O scrisoare de parcurs este unul dintre cele mai importante documente contabile care se află în circulație la întreprinderile care își desfășoară activitatea în sectorul transporturilor, precum și la cele care folosesc autoturisme pentru propriile nevoi.
FIȘIERE
Rolul documentului
Foaia de parcurs rezolvă mai multe probleme simultan. Acest lucru se datorează faptului că înregistrează toate informațiile importante privind funcționarea mașinii, inclusiv:
- starea sa tehnica;
- kilometrajul parcurs;
- programul de lucru al șoferului;
- mișcări finalizate în timpul schimbului;
- consumul de combustibili si lubrifianti etc.
Pe baza tuturor acestor date, se efectuează controlul asupra utilizării vehiculului și asupra eficienței muncii șoferului, iar în viitor, acumularea se efectuează în departamentul de contabilitate al întreprinderii. salariileșofer, mecanic și dispecer.
Foaia de parcurs se completează pentru diferite vehicule: mașini, camioane și echipamente speciale.
Ce ar trebui să aibă un șofer cu el?
Orice șofer trebuie să poarte cu el mai multe documente în timpul lucrului. Acestea includ:
- permis de conducere (cu clasa de autorizare cerută);
- acte pentru mașină (dacă există remorcă, trebuie și înmatriculată);
- documente de însoțire a mărfurilor transportate (bile de parcurs etc.);
- dacă este necesar, un permis special pentru transportul mărfurilor speciale;
- borderoul de parcurs.
Cine completează formularul
Menținerea foilor de parcurs este de obicei responsabilitatea șefului unei unități structurale, contabil, dispecer sau alt angajat (uneori aceste documente sunt eliberate chiar de șeful organizației).
ATENŢIE! Șoferii nu ar trebui să aibă voie să completeze borderouri.
Sarcina șoferului pentru design corect scrisoarea de trăsură constă doar în semnarea unui autograf despre recepția și livrarea mașinii la sfârșitul turei de lucru, precum și în luarea notificărilor despre transferurile efectuate.
Foaia de parcurs se emite șoferului împotriva semnăturii, iar condiția obligatorie pentru primirea acesteia este depunerea documentului pentru ziua precedentă.
În unele cazuri, o scrisoare de parcurs poate fi emisă nu pentru un singur schimb de lucru, ci pentru o perioadă mai lungă (de exemplu, pentru transportul interurban).
Caracteristicile documentului
Standardele unificate pentru documentele primare au fost desființate din 2013, așa că acum angajații întreprinderilor au dreptul de a alege dacă să emită de fiecare dată o scrisoare de transport în formă liberă (ceea ce nu este practic), să își dezvolte propriul formular unic de document sau să utilizeze unificat, anterior formular obligatoriu. Ultima opțiune se dovedește a fi cea mai preferată pentru multe companii, deoarece un astfel de formular include toate detaliile și liniile necesare (adică nu este nevoie să petreceți timp dezvoltării și creării structurii și conținutului foii).
Documentul este menținut în formă de hârtie (tipărită), informațiile sunt introduse în el pix orice culoare închisă (nu trebuie folosite alte instrumente de scris - pixuri, creioane etc.).
Când completați borderoul, ar trebui să evitați petele și greșelile. Dacă apare vreo greșeală, este mai bine să completați un formular nou, dar dacă acest lucru nu este posibil, trebuie să corectați cu mare atenție datele incorecte. Puteți fie să le acoperiți cu un corector, fie să le bifați și să scrieți informațiile corecte în partea de sus (făcând o notă lângă „credeți corectat”). Toate editările trebuie să fie certificate prin semnătura persoanei care le-a făcut.
După emiterea unei scrisori de parcurs, formularul trebuie să fie semnat de persoanele responsabile și, de asemenea, certificat de sigiliul companiei (cu condiția ca utilizarea ștampilelor pentru avizul unor astfel de documente să fie consacrată în politica contabilă a companiei).
Înainte de a trece la exemplul de completare a unui document, să spunem câteva cuvinte despre procedura de introducere a informațiilor în acesta.
Formularul este completat de persoana responsabilă înainte de a părăsi mașina din garaj.
Fișa este semnată de: un mecanic care urmărește starea tehnică a autovehiculului, dacă este cazul, un lucrător medical care atestă starea fizică a șoferului, șoferul însuși și angajatul responsabil.
Exemplu de completare a unei scrisori de transport
Deci, următoarele sunt scrise în ordine pe foaie:
- data întocmirii acestuia;
- numele organizației și adresa acesteia;
- cod OKPO;
- marca mașinii (dacă mașina este de fabricație străină, modelul poate fi introdus în transcriere rusă);
- indicați numărul și numărul garajului (dacă este disponibil);
- informații despre șofer: numele complet, numărul personalului, numărul permisului de conducere, clasa de conducere. Informațiile despre cardul de permis trebuie introduse dacă șoferul operează folosind un permis.
A doua parte a formularului din stânga include informații despre sarcina dată șoferului pentru schimbul curent. Iată următoarele:
- cine a emis exact ordinul: unitatea structurală și denumirea întreprinderii;
- adresă de livrare;
- timpul de ieșire din garaj (exact - în ore și minute);
- semnăturile mecanicului și șoferului.
După călătorie, ar trebui să notați timpul de întoarcere în garaj, perioadele de așteptare, timpul de nefuncționare, destinația călătoriilor etc. și, de asemenea, să confirmați toate aceste informații cu autograful șoferului.
În partea dreaptă a documentului sunt indicate următoarele:
- în primul rând, date privind starea tehnică a mașinii la momentul plecării: citirile vitezometrului care atestă funcționalitatea mașinii, semnăturile mecanicului și șoferului, marca și codul combustibilului utilizat;
- apoi, după întoarcere, se notează în detaliu consumul de combustibil (cisternul sau tehnicianul de combustibil introduce aici datele): cât a fost emis conform fișei de realimentare (în litri), cât a fost în rezervor la ieșirea din garaj și la sosirea înapoi, consumul (standardizat și efectiv), precum și informații despre economii sau cheltuieli excesive;
- apoi se introduc numerele de la vitezometru, iar mecanicul certifică toate acestea din nou cu semnătura sa.
Pe reversul foii de parcurs sunt indicate (în ordine) informații despre deplasările efectuate în timpul schimbului de lucru. Aici este scris
- adresa de la care a plecat mașina,
- destinaţie,
- orele de plecare și întoarcere,
- kilometraj parcurs,
- semnătura șoferului.
În cele din urmă, formularul este completat de un angajat contabil care calculează numărul de ore efectiv lucrate, kilometrii parcurși și, pe baza acestuia, calculează salariul șoferului.
Este posibil să faci fără o scrisoare de transport?
Deoarece scrisoarea de parcurs se referă la documentele contabile primare, utilizarea sa este obligatorie. Dacă o organizație neglijează să completeze acest document, aceasta poate fi supusă unei pedepse administrative sub forma unei amenzi.
Cât timp se păstrează un document
Toate documentele primare sunt supuse suficiente depozitare pe termen lung. Caminele nu fac excepție. După înregistrarea și efectuarea tuturor operațiunilor contabile asupra acestora, aceste documente trebuie păstrate într-un loc închis accesului persoanelor neautorizate timp de cel puțin cinci ani sau perioada stabilită prin regulamentul intern al organizației.
De la 1 martie 2017, documentele de călătorie se vor modifica. Vor adăuga detalii noi și vor anula imprimarea. Dacă faceți foi de călătorie după propria formă, schimbați-o. Puteți descărca formularul și modelul de formular de la noi.
Ministerul Transporturilor pregătește proiecte de modificări ale foilor de parcurs. Acestea vor conține un nou detaliu obligatoriu - informații despre controlul înainte de călătorie al stării tehnice a mașinii. Și sigiliul va fi anulat. Companiile își dezvoltă propriul formular de scrisoare de parcurs. Dar organele fiscale cer ca toate datele obligatorii aprobate de Ministerul Transporturilor să fie incluse în el (ordinul nr. 152 din 18 septembrie 2008). Prin urmare, companiile vor trebui să își schimbe forma prin adăugarea de noi detalii.
Cât de des să emit documente de transport
Frecvența cu care sunt întocmite foile de parcurs depinde dacă organizația este sau nu o întreprindere de transport auto.
Firmele de transport auto eliberează zilnic borderouri: astfel de documente sunt valabile o zi (tur). Pentru mai mult termen lung borderourile sunt emise numai pentru călătorii de afaceri. Apoi, șoferul notează independent un traseu detaliat indicând datele relevante. Aceasta rezultă din secțiunea 2 din Directive, aprobate prin Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78.
Organizațiile care nu sunt clasificate ca transport auto eliberează borderouri la o frecvență care le permite să justifice costurile cu combustibilul și lubrifianții. Dar cel puțin o dată pe lună (clauza 10 din ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 nr. 152, scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 30 noiembrie 2012 nr. 03-03-07/51 ).
Ce formular ar trebui să folosesc pentru a pregăti foile de parcurs?
În cazul în care compania nu este o companie de transport auto, emite borderouri:
- conform unei forme unificate;
- conform unei forme dezvoltate independent.
Completează documentele de parcurs, indiferent dacă organizația deține vehiculul sau îl închiriază.
Mostre unificate de borderouri au fost aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78. Cu toate acestea, acestea nu sunt obligatorii pentru utilizare.
Dacă exemplele de borderouri unificate nu sunt potrivite dintr-un anumit motiv (de exemplu, unele detalii nu sunt utilizate sau nu există indicatori necesari), puteți dezvolta în mod independent forme de borderouri. Înregistrați utilizarea foilor de parcurs în politica contabilă (clauza 4 din PBU 1/2008).
În plus, un astfel de formular trebuie să îndeplinească alte cerințe legale pentru documentele primare (Partea 2, articolul 9 din Legea federală nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011).
La părăsirea mașinii și după întoarcerea acestuia în garaj, scrisoarea de parcurs trebuie verificată (citirile contorului de parcurs, consumul de combustibil etc.) și certificată de mecanicul sau angajatul responsabil cu exploatarea vehiculului cu semnătura acestuia (indicând numele complet) sau ștampila corespunzătoare.
Datele și orele examinării medicale înainte și după călătorie ale șoferului sunt stabilite de medicul care a efectuat examinarea. Aceste date trebuie, de asemenea, certificate prin semnătura sa (indicând numele complet) sau o ștampilă corespunzătoare. În plus, pe baza rezultatelor examinării înainte de călătorie, lucrătorul medical trebuie să facă o mențiune în scrisoarea de parcurs: „A trecut examenul medical înainte de călătorie, pentru executare. responsabilități de muncă admis.” Și conform rezultatelor examinării după călătorie, intrarea: „A trecut un examen medical după călătorie”. Astfel de note trebuie făcute indiferent dacă mașina este deținută sau închiriată (inclusiv de la un angajat). Dacă în borderouri nu se va consemna șoferul supus unui control medical sau marca va fi făcută de altcineva decât un medic calificat, firma va fi amendată.
Foile de parcurs emise trebuie păstrate timp de cinci ani (clauza 18 a secțiunii III a ordinului Ministerului Transporturilor din Rusia din 18 septembrie 2008 nr. 152).
Cum se completează formularele de călătorie
Uitați-vă la un exemplu de document de parcurs (formular simplificat) pe care compania l-a dezvoltat:
În tabel am arătat ce informații să indicați pe borderourile:
Foarte de transport autoturism(formularul nr. 3) | Caracteristicile de completare sunt explicate în scrisoarea lui Rosstat din 3 februarie 2005 nr. IU-09-22/257 |
(formularul nr. 4-c) (salariul șoferului se calculează la bucată) |
Înainte de a emite scrisoarea de transport către șofer, dispecerul (angajat autorizat) completează scrisoarea de parcurs. După emitere - angajați ai organizației care deține vehiculul și reprezentanții clientului Foaia de parcurs se eliberează șoferului cu condiția depunerii foii de parcurs anterioare Cupoanele de ruptură sunt completate de client. Pe baza cupoanelor de tip tear-off, organizația emite facturi pentru plată servicii de transport(la factură trebuie atașat un cupon de ruptură) Atunci când transportați mărfuri și materiale, este necesar să introduceți numerele de facturi în scrisoarea de parcurs folosind formularul nr. 4-p și, de asemenea, să atașați o copie a facturii la scrisoarea de parcurs. Conturile de transport trebuie păstrate împreună cu documentele de transport. Formularul nr. 4-p este conceput pentru a onora două comenzi într-o zi lucrătoare (schimb) |
Foaia de transport pentru camion (formularul nr. 4-p) (salariul șoferului se calculează conform unui tarif pe timp) |
|
Camion pentru un vehicul special (de exemplu, o macara, un beton, un camion de ciment etc.) (formular nr. 3 special) |
Eliberat șoferului contra semnăturii la livrarea foii anterioare. Cupoanele de rupere pentru scrisoarea de transport sunt completate de organizația care deține mașina. Acestea servesc drept bază pentru prezentarea unei facturi către client |
Fișă de transport taxi pasager (formular nr. 4) | Conține citiri ale taximetrului. În fiecare zi înainte de începerea zilei de lucru, șoferul primește o scrisoare de parcurs, iar la sfârșitul schimbului o returnează în camera de control |
Document de transport autobuz (formular nr. 6) | Folosit pentru a ține cont de funcționarea autobuzelor pe rutele urbane și suburbane |
Camin pentru un autobuz nepublic (formular nr. 6 (special)) | Emis numai pentru a îndeplini o comandă de la o singură organizație. Secțiunea „Rezultatele exploatării autobuzului” este completată la procesarea foilor de transport de către persoanele responsabile cu această lucrare Eliberat șoferului la depunerea scrisorii de parcurs anterioare |
Foaia de transport pentru vehicule de construcții (formular ESM-2) | Aplicabil în organizatii specializate pentru contabilizarea muncii unei mașini de construcții în timpul conducerii la o rată orară și este, de asemenea, baza pentru obținerea datelor inițiale la calcularea salariilor pentru personalul de serviciu |
Am nevoie de o scrisoare de parcurs dacă un angajat folosește o mașină personală în scopuri comerciale?
Dacă un angajat își folosește mașina pentru călătorii de afaceri, i se plătește o compensație pentru aceasta. În acest caz, aveți nevoie și de o scrisoare de parcurs.
De regula generala Foaia de parcurs pentru o mașină de pasageri este documentul principal pentru înregistrarea funcționării vehiculelor și baza pentru calcularea salariului șoferului (secțiunea 2 din Instrucțiunile Comitetului de Stat de Statistică al Rusiei nr. 78).
Baza plății compensației pentru utilizarea mașinii personale a unui angajat este un ordin de la manager, care stipulează valoarea unei astfel de compensații (scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 5 decembrie 2012 nr. 03-03-06/). 1/629). Pentru a primi bani, angajatul trebuie să depună la departamentul de contabilitate o copie a pașaportului tehnic al mașinii sale personale.
În același timp, reprezentanții agențiilor de reglementare consideră că sunt necesare foi de parcurs pentru a confirma utilizarea unei mașini personale pentru călătorii de afaceri și pentru a justifica cheltuielile. O astfel de confirmare este necesară pentru ca organizația să poată.
Comanda pe borderouri - mostra Acest document va fi util unui contabil al unei companii care deține o mașină. Ordinul trebuie să aprobe formatul corporativ intern al documentului de traseu, care este eliberat angajaților care folosesc vehiculele companiei. În articolul nostru vă vom spune cum să întocmiți o astfel de comandă și ce cerințe trebuie să îndeplinească scrisoarea de transport.
Multe companii din afacerea lor simt nevoia să folosească vehicule pentru a rezolva diverse sarcini: transport de mărfuri și materiale, vizite la clienți, inspecții puncte de vânzare cu amănuntul etc. Cheltuielile cu combustibilul angajaților la îndeplinirea sarcinilor de producție trebuie să fie acoperite de companie. În acest caz, angajatul trebuie să se prezinte la departamentul de contabilitate prin transmiterea unui raport în avans cu chitanțe de numerar care confirmă consumul de benzină.
Pentru a anula combustibilul și lubrifianții, este strict necesar să aveți o scrisoare de parcurs. În lipsa acestuia, nu este necesar să se atribuie cantităților de combustibil la cheltuieli și să le folosească la determinarea bazei de impozitare.
Foaia de parcurs conține informații despre munca șoferului, consumul standard de combustibil, kilometrajul vehiculului și traseul. Aceste informații ajută contabilul și inspectorii să se asigure că vehiculul a fost utilizat într-un scop fezabil din punct de vedere economic.
Dacă companiile desfășoară activități de transport cu motor, atunci acestea sunt obligate să furnizeze șoferilor documente de călătorie în fiecare zi, cu excepția orei de plecare într-o călătorie de afaceri. Alte organizații pot alege o perioadă arbitrară pentru emiterea foilor, dar nu mai mult de o lună.
Cum ar trebui să arate o scrisoare de transport?
O simplificare pozitivă în pregătirea documentului de rută a avut loc în 2013: companiile pot determina acum singure formatul documentului de rută (Legea federală „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ). Anterior, șablonul trebuia creat strict conform unui format unic determinat de Comitetul de Stat de Statistică al Federației Ruse.
Cu toate acestea, scrisoarea de parcurs este încă un document primar, astfel încât există cerințe pentru conținutul datelor din ea, care sunt enumerate la art. 9 din Legea nr.402-FZ.
Detaliile obligatorii, conform acestui articol, sunt:
- numele documentului;
- data documentului;
- denumirea persoanei juridice;
- descrierea operațiunii pe baza căreia se eliberează documentul;
- valoarea costului operațiunii;
- lista persoanelor responsabile cu operațiunea;
- semnăturile persoanelor relevante.
În același timp, Ordinul nr. 152 al Ministerului Transporturilor al Federației Ruse din 18 septembrie 2008 prevede că scrisoarea de transport trebuie să reflecte și:
- titlul și numărul documentului;
- perioada de valabilitate a documentului;
- detaliile proprietarului mașinii;
- informații tehnice despre mașină, kilometraj;
- datele șoferului.
Astfel, este recomandabil să pregătiți un șablon de fișă de traseu corporativ, care să includă cerințele de conținut enumerate și să adauge detalii interne. Pentru a ușura sarcina, aceștia iau de obicei un singur eșantion Goskomstat și îl modifică pentru a se potrivi nevoilor lor (fără a elimina detaliile necesare). Această abordare vă va permite să evitați reclamațiile din partea inspectoratului fiscal atunci când verificați valabilitatea radierii cheltuielilor.
Cum se întocmește o comandă pentru borderourile
Forma foii de parcurs trebuie fixată în politica contabilă a organizației sau printr-un ordin separat de la manager. In pregatire comanda pe borderouri sub orice formă pe antetul companiei și trebuie prezentat tuturor angajaților pentru revizuire. Nu există un formular stabilit pentru comandă, principalul lucru este că documentul trebuie să conțină următoarele date:
- Numele companiei;
- data, numărul documentului;
- Titlul documentului;
- o dată care determină momentul în care conținutul ordinului intră în vigoare;
- lista persoanelor responsabile cu executarea.
Documentul este completat de semnăturile managerului, responsabililor cu executarea comenzii și angajaților familiarizați cu comanda.
Exemplu de comandă pentru aprobarea formularului de scrisoare de parcurs
Să ne uităm la un exemplu despre cum este creat un ordin de aprobare a unei scrisori de transport.
De exemplu, un contabil de la Leon LLC și-a pregătit propriul șablon pentru o scrisoare de parcurs, care nu era acoperită de politica contabilă a companiei. Pentru ca noua formă a fișei să intre în vigoare, aceasta trebuie aprobată prin ordin al managerului.
În aceste scopuri, într-un ordin întocmit pe antetul companiei, contabilul reflectă informațiile solicitate:
- număr de comandă: Nr. 100;
- data comenzii: 15.04.2016;
- denumirea comenzii: „La aprobarea formularului de scrisoare de parcurs”;
- baza și conținutul ordinului: „Conform Legii federale „Cu privire la contabilitate” din 6 noiembrie 2011 nr. 402-FZ și Ordinului Ministerului Transporturilor al Federației Ruse din 18 septembrie 2008 nr. 152, aprobă formularul a borderoului de parcurs în scopul contabilizării corecte și radierii combustibilului și lubrifianților, reflectate în Anexa nr. 1” ;
- Data intrării în vigoare: 05.2016.
- lista persoanelor responsabile cu executarea: „Contabilul șef al SRL Leon, M.N Larina, răspunde de executarea ordinului”;
- lista persoanelor cu care trebuie familiarizate: „Pentru familiarizarea cu șoferul V. A. Morozov”;
Apoi ordinul este semnat de managerul I.T Somov, contabilul șef M.N.
Puteți descărca un exemplu de comandă executat corespunzător pentru aprobarea unei scrisori de transport pe site-ul nostru web.
concluzii
Pregătirea corectă și la timp a șabloanelor de documente interne este o sarcină simplă, dar extrem de importantă pentru o organizație. Ar trebui să vă gândiți cu atenție să dezvoltați propriul formular de scrisoare de parcurs, ținând cont de toate cerințele legale și adaptând documentul la nevoile companiei. Un document bine întocmit vă va permite să reduceți baza de impozitare cu valoarea costurilor de transport fără teama de a primi reclamații de la autoritățile fiscale și, de asemenea, va salva departamentul de contabilitate de erori la completarea foilor de parcurs de către personalul companiei. În plus, trebuie amintit că toate documentele interne trebuie să fie reflectate în politicile contabile sau aprobate prin ordin al managerului.
Foaia de parcurs este foarte Document Important pentru transportul oficial. Dacă proprietarul mașinii este o organizație, acest document confirmă dreptul de a conduce dacă mașina este privată, dar este utilizată în scopuri de muncă, ajută la calcularea costurilor. Multe servicii verifică tichetele: Serviciul Federal de Taxe, Inspectoratul de Stat pentru Siguranța Circulației și Inspectoratul de Muncă. Cum să completați corect acest document și să evitați eventualele sancțiuni pentru greșeli, ținând cont de ultimele modificări ale legislației?
Așa-numitele „vouchere” sunt documente contabile primare care trebuie păstrate de toate organizațiile și antreprenorii individuali care operează vehicule. în care entitati legale iar întreprinzătorii individuali care prestează servicii de transport de mărfuri sau persoane sunt obligați să utilizeze formulare standardizate ale acestor documente. Formă nouă, conform căreia se completează borderoul 2019, a fost aprobat în urmă cu douăzeci de ani Rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică din 28 noiembrie 1997 Nr. 78. Este încă relevant, deși de-a lungul anilor a fost modificat de multe ori de diferite feluri. Ultimul dintre ele a fost introdus de Ministerul Transporturilor prin ordinul nr.476 din 7 noiembrie 2017. Datorită acestor modificări, din data de 15 decembrie 2017, pe borderoul de parcurs trebuie indicate informații suplimentare despre proprietarul vehiculului. Asa de, antreprenori individuali Este imperativ să indicați OGRI-ul dvs. și organizațiile - OGRN.
În funcție de tipul de vehicul și de domeniul lor de aplicare, trebuie să îl utilizați tipuri diferite borderouri. Astfel, au fost dezvoltate noi forme separate pentru:
- autoturisme;
- camioane;
- transport special;
- taxi de pasageri;
- marfă;
- autobuze publice și nepublice.
S-a stabilit procedura de emitere a foilor de parcurs prin ordin al Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 N 152, care este valabil astfel cum a fost modificat la 7 noiembrie 2017, care a intrat în vigoare la 15 decembrie 2017. Conturile de transport sunt luate în considerare într-un jurnal special. Să aruncăm o privire mai atentă asupra modificărilor care au avut loc în foile de parcurs în 2019 și cum să întocmim acest document, astfel încât inspectorii din autoritățile fiscaleși poliția rutieră, care cel mai des vizualizează acest document.
Formular nou de scrisoare de parcurs
O scrisoare de parcurs a vehiculului este necesară atunci când orice vehicul pleacă în scop de serviciu, indiferent dacă este mașina proprie a organizației sau una închiriată. Cerințele stricte pentru menținerea acestui document primar sunt stabilite numai pentru companiile de transport auto, cu toate acestea, pentru toate celelalte este un document raportare strictăși trebuie să conțină detalii obligatorii. În 2019, au existat mai multe astfel de informații - la sfârșitul anului 2017, oficialii au adăugat obligația de a indica în bordeiul de parcurs informații despre șoferul supus controlului înainte de călătorie a stării tehnice a mașinii. În plus, ștampila rotundă obligatorie de pe formularul emis a fost desființată.
Dacă o formă unificată nu este potrivită pentru o organizație, aceasta își poate dezvolta propria versiune, care trebuie să țină cont de toate detaliile obligatorii și indicatorii necesari. Utilizarea noului formular trebuie să fie indicată în politica contabilă a organizației, așa cum este definită în paragraful 4 din PBU 1/2008. Nu uitați că regulile reglementate de articolul 9 se aplică și documentelor primare de raportare strictă Legea federală din 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ despre contabilitate.
Astfel, noile borderouri pentru anul 2019 trebuie să conțină următoarele informații:
- numele și numărul documentului în sine;
- detaliile proprietarului mașinii (OGRIP și OGRN);
- data emiterii;
- valabilitate;
- informații despre șoferul vehiculului;
- date despre vehiculul în sine;
- informații despre proprietarul vehiculului;
- date de progres inspecția tehnicăînainte de zbor.
Documentul trebuie certificat prin semnătura dispecerului care l-a eliberat și a șefului organizației. Sigiliul trebuie aplicat numai acelor organizații care îl folosesc în conformitate cu Carta lor. Formularul se întocmește într-un singur exemplar și se dă șoferului. După aceasta, acesta trebuie returnat persoanei împuternicite împotriva semnăturii în acest caz, se consideră închis și merge la departamentul de contabilitate; Din acest moment, trebuie să aflați de ce sunt necesare borderouri.
Cine are nevoie de borderouri și de ce?
Caminele, ca și până acum, sunt necesare pentru ca organizațiile să controleze circulația vehiculelor, să calculeze salariile șoferilor, să înregistreze consumul de combustibil, să calculeze amortizarea unui vehicul și să contabilizeze costurile totale de transport. În plus, în cazul în care un șofer aflat în transportul oficial este oprit de un inspector de poliție rutieră pentru verificarea documentelor, acest document confirmă valabilitatea călătoriei, legalitatea transportului de mărfuri și pasageri și indică faptul că vehiculul este în stare bună, iar șoferul are dreptul de a-l conduce. Dacă voucherul nu este disponibil, va trebui să plătiți o amendă administrativă conform Articolul 12.13 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse.
Procedura de inregistrare si exemplu de completare a unei scrisori de parcurs
Dispecerii sunt responsabili pentru completarea acestui formular pentru vehiculele din organizațiile de transport cu motor, în timp ce în alte companii poate fi pur și simplu un angajat autorizat să elibereze vehiculele pentru călătorie. Asemenea responsabilități trebuie delegate prin ordin al șefului organizației, întrucât cel care completează documentul este responsabil pentru erorile comise în acesta. Uneori, șoferii înșiși sunt responsabili pentru emiterea foilor de parcurs, dar, ca regulă generală, șoferii trebuie să completeze doar partea lor din document - să înregistreze datele privind kilometrajul mașinii în conformitate cu indicatorii instrumentelor din mașină.
Puteți emite un voucher pentru un zbor sau zi lucrătoare sau pentru o lună întreagă. În plus, formularul unificat oferă posibilitatea de a prelungi perioada de valabilitate a acestui document, deoarece pot apărea accidente la vehicule pe zboruri. diverse situatii, iar conducerea fără scrisoare de transport este o încălcare.
Foaia de parcurs, a cărei formă este unificată, este împărțită în mai multe forme diferite, în funcție de tipul vehiculului. Aceste formulare diferă în ceea ce privește conținutul și cerințele de completare. Le-am adunat într-un tabel, astfel încât fiecare organizație să poată naviga și să aleagă pe cea de care are nevoie.
Formular de scrisoare de transport |
Cine îl completează și cum? |
Pentru autoturisme |
Poate fi folosit pentru procesarea zborurilor autovehiculelor de pasageri, atât în organizații specializate, cât și în companii obișnuite. Caracteristicile de completare a acestui formular sunt date în scrisoarea lui Rosstat din 3 februarie 2005 Nr. IU-09-22/257 |
Pentru camioane |
Formularul este destinat companiilor de transport cu motor angajate în transportul de mărfuri. Conține coloane pentru mărcile reprezentanților clientului încărcăturii. Acesta poate fi eliberat numai după ce șoferul a depus documentul anterior la departamentul de contabilitate. Formularul conține un cupon de ruptură pe baza căruia se calculează salariul. În formularul nr. 4-p este obligatorie indicarea numerelor foilor de parcurs pentru marfa transportată. Asemenea foi de parcurs ar trebui păstrate împreună cu documentele de transport. Acest formular este valabil pentru două zboruri într-o zi lucrătoare. Foaia de parcurs conține folii detașabile, care sunt completate de proprietarul vehiculului pentru fiecare zbor. Acestea sunt necesare pentru prezentarea ulterioară a facturii către clientul zborului. |
Pentru transport de marfa cu salarii la timp pentru soferi. |
|
Pentru vehicule speciale (camioane, macarale, ciment, gunoi, rezervoare de combustibil, betoniere etc.) |
|
Pentru taxi de pasageri |
Formularul are un câmp pentru înregistrarea citirilor taximetrului. Șoferul primește o astfel de foaie doar pentru tura sa, după care trebuie să o predea dispeceratului. |
Pentru autobuze |
Formular pentru efectuarea rutelor de autobuz pe traseele orașului. Conține o coloană despre monitorizarea medicală înainte de călătorie a stării șoferului. |
Dacă astfel de borderouri sunt potrivite pentru organizație, formularele pot fi descărcate direct din linkurile din tabelul din rezoluțiile relevante. Fiecare document contabil, pentru ca acesta să aibă forță juridică, trebuie să poarte ștampila organizației care deține sau închiriază vehiculul. În plus, este necesar să se indice ora plecării din garaj și timpul exactîntoarcerea mașinii la locul ei. Este necesar să se țină cont de alte cerințe pentru proiectarea lor.
În special, atât atunci când autovehiculul părăsește garaj, cât și după ce acesta revine în garaj, înscrisurile din scrisoarea de parcurs trebuie verificate pentru conformitatea cu indicatoarele instrumentelor din mașină, cum ar fi indicatorul de combustibil, contorul de parcurs etc. Starea tehnică a vehiculului trebuie să fie vizat de un angajat autorizat, de exemplu, un mecanic al organizației. Datele privind controlul medical premergător călătoriei trebuie completate de un lucrător medical, indicând data și aplicând ștampila personală. Dosarul trebuie să indice că șoferul „a trecut un examen medical înainte de călătorie și a fost autorizat să îndeplinească sarcinile de serviciu”. Dacă este necesar, se pune și o notă despre examinarea medicală după zbor.
Uneori folosit pentru a completa vouchere program special. Vă permite să ascundeți zonele inutile ale unui document, să determinați exact cât timp a durat călătoria și, de asemenea, să puneți un număr exact pe fiecare document. Anunțul de utilizare a programului trebuie făcut către toți dispecerii astfel încât toate voucherele să fie emise identic. În plus, acest lucru va ușura viața șoferilor, care vor putea să ia în considerare fiecare rublă din costul combustibilului cheltuit pe drum și să afișeze soldurile exacte. Absența unui astfel de program nu este o încălcare, deoarece formularele noi nu sunt interzise să fie completate manual.
Ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 nr. 152 prevede păstrarea documentelor de transport închise timp de cinci ani. Responsabilitatea pentru executarea corectă a documentelor revine personal șefului organizației, precum și persoanelor autorizate care răspund de operarea vehiculului. Cei dintre ei care semnează formularul sunt responsabili pentru corectitudinea datelor pe care le-au certificat. Dacă, în timpul unei inspecții, reprezentanții Serviciului Fiscal Federal identifică încălcări în completarea foii de parcurs, ei pot exclude combustibilul și lubrifianții anulați de pe acesta din cheltuieli în scopul impozitului pe profit. Apoi organizația va trebui să plătească impozit suplimentar, precum și amenzi și penalități atribuite de inspectori.
O scrisoare de parcurs nouă completată corect conform formularului nr. 3 (pentru o mașină de pasageri) arată astfel:
Pagina de titlu ținând cont de modificările în ordinea de completare (pregătită folosind versiunea comercială a ConsultantPlus):
Continuare:
În acest articol vom vorbi despre cum arată ordin de aprobare a scrisorii de transport (exemplu pentru 2017), precum și despre de ce este necesar în principiu acest document, de ce ar trebui aprobat și care este forma fișei standard.
Deci, de ce avem nevoie de borderouri?
- Să calculeze și să plătească salariile șoferilor de vehicule oficiale, precum și să calculeze indemnizațiile pentru muncă de deplasare;
- Cu ajutorul foilor de parcurs, o întreprindere are posibilitatea de a șterge costurile combustibilului și pieselor care au fost consumate de mașinile companiei sau de vehiculele închiriate;
- Să anuleze costurile pentru parcare și combustibil și lubrifianți pentru vehiculele oficiale și închiriate pe care un angajat al unei întreprinderi le-a folosit pentru o călătorie de afaceri;
- Pentru a compensa exploatarea unui autovehicul personal, în cazul în care un angajat al companiei este obligat să efectueze deplasări de serviciu în propria mașină;
- Pentru a confirma faptul ca tranzactia a avut loc si marfa a fost livrata dintr-un punct in altul conform conditiilor convenite.
- Pe baza utilizării unui formular unificat conform căruia se completează documentul;
- Bazați-vă pe acele formate de documente de călătorie care sunt acceptate și dezvoltate chiar de companie.
De ce este necesar să se aprobe formularul de scrisoare de parcurs?
De fapt, unele formate de documentație adoptate de o companie pot să nu fie acceptabile pentru utilizare din mai multe motive. Acest lucru îi obligă pe antreprenori aproba scrisoarea de parcursînainte de a cere anularea pe baza acesteia. Legea federală 402 prevede clar că formatul documentației primare trebuie stabilit de managerul întreprinderii după ce este propus de persoana responsabilă cu menținerea contabilității companiei. Aceasta înseamnă că șeful companiei poate aproba scrisoarea de parcurs, care a fost elaborat la întreprindere, sau determină necesitatea întocmirii lucrării pe baza unui formular unificat.Înainte de aprobarea formei documentației primare, este necesar să se confirme acest lucru în politicile contabile ale companiei. După aceasta, trebuie finalizată pentru aprobarea foii de parcurs. Este necesar să se atașeze acele forme de documente primare care au fost elaborate la întreprindere, cu condiția ca aprobarea formularului de scrisoare de parcurs să fi fost deja certificată prin semnătura șefului întreprinderii.
Ordin de aprobare a scrisorii de transport se întocmește folosind o formă specială a întreprinderii, a cărei formă este reglementată pentru această documentație la nivel legislativ. Următoarele trebuie să fie indicate în comandă:
- Numele companiei care va folosi formularul;
- Data la care a fost generat documentul și plăcuța de înmatriculare aferentă acestuia;
- Numele documentului în sine;
- Descrierea situației care a devenit motivul întocmirii lucrării;
- Data la care ordinul intră în vigoare;
- Lista angajaților care fac obiectul ordinului;
- Pictura șefului;
- Semne ale tuturor angajaților care au citit documentul.
Exemplu de comandă pentru aprobarea foii de parcurs în 2017
Să spunem o întreprindere individuală „IP Morozov” anul acesta a decis să utilizeze un nou formular pentru documentele de călătorie. Coloana scop a acestui formular trebuie să conțină toate informațiile despre detaliile de bază, și anume:- Informații despre numărul documentului de comandă, precum și data la care a fost întocmit. Pentru antreprenorul individual Morozov, acesta va fi ordinul nr. 41, care a fost întocmit la 17.02.17.
- Numele documentului în sine: la aprobarea formatului documentelor de călătorie;
- Descrierea situației care a dus la necesitatea întocmirii unui ordin. Este necesar să facem referire la reglementare acte juridice, de exemplu: „Conform 402 lege federalași 152 prin ordin al Ministerului Transporturilor, ca documentație primară se aprobă formatul fișei de călătorie, care va fi utilizată de acum înainte pentru raportarea consumului de combustibil și piese de schimb. Acest document trebuie transmis angajaților întreprinderii care îl vor întâlni în timpul procesului de lucru.”
- Intrarea în vigoare a documentului. De exemplu, 27/02/17
- Lista acelor angajați care sunt responsabili pentru document. De exemplu: contabil șef Volokov P.N.
- O listă cu toți angajații care trebuie să citească ziarul, de exemplu, șoferii care transportă mărfuri prin oraș;
- Tablouri ale șefului întreprinderii și ale subordonaților care au studiat ordinul.
Carolina Emelyanova