/metal sunt scoase din orificiile de blocare.
3.5. Procedura de deschidere și închidere a depozitului este reglementată de documentul /27/.
În cazul în care în VSP nu există un depozit pentru valorile, prin ordin al șefului sucursalei Băncii, valorile bancare în timpul orelor de lucru sunt scoase integral pentru depozitare în depozitul centrului de numerar de deservire.
3.6. Intrarea în depozitul de valori este dotată cu ușă design special, care se încuie cu cel puțin două chei și o ușă cu zăbrele, care se încuie cu o cheie.
Oficialii primesc chei de la ușa seifului, de la seifurile din camera seifului și sigilii pentru sigilarea seifului VSP.
Managerul casei de marcat VSP și ofițerul de supraveghere primesc fiecare câte o cheie pentru diferite încuietori ale ușilor seifului și seifurilor. În plus, managerului casei de marcat i se dă o cheie la ușa cu zăbrele a seifului.
3.6.1. Contabilitatea cheilor seifului VSP, seifuri, eliberarea acestora către funcționarii responsabili cu siguranța valorilor bancare se realizează conform procedurii prevăzute la clauza 2.9.3. Este permisă menținerea unui singur jurnal special pentru înregistrarea cheilor, clișeelor și sigiliilor.
Transferul suplimentar al cheilor la seif/seifuri între oficialii VSP se efectuează împotriva semnăturii în „Cartea de înregistrare pentru transferul sigiliilor metalice și a cheilor la seif, dulapuri ignifuge și dulapuri de dosare cu documentele sucursalelor sucursalei Sberbank din Rusia” f. Nr. 3 (forma este dată în documentul /37/) .
Este permisă primirea cheilor de la seiful/seifurile VSP de către șeful VSP cu eliberarea ulterioară a acestora către funcționarii VSP conform formularului de carte nr. 3.
3.6.2. Funcțiile de menținere a cărții numărul 3 sunt atribuite administratorului de tură VSP.
Depozitarea cărții f. nr. 3 se efectuează sub responsabilitatea angajatului specificat într-o unitate de depozitare special desemnată, căreia îi sunt atribuite și eliberate/acceptate conform cărții nr. 3 în mod similar cu cheile din depozitul.
3.6.3. Cheile de la seif/seifuri trebuie să fie disponibile în cel puțin 2 copii, care sunt împărțite într-un set principal de chei și un set de chei duplicate.
Dacă există mai mult de 2 seturi suplimentare de chei, acestea sunt depuse în modul descris în clauza 3.8.
3.6.4. Setul principal de chei ale seifului și seifurilor din camera de siguranță este atribuit (înregistrat într-un jurnal special și în Formularul nr. 3) funcționarilor responsabili cu siguranța valorilor bancare.
Când se stabilește un mod de funcționare în două schimburi în VSP, setul principal de chei este atribuit funcționarilor responsabili cu siguranța valorilor bancare într-un schimb, iar al doilea set este atribuit funcționarilor responsabili cu siguranța valorilor bancare într-un alt schimb. .
VSP, care operează într-un alt mod de schimbare decât două schimburi (compoziția schimburilor, inclusiv funcționarii responsabili cu siguranța valorilor bancare, se modifică parțial), poate folosi atât setul principal de chei, cât și una dintre cheile aferente seifului la închide/deschide seiful duplicat sau un set de chei duplicate.
3.6.5. Cheile seifului seifului și seifurilor sunt depozitate sub responsabilitatea funcționarilor în seifuri special alocate fiecărui funcționar, având o clasă de rezistență la efracție de cel puțin prima conform GOST T 50862-2005 „Seifuri, camere sigure și seifuri. Cerințe și metode de testare pentru rezistența la efracție și rezistența la foc.”
Aceste seifuri sunt unități de depozitare personale (LSH) ale funcționarilor responsabili de siguranța valorilor bancare din depozitul. Cheile acestor seifuri sunt atribuite funcționarilor responsabili cu siguranța valorilor bancare, conform formularului de carte nr. 3. Cheile acestor seifuri sunt stocate în afara VSP în timpul orelor de lucru.
Duplicatele cheilor la seifurile specificate sunt depuse într-o manieră similară cu cea prevăzută în clauza 3.8.
3.6.6. Într-un VSP cu un mod de funcționare schimbător, două seifuri6 pot fi alocate pentru depozitarea cheilor din seiful VSP și seifurile din cameră de valori6, în care este plasat setul principal de chei din seiful VSP: într-un seif - cheile numerarului manager de registru, în al doilea - cheile funcționarului de control. Cheile acestor seifuri, cea principală și duplicatul, se eliberează conform cărții nr. 3 conducătorului casei de marcat și funcționarului de control al fiecărui schimb simultan cu înregistrarea transferului cheilor la seif. Un set de chei duplicate la seifuri (dacă este disponibil) este depus într-o manieră similară cu cea prevăzută în clauza 3.8.
3.6.7. În cazul în care în VSP nu există condiții pentru depozitarea cheilor de la seif/seifuri care să excludă posibilitatea utilizării acestora de către alte persoane, funcționarii au voie să păstreze aceste chei în afara VSP în timpul orelor de lucru nelucrătoare și în timpul programului de lucru - în mod individual. spații de depozitare.
În VSP, unde este instalat un sistem de alarmă care nu are o ieșire a semnalului de control către consola centralizată de monitorizare, stocarea cheilor pentru depozitarea obiectelor de valoare direct în VSP nu este permisă.
3.6.8. Atunci când se organizează o unitate de depozitare pentru bunuri de valoare într-un monobloc în VSP, setul principal și al doilea de chei de la ușa monobloc și dulapurile metalice instalate în monobloc sunt alocate funcționarilor din fiecare tură:
În spatele managerului casei de marcat există o cheie de la ușa barului de bomboane și cheile de la dulapurile metalice instalate în barul de bomboane;
Oficialul de control are a doua cheie la ușa monobloc.
Al treilea set de chei de la ușa monobloc este ambalat într-o geantă separată. Depozitarea și eliberarea celui de-al treilea set de chei la ușile monobloc se efectuează în conformitate cu clauza 2.7 (conform opțiunii 2).
Al patrulea set de chei de la ușa monobloc și cheile rămase ale dulapurilor metalice (dacă sunt disponibile în mai mult de 2 exemplare) sunt depuse în modul prescris în clauza 3.8 pentru cheile duplicate ale depozitului.
În VSP cu un mod de funcționare cu un singur schimb, un set de chei pentru ușa monobloc și dulapuri metalice este eliberat oficialilor, al doilea set de chei pentru ușa monobloc este ambalat într-o pungă separată și depozitat în conformitate cu clauza 2.6.2. (conform opțiunii 2) și clauza 2.7. Cheile rămase de la ușa monobloc și dulapurile metalice sunt depuse în modul prescris în clauza 3.8 pentru depunerea cheilor duplicate la depozitul.
În timpul zilei de lucru, operațiunile cu valorile bancare în monobloc sunt efectuate de către un manager de casă, în timp ce cheia de la ușa monobloc este transferată de la funcționarul de control către managerul de casierie în conformitate cu clauza 3.9.3.
În cazul organizării unui regim de muncă în VSP fără pauze de masă, salariatul VSP care înlocuiește pe perioada pauza de masa manager de casa de marcat, primeste valorile bancare de la managerul de casa si le plaseaza intr-un sistem separat de stocare a informatiilor instalat in monobloc. Cheile ISH se eliberează în prealabil lucrătorului înlocuitor în modul prevăzut în clauza 2.6.2 (conform opțiunii 2). Transferul și returnarea cheilor la ușa monobloc (cheile conducătorului casei de marcat și ale funcționarului de supraveghere) de la managerul casei de marcat la un angajat înlocuitor se efectuează împotriva semnăturii în cartea nr. 3.
3.7. În cazul depozitării valorilor bancare într-o cameră de siguranță în mai multe seifuri, sau, în lipsa unei încăperi de siguranță, în mai multe seifuri separate, se poate aplica următoarea procedură.
Un seif este alocat - cel principal, cheile acestuia sunt atribuite funcționarilor (în cazul muncii în schimburi - la două grupuri de funcționari pentru fiecare schimb). Un set de chei de lucru pentru seifurile rămase este depozitat în seiful principal în timpul orelor de lucru și în afara orelor de lucru, iar cheile duplicate sunt depuse în conformitate cu clauza 3.8.
La deschiderea seifului dimineața la începutul zilei de funcționare, precum și la sfârșitul zilei de funcționare, oficialii scot cheile de la seifurile rămase din seiful principal pentru a verifica prezența efectivă a valorilor bancare în seif cu datele din registrele contabile. Dacă este necesar, efectuați tranzacții cu anumite tipuri obiectele de valoare in timpul zilei de functionare, managerul/functionarii casei de marcat scot cheile acelor seifuri in care sunt depozitate aceste tipuri de obiecte de valoare din seiful principal.
3.8 Duplicatele cheilor de la seiful VSP (ușile și seifurile camerei de siguranță) sunt depozitate în seiful centrului de numerar de service sau în seiful unui alt birou suplimentar, incl. subordonată organizatoric unei alte sucursale a Băncii, sau în depozitul unei alte organizații de credit în baza unui acord încheiat cu aceasta.
Cheile duplicate sunt plasate cu un inventar într-o pungă echipată cu o etichetă care indică: „Cheile duplicate de la depozitul”, numărul sucursalei băncii/numărul VSP, data ambalării, evaluarea condiționată a 1 rublă, numele și inițialele, funcțiile și semnăturile funcționarilor. . Geanta este sigilată de oficialii responsabili cu siguranța valorilor bancare.
O geantă cu chei duplicate se depune prin serviciul de colectare în modul prescris pentru ridicarea bunurilor de valoare.
Eliberarea unei pungi cu chei duplicate se realizează pe baza unei cereri de la șeful VSP (pe hârtie sau folosind software-ul actual). Șeful VSP este personal responsabil pentru utilizarea corectă chei duplicate.
3.9. În timpul orelor de lucru, ușa seifului este sigilată cu sigiliile conducătorului casei de marcat și ale funcționarului de supraveghere. Atunci când depozitați valorile bancare în seifurile instalate în încăperi de siguranță, numai ușa camerei seifului este sigilată. În absența valorilor bancare, seiful VSP nu poate fi sigilat. Ușa seifului nu este sigilată în timpul programului de lucru.
3.9.1. Sigiliile cu sfoară și plumb sunt folosite pentru a sigila instalația de depozitare în timpul orelor de lucru.
Sforia trebuie să fie intactă, fără noduri și să fie trecută prin orificiul din garnitură și prin ochiurile speciale ale ușii. Ușile seifului trebuie sigilate astfel încât ușa să nu poată fi deschisă fără a deteriora sfoara și amprentele sigiliului. Amprentele sigiliilor trebuie să fie clare, cu text ușor de citit.
Dacă nu există ochi speciali pentru sigilarea ușii seifului/seifului, este permisă utilizarea sigiliilor cu număr indicator de unică folosință sau a sigiliilor-autocolante indicatoare cu întreținerea unui jurnal special, care reflectă: numărul sigiliului, data sigilării. și semnăturile funcționarilor responsabili cu siguranța valorilor bancare. Foile jurnalului specificat trebuie să fie numerotate și legate, jurnalul este certificat prin semnătura șefului VSP și sigilat cu sigiliul VSP. Când se folosește un autocolant cu sigiliu indicator, care are un câmp pentru aplicarea semnăturilor funcționarilor, jurnalul specificat nu este păstrat.
3.9.2. Când sigilați o unitate de depozitare în VSP, amprentele de sigiliu sunt aplicate în următoarea secvență din unitatea de sfoară:
Primul este managerul casei de marcat;
Al doilea este un funcționar de supraveghere responsabil de siguranța valorilor bancare.
În VSP cu un singur angajat, seiful este încuiat cu toate cheile și sigilat cu sigiliul său.
3.9.3. În VSP, în timpul zilei de lucru, tranzacțiile cu valorile bancare din seiful de valori pot fi efectuate de către un administrator de numerar.
Totodată, la începutul zilei de funcționare, oficialii deschid seiful. Când VSP funcționează în regim de schimb, oficialii7 verifică disponibilitatea reală a valorilor bancare în conformitate cu documentul /27/.
Apoi, oficialul de control transferă, fără a reflecta faptul transferului în cartea nr. 3, setul său de chei la seif către administratorul casei de marcat. La sfârșitul zilei, setul de chei specificat este predat de către administratorul casei de marcat funcționarului de control.
3.10. În timpul zilei de lucru, depozitul VSP, în lipsa funcționarilor de acolo, este încuiat cu toate cheile.
În timpul tranzacțiilor cu numerar, este interzisă lăsarea cheilor în orificiile de blocare ale ușilor seifurilor, precum și a seifurilor (cu excepția cazurilor în care caracteristicile de design ale seifurilor nu permit deschiderea acestora atunci când cheile sunt scoase), dulapuri metalice și cărucioare amplasate în interiorul bolţii. Este permisă să nu se scoată cheile din acele seifuri, dulapuri metalice și cărucioare cu valori bancare în ele, cu care se lucrează direct.
3.11. În depozitele organizate sub formă de depozite pentru valori, numerarul și obiectele de valoare sunt depozitate separat în dulapuri metalice, rafturi, seifuri, cărucioare, care sunt încuiate cu cheie de către managerul casei de marcat.
În camerele de siguranță, valorile bancare sunt depozitate în seifuri, care sunt încuiate cu cheile funcționarilor responsabili de siguranța valorilor bancare.
Este permisă depozitarea obiectelor de valoare în camera de siguranță, cu excepția metalelor prețioase și a monedelor realizate din acestea, în dulapuri metalice, rafturi și, de asemenea, în cărucioare.
În monoblocuri, valorile bancare sunt depozitate în dulapuri metalice instalate în ele.
În timpul zilei de lucru, este permisă depozitarea valorilor bancare neambalate în seifurile din camera de siguranță, incl. fără a investi în seifuri.
Într-un VSP cu un angajat, este permisă depozitarea valorilor bancare neambalate în seif în timpul orelor de lucru și în afara orelor de lucru.
Este interzisă depozitarea numerarului și valorilor aparținând angajaților băncii și a altor obiecte străine în dulapurile de depozitare/metalice VSP în monoblocuri.
3.12. Toate valorile bancare generate în conformitate cu Secțiunea 4 trebuie depozitate în următoarea unitate de depozitare:
Bank of Russia numerar în ambalajul instituțiilor Bank of Russia - nelimitat;
Banca Rusiei numerar și obiecte de valoare în ambalajele întreprinderilor de producție (MPF Goznak, Mint) - pe termen nelimitat;
Numerar din străinătate în ambalajele băncilor emitente/străine - pe termen nelimitat;
Numerar (cu excepția pachetelor de numerar prefabricate, incomplet prefabricate) și obiecte de valoare8 în ambalajul casieriei diviziilor Sberbank din Rusia OJSC - nu mai mult de 2 ani;
Pachete de bancnote incomplete/asamblate - cel mult 10 zile lucrătoare de la data formării.
La expirarea perioadelor specificate, numerarul și obiectele de valoare sunt recalculate.
Pachetele de bancnote vechi ale Băncii Rusiei pot fi depozitate în seiful VSP de la data formării lor până la următoarea colectare a valorilor bancare la centrul de numerar al sucursalei Băncii.
3.13. În depozitul VSP sunt plasate următoarele:
· chei duplicate de la ISH;
· duplicate ale cheilor din CS, precum și carduri terminale, carduri de serviciu și plicuri PIN pentru acestea (conform documentului /19/);
· duplicate ale cheilor electronice de casierie;
· duplicate ale cheilor pentru LSH.
Cheile duplicate se ambalează separat conform tipurilor specificate în pungi/pungi de plastic, echipate cu etichete/suprapoziții care indică denumirea VSP-ului, inscripția „Duplicate de chei de la _____ (indicați tipul dispozitivului/ la locul de muncă/ ISH / LSH)”, numărul de chei.
În continuare, pungi/pungi de plastic cu chei duplicate sunt plasate împreună cu un inventar într-o pungă comună, pe eticheta căreia sunt indicate următoarele detalii: numele VSP, numele „Chei duplicate”, evaluarea condiționată a pungii - 1 rublă , se aplică data ambalării, semnăturile și ștampilele personale ale funcționarilor. Geanta este sigilată de oficialii responsabili cu siguranța valorilor bancare.
La eliberarea/înlocuirea unei chei duplicate se întocmește un act de retragere/înlocuire a cheii sub orice formă, care indică motivul retragerii. Actul este semnat de oficiali și nu mai târziu de a doua zi este luat în considerare de șeful VSP. Rapoartele sunt păstrate de șeful VSP într-un dosar separat timp de un an, apoi sunt distruse.
3.14. În depozitul de valori VSP în timpul programului de lucru și, de asemenea, sub rezerva asigurării casetelor de numerar în casetele de marcat - în timpul orelor de lucru, este permisă depozitarea casetelor de casetă de marcat pregătite în prealabil cu numerar pentru încărcare în casa de marcat fără a investi. în seifuri și casete de gestionare a numerarului descărcate cu numerar înainte de renumărarea acestora.
Casetele TSD pregătite în prealabil sunt depozitate în unitatea de depozitare a valorilor VSP în modul descris în documentul /27/.
3.15. Este permisă depozitarea monedelor DM și a lingourilor DM în vitrine speciale situate în holul clienților VSP. Opțiunile de dotare a vitrinelor, precum și de depozitare a valorilor în vitrine, în funcție de rezistența tehnică și de asigurarea vitrinelor, sunt definite în documentul /27/.
3.15.1. Monedele și lingourile DM expuse în vitrina sunt în responsabilitatea funcționarilor responsabili cu siguranța valorilor bancare din seiful VSP.
3.15.2. Pentru monedele și lingourile din DM plasate în vitrine se întocmește un inventar - se formează un AS VSP, care reflectă: denumirea și numărul sucursalei Băncii, numărul VSP, numărul vitrinei (dacă sunt mai multe vitrine), tipul de metal, pentru monede - denumirea monedei, denumirea monedelor, cantitatea, suma totală (separat pentru monedele aflate în circulație și monedele scoase din circulație), pentru lingouri - numărul de lingouri, greutatea totală a aliajului separat pentru fiecare tip de metal (pentru aur - de asemenea greutate chimic pură), data formării inventarului .
Se tipărește inventarul de lingouri și monede de la DM aflat în vitrină, iar pe inventar se aplică ștampile personale și semnăturile funcționarilor responsabili cu siguranța valorilor bancare. Inventarul este stocat în depozitul VSP împreună cu registrele contabile.
3.15.3. Prezența efectivă a lingourilor/monedelor în vitrină este verificată de funcționari la deschiderea/închiderea zilei de funcționare în VSP conform inventarului fără note la control.
Sub rezerva inspecției vizuale zilnice de către oficialii VSP a integrității vitrinei, este permisă verificarea conformității prezenței efective a monedelor și lingourilor de la DM în vitrine cu datele de inventar numai la scoaterea/investirea valorilor din/în vitrine. vitrină, precum și în cazul schimbării oficialului în VSP cu un mod de funcționare într-o singură tură .
Reconcilierea disponibilității efective a lingourilor/monedelor din DM cu datele din evidența contabilă și actul nr. 403 se realizează:
Cele situate în depozitul VSP: prin recalculare de către oficiali și reconciliere a numărului de lingouri/monede cu cantitatea indicată în registrele contabile și actul nr. 403;
Amplasat în vitrină: prin verificarea numărului de lingouri/monede indicate în inventar cu datele din secțiunea corespunzătoare din registrele contabile și actul Nr.403.
3.15.4. Depunerea/retragerea lingourilor/monedelor din DM în/din vitrină se efectuează de către responsabilul casei de marcat în timpul zilei de lucru cu verificarea obligatorie de către funcționarul de control a conținutului vitrinei cu inventarul înainte de a fi. sigilat la sfârşitul zilei lucrătoare.
Funcționarul care controlează îi dă managerului casei de marcat (dacă există) cheia sa la vitrină după deschiderea seifului și reconcilierea (în timpul modului de funcționare în schimburi a VSP) disponibilitatea reală a valorilor bancare. La sfârșitul zilei, cheia este returnată managerului casei de marcat de către oficialul de control.
După depunerea/scoaterea lingourilor/monedelor, vitrina este încuiată cu cheie/chei și sigilată de oficiali. Se întocmește un nou inventar pentru conținutul vitrinei. Inventarul completat anterior este distrus.
3.15.5. Dacă nu există urechi pentru sigilare pe vitrina, este permisă utilizarea unui autocolant cu sigiliu indicator și este necesar să se înregistreze numărul autocolantului cu sigiliu într-un jurnal special, care indică și data sigilii. vitrina și semnăturile funcționarilor responsabili cu siguranța valorilor bancare. Foile jurnalului specificat trebuie să fie numerotate și legate, jurnalul este certificat prin semnătura șefului VSP și sigilat cu sigiliul VSP. Când se folosește un autocolant cu sigiliu indicator, care are un câmp pentru aplicarea semnăturilor funcționarilor, jurnalul specificat nu este păstrat.
3.15.6. Depozitarea și utilizarea cheii/cheilor la vitrină, precum și a cheilor duplicate (dacă sunt disponibile), se realizează în conformitate cu procedura prevăzută la paragrafele 3.6.4-3.6.7, 3.9.3, pentru chei la depozitul VSP.
3.15.7. Prin decizie a șefului VSP, în timpul zilei de lucru, monedele și lingourile de la DM aflate în vitrină pot fi în responsabilitatea unuia dintre angajații VSP.
În acest caz, la deschiderea zilei de operare în VSP și oficialii verifică prezența efectivă a lingourilor/monedelor în vitrină, transferul monedelor și lingourilor de la DM către angajatul specificat de la managerul de casierie se efectuează cu reflectarea conform AS în cărțile 0402124/f nr.0482155/0402045 a cantităților de monede și lingouri transferate conform inventarului.
La sfarsitul zilei de functionare, in cazul depunerii/retragerii de lingouri/monede din DM in/din vitrina in timpul zilei lucratoare se genereaza un nou inventar la AS pentru monedele si lingourile aflate in demonstratie. vitrină. Inventarul este tipărit, pe inventar sunt aplicate o ștampilă personală și semnătura angajatului. Obiectele de valoare se predau administratorului casei de marcat conform AS cu reflectarea in caietul 0482155/0402045 a sumelor de monede si lingouri predate conform datelor de inventar.
La încheierea zilei de operare, prezența efectivă a lingourilor DM și a monedelor în vitrină este verificată de funcționari conform inventarului realizat de un angajat autorizat, cu ștampile și semnăturile personale plasate pe inventar.
Eliberarea/acceptarea returnării cheii/cheilor vitrinei de la funcționari către un angajat autorizat este reflectată în Formularul de carte nr. 3.