Ne-am uitat la ce cheltuieli este obligat un angajator să ramburseze un angajat trimis într-o călătorie de afaceri. Raționalizarea acestor cheltuieli, precum și impozitarea acestora. Acum să vorbim despre documentarea călătoriei de afaceri.
Design corect documente, este o garanție că nu va trebui ulterior să faceți față reclamațiilor din partea inspectorului fiscal cu privire la legalitatea acceptării cheltuielilor asociate unei călătorii de afaceri pentru contabilitate fiscală.
Comanda la trimiterea intr-o calatorie de afaceri
Baza comenzii este atribuirea unui loc de muncă. Anterior, un astfel de ordin a fost întocmit într-o formă unificată nr. T-9 sau T-9a. Din 2013, puteți utiliza formulare de documente dezvoltate independent sau puteți continua să utilizați formulare unificate, completându-le la discreția dvs. cu coloane pentru informațiile necesare.
Ordinul precizează detaliile angajatului trimis într-o călătorie de afaceri, funcția, destinația acestuia, precum și informații legate de misiunea oficială.
Se indică durata călătoriei de afaceri, data plecării vehiculului este începutul călătoriei de afaceri, data sosirii este ultima zi a călătoriei de afaceri.
Notă!
O călătorie de afaceri poate fi plătită nu numai de către partea care trimite, ci și de către partea care primește, cu repartizarea ulterioară a cheltuielilor între organizații.
Dacă un angajat care lucrează cu normă parțială într-o altă organizație este trimis într-o călătorie de afaceri, angajatorii organizațiilor în care lucrează un astfel de angajat încheie un acord între ei pentru a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri.
Fiecare angajator emite un ordin corespunzător de trimitere a unei călătorii de afaceri, indicând în secțiunea corespunzătoare sursele din care vor fi rambursate cheltuielile, cu referire la acordul părților (angajatorilor).
Ordinul semnat de manager este prezentat angajatului pentru revizuire. Angajatul trebuie să confirme cu semnătura faptului de familiarizare cu documentul.
Pe baza comenzii se intocmeste urmatorul document.
Comanda (instrucțiune) de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri descărcați formularul
Certificat de călătorie
Primul document care se întocmește după decizia managerului de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri este certificatul de călătorie. Acest document indică data plecării angajatului într-o călătorie de afaceri, precum și data sosirii la locul de muncă.
Pe baza acestuia, organizația include drept cheltuieli diurnele eliberate salariatului, într-o sumă bazată pe numărul de zile de ședere într-o călătorie de afaceri. Certificatul confirmă, de asemenea, faptul că angajatul se află la destinație, deoarece conține notele corespunzătoare, și îi conferă angajatului detașat puterile corespunzătoare. Pe lângă cele de mai sus, acest certificat este utilizat pentru contabilitate și plata forței de muncă.
Documentul se completează de către departamentul sau angajatul implicat în personal, avizat de manager și predat salariatului. Pe spatele certificatului sunt plasate semne la sosirea la organizația unde este trimis angajatul, precum și un semn la plecare.
La întoarcerea la locul de muncă, certificatul completat este transferat departamentului de contabilitate. De asemenea, angajatul depune un raport în avans și îi atașează documente de „cheltuieli”.
Formular de descărcare a certificatului de călătorie
Atribuirea serviciului
Pe baza deciziei managerului, se lasă un plan de călătorie, din care se iau informații pentru a finaliza misiunea oficială.
Pentru misiunile oficiale, s-a folosit întotdeauna formularul unificat nr. T-10a. Acest document indică scopurile și obiectivele specifice atribuite angajatului detașat și, ulterior, pe baza unui raport scris, reflectă rezultatele călătoriei.
Un angajat care se întoarce dintr-o călătorie de afaceri întocmește un raport scris, pe baza căruia se completează coloana 12 din formularul T-10a. De asemenea, întocmește un raport de cheltuieli și îl transmite departamentului de contabilitate.
Atribuirea serviciului descărcați formularul
Raport în avans
Acest document servește drept raport asupra sumelor cheltuite, în acest caz, de un angajat care se afla într-o călătorie de afaceri.
Înainte de începerea unei călătorii de afaceri, angajatul este dat bani gheata pentru cheltuielile viitoare de raportat. La baza emiterii unor astfel de fonduri se află ordinul managerului, care indică persoanele cărora li se pot emite fonduri în cont și intervalul de timp în care angajații trebuie să raporteze cu privire la sumele cheltuite.
Acum, pentru a emite fonduri responsabile, trebuie să primiți o cerere de la angajat. Fondurile pot fi emise unui angajat detașat pe baza unui certificat de călătorie sau pe baza unei comenzi din partea managerului.
Raportul de avans se intocmeste conform formularului unificat Nr. AO-1. Acest formular este format din două fețe și este completat într-un singur exemplar.
La completarea raportului, fiecărei sume cheltuite se anexează documente justificative, ale căror detalii sunt trecute în coloanele corespunzătoare de pe spatele documentului.
Suma rămasă necheltuită se depune la departamentul de contabilitate, cu înscriere în raportul de avans. Dacă angajatul a cheltuit mai mulți bani decât i-a fost eliberat, documentul indică valoarea supracheltuielii, care este rambursată angajatului de la casieria organizației.
Toate organizațiile ar trebui să pregătească documente în acest mod dacă angajații sunt trimiși într-o călătorie de afaceri. Între timp, în practica de afaceri există situatii diferite. Ce să faci dacă ceva nu merge bine?
Să ne uităm la ce cazuri se întâmplă.
Dacă nu există semne pe certificatul de călătorie
Acest lucru se întâmplă des. De exemplu, un angajat nu a fost trimis la o organizație, ci a mers să negocieze cu o persoană.
La urma urmei, dacă un inspector fiscal găsește un astfel de document în timpul unui audit, atunci, cel mai probabil, cheltuieli de calatorie va fi exclus din baza de impozitare si va trebui sa plateasca impozit pe venit suplimentar si penalitati si, eventual, amenzi.
Pentru a accepta cheltuieli de contabilitate conform unui astfel de document și pentru a nu face față pretențiilor de la inspectori, pregătiți următoarele documente:
- Comanda oficială la trimiterea într-o călătorie de afaceri, cu indicarea datelor relevante;
- O misiune completată corespunzător, indicând scopul călătoriei;
- Documente de călătorie dus-întors, cu data coincizând cu cea indicată în celelalte documente;
- Raportul angajatului privind rezultatele călătoriei de afaceri;
- Documente de la hotelul în care locuia lucrătorul detașat, care confirmă data și ora călătoriei de afaceri.
Dacă angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri în străinătate
Din 2012, funcțiile de agent fiscal în cazul trimiterii unui angajat într-o călătorie de afaceri în străinătate au fost eliminate de la angajator. Un angajat, în cazul unei călătorii lungi de afaceri în străinătate, își declară veniturile în mod independent.
Cheltuielile sunt confirmate ca de obicei. Dacă actele justificative sunt întocmite în limbă străină, ar trebui emisă o traducere simplă rând cu linie. Sumele cheltuielilor exprimate în valută sunt recalculate în ruble și orice diferențe de curs valutar rezultate sunt luate în considerare în mod corespunzător. Pentru a confirma cheltuielile pentru un bilet electronic, trebuie furnizat un document corespunzător.
Dacă angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri de o zi
În acest caz, salariatului nu se acordă diurne. Dacă organizația încă plătește indemnizații zilnice, atunci în timpul auditului această sumă este socotită ca venit al angajatului și, în consecință, este supusă impozitului pe venit. indivizii. Întrucât diurnele sunt destinate să acopere cheltuielile personale ale unui angajat detașat, legea stabilește că aceste plăți se efectuează numai în cazurile în care durata unei călătorii de afaceri este mai mare de 24 de ore.
Alte cheltuieli: călătoria angajatului dus-întors, cazarea se plătește în mod obișnuit. De asemenea, angajatul retine castigurile medii.
Dacă angajatorul a plătit diurna pentru o călătorie de afaceri de o zi, atunci în timpul auditului, pentru a evita taxele suplimentare, se poate face următorul argument: deoarece angajatul este trimis într-o călătorie de afaceri în interesul și prin ordinul managerul, angajatul, în acest caz, nu are niciun beneficiu economic.
Dacă unui angajat i se rambursează mesele în loc de indemnizațiile zilnice
Deși acest lucru este practicat în unele organizații, actuala legislatură nu prevede o asemenea posibilitate. Prin urmare, practica arată că și în acest caz, controlorii percep impozit pe venitul personal suplimentar, imputând astfel de compensații venitului angajatului. Și întrucât nici rambursarea alimentelor nu este prevăzută de lege, aceste sume nu pot fi incluse în cheltuieli în contabilitatea fiscală. Prin urmare, se va percepe impozit suplimentar pe venit.
Adesea, organizațiile își trimit angajații în călătorii de afaceri pentru a lucra în afara locației companiei. Acest proces necesită completarea unei cantități mari de documente în departamentele de resurse umane și contabilitate. Din 2015, certificatul de călătorie a fost exclus din aceste documente. Acum timpul petrecut de un angajat într-o călătorie de afaceri va fi determinat de documentele de călătorie și de cecuri de la locul său de reședință. Este recomandabil să înțelegeți mai detaliat problema înregistrării călătoriei de afaceri.
Inițial, ar trebui să se stabilească că o călătorie de afaceri este recunoscută ca orice plecare a unui angajat din afara întreprinderii pentru a îndeplini sarcini de serviciu (articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Adesea, un contract de muncă specifică o divizie sau o ramură separată ca loc de activitate. În acest caz, plecarea angajatului în alte departamente va fi considerată și o călătorie de afaceri.
În ceea ce privește trimiterea angajaților în călătorii de afaceri, este important să rețineți următoarele reguli:
- Problema deplasării pentru îndeplinirea sarcinilor de serviciu poate afecta doar lucrătorii care au relații oficiale cu firma;
- Este interzisă trimiterea femeilor însărcinate și a angajaților minori în călătorii de afaceri, chiar dacă își exprimă dorința (articolul 268 din Codul Muncii al Federației Ruse);
- Puteți înregistra plecarea numai cu acordul scris pentru astfel de categorii de cetățeni precum (Articolul 264 din Codul Muncii al Federației Ruse):
- femei cu copii mici sau copii cu handicap;
- cetățeni care îngrijesc persoane grav bolnave;
- parinti monoparentali.
Pentru ceilalți angajați, se aplică regula standard: dacă angajatorul i-a trimis într-o deplasare de muncă, aceasta este echivalentă cu îndeplinirea sarcinilor normale de muncă.
Procedura de înregistrare a unei călătorii de afaceri
În ciuda faptului că permisul de călătorie a fost anulat în 2015, călătoriile de lucru pentru angajații companiei necesită completarea unei cantități semnificative de documente. Este recomandabil să luați în considerare întregul proces de înregistrare pas cu pas.
Etapa 1: Întocmirea unui ordin de la șeful organizației
Angajatul serviciului de personal întocmește un ordin de trimitere a angajatului într-o călătorie de afaceri (nr. T-9a), în care indică:
- NUMELE COMPLET. angajat și funcția acestuia;
- Numele organizației care primește;
- Locul de plecare (oraș, regiune, țară);
- Durata șederii în timpul călătoriei.
Șeful companiei semnează documentul și îl transferă departamentului de resurse umane.
Etapa 2: Prezentarea angajatului, pregătirea documentelor de călătorie
Specialiștii în resurse umane comandă bilete pentru angajatul care pleacă și îi rezervă o cameră de hotel. După aceasta, este invitat să se familiarizeze cu documentul și este rugat să semneze în Registrul personalului deplasat, unde se face înscrierea corespunzătoare.
Călătorului de afaceri i se eliberează bilete și i se oferă informații despre locul său de reședință.
Etapa 3: Probleme rezolvate de contabilitate
Pe baza ordinului de călătorie de lucru, departamentul de contabilitate al companiei calculează diurna, care este:
- 700 de ruble – în cazul călătoriilor pe teritoriul Federației Ruse;
- 2.500 de ruble – la mutarea în afara țării.
Dacă managerul a decis cu privire la sume mai mari de plăți, atunci impozitul pe venitul personal este plătit peste aceste limite.
Pasul 4: Foaia de pontaj
Deoarece, în timpul unei călătorii de afaceri, angajatul încă mai face performanță responsabilitatile locului de munca, apoi este acuzat salariu, dar nu în marimea standard. Plățile pentru durata călătoriei sunt egale cu:
- Câștigul mediu zilnic la desfășurarea activităților în timpul săptămânii;
- Câștigul mediu zilnic dublu atunci când îndepliniți sarcini în weekend și sărbători.
În ceea ce privește completarea foii de pontaj, aceasta este marcată „K” în zilele lucrătoare și „RV/K” în zilele nelucrătoare.
Etapa 5: Sosirea angajatului din excursie
După ce angajatul se întoarce din călătorie, el și contabilul întocmesc un raport în avans și îi atașează toate biletele, chitanțele și cecurile. Copii ale acelor pagini ale pașaportului pe care este indicată ora care cetățeanul a trecut granițele Rusiei sunt de asemenea atașate documentului.
Dacă angajatul a plecat într-o călătorie de afaceri în caracter personal vehicul, apoi intocmeste un memoriu in care indica cuantumul costurilor efectuate, confirmat prin chitante. Aceste cheltuieli sunt rambursate angajatului de către angajator.
Astfel, în ciuda anulării certificatului de călătorie, compania va trebui totuși să emită o comandă și un raport în avans în legătură cu angajatul care pleacă și să facă înregistrările corespunzătoare într-un jurnal special și o fișă de lucru. Autoritățile de control notează Atentie speciala privind procedura de procesare a călătoriilor angajaților, prin urmare, respectarea strictă a regulilor de mai sus este obligatorie pentru toate organizațiile.
Trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri: o procedură aproximativă pas cu pas
TRIMITEREA UNUI ANGAJAT ÎN CĂLĂTORIE DE AFACERI:
EȘANȚĂ DE PROCEDURĂ PAS CU PAS
Unii angajați pot fi trimiși în călătorii de afaceri numai cu acordul lor scris și în absența contraindicațiilor medicale(v. 259, 264 Codul Muncii al Federației Ruse).
Dacă angajatul care este planificat să fie trimis într-o călătorie de afaceri este una dintre persoanele care poate fi trimis într-o călătorie de afaceri numai cu acordul scris, atunci trebuie să luați acordul scris de la angajat pentru a-l trimite într-o călătorie de afaceri și pentru a găsi a afla dacă angajatului i se interzice deplasarea în conformitate cu concluzia medicală. În plus, acești angajați trebuie să fie informați în scris cu privire la dreptul lor de a refuza să fie trimiși într-o călătorie de afaceri (articolul 259 din Codul Muncii al Federației Ruse).
Acesta este de obicei formatat după cum urmează. Angajatorul întocmește un anunț în care salariatul este invitat să plece într-o călătorie de afaceri și este informat că are dreptul să refuze sau să fie de acord cu aceasta. Anunțul îi cere angajatului să indice dacă i se interzice deplasarea în scop de afaceri în conformitate cu un raport medical. Notificarea se emite în două exemplare (câte unul pentru fiecare parte). Notificarea se înregistrează în modul stabilit de angajator, de exemplu, în registrul de sesizări și propuneri către angajați.
O copie a avizului este dată angajatului împotriva semnăturii. Pe notificare (copie a angajatorului), angajatul scrie că este familiarizat cu aceasta și fie este de acord cu călătoria de afaceri și călătoria de afaceri nu îi este interzisă în conformitate cu raportul medical (apoi procedura continuă), pune un data și semnătura, sau nu este de acord (și apoi procedura se oprește), pune data și semnătura. În loc de o astfel de „notă de consimțământ”, angajatul poate scrie o declarație separată. Se înregistrează în modul stabilit de angajator, de exemplu, în jurnalul de aplicare.
Scopul călătoriei de afaceri este stabilit de managerul angajatorului. Anterior, scopul călătoriei de afaceri era indicat în atribuirea oficială. Acest document nu mai este obligatoriu. În cazul în care angajatorul întocmește în continuare o atribuire a locului de muncă (în conformitate cu reglementările sale locale), atunci el indică scopul în acest document. Misiunile de serviciu se inregistreaza in conformitate cu procedura stabilita de angajator. Angajatul este prezentat la atribuirea postului împotriva semnăturii sale. Misiunea oficială finalizată devine ulterior baza pentru un ordin (instrucțiune) de a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri. Baza comenzii (instrucțiunii) poate fi și un alt document care definește scopul, durata și locul călătoriei de afaceri. Supraveghetorul imediat al angajatului detașat poate transmite șefului angajatorului un memoriu oficial (raport) în care să indice scopul, locul și durata călătoriei de afaceri a angajatului(lor). O astfel de nota se inregistreaza in conformitate cu procedura stabilita de angajator.
2. Emiterea unei comenzi (instrucțiuni) privind trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri .
Daca angajatorul refuza sa oficializeze misiunile oficiale, atunci va recomandam sa specificati in detaliu scopul calatoriei de afaceri in comanda. Comanda indică, de asemenea, durata călătoriei de afaceri și locul călătoriei de afaceri. În cazul în care un angajat este trimis la locul călătoriei de afaceri și (sau) înapoi la locul de muncă cu transportul oficial, în transportul deținut de angajat sau deținut de terți (prin împuternicire), atunci acest lucru trebuie înregistrat și în fișa angajatorului. decizie.
- O comandă de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri. Exemplu (formularul de comandă „Goskomstat” a fost modificat în conformitate cu cerințele Legii federale „Cu privire la contabilitate” din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ) >>
3. Înregistrarea unei comenzi (instrucțiune) despre trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri în modul stabilit de angajator, de exemplu, în jurnalul de comenzi (instrucțiuni).
4. Familiarizarea angajatului cu comanda (instrucțiunea) despre trimiterea într-o călătorie de afaceri împotriva semnăturii.
5. Emiterea unui avans de numerar angajatului să plătească cheltuielile de călătorie și de închiriere de cazare și cheltuieli suplimentare asociate cu locuirea în afara locului de reședință permanentă (alocație zilnică).
Conform clauzei 6.3 din Directiva Băncii Rusiei din 11 martie 2014 N 3210-U „Cu privire la procedura de efectuare a tranzacțiilor cu numerar de către persoane juridice și procedura simplificată pentru efectuarea tranzacțiilor cu numerar de către întreprinzătorii individuali și întreprinderile mici” „pentru emiterea de numerar către un angajat în cont (în continuare - persoană responsabilă) pentru cheltuieli legate de desfasurarea activitatilor entitate legală, antreprenor individual, consumabile comandă în numerar 0310002 se întocmește în conformitate cu o cerere scrisă a persoanei responsabile, întocmită sub orice formă și care conține o evidență a sumei numerarului și a perioadei pentru care se eliberează numerarul, semnătura managerului și data.”
6. Înregistrarea plecării unui angajat într-o călătorie de afaceri.
Acest pas nu este obligatoriu, dar multe organizații țin evidența angajaților care merg în călătorii de afaceri. Angajatorul are dreptul în localul său reguli prevede ținerea unui jurnal al angajaților care pleacă în călătorii de afaceri de la organizația de trimitere.
Pași care urmează după ce un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri
7. Determinarea duratei efective a șederii angajatului într-o călătorie de afaceri.
Durata efectivă a șederii unui angajat într-o călătorie de afaceri este determinată de documentele de călătorie prezentate de angajat la întoarcerea din călătoria de afaceri.
În cazul în care un angajat călătorește pe baza unei decizii scrise a angajatorului la locul călătoriei de afaceri și (sau) înapoi la locul de muncă cu transport oficial, cu transport deținut de angajat sau deținut de terți (prin procură ), perioada efectivă de ședere la locul călătoriei de afaceri este indicată în documentul oficial o notă care este depusă de angajat la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri cu atașarea documentelor care confirmă utilizarea transportului specificat pentru. călătorie la locul călătoriei de afaceri și retur ( borderoul de parcurs, foaie de traseu, facturi, chitanțe, încasări în numerarși alte documente care confirmă traseul de transport).
În lipsa documentelor de călătorie, angajatul confirmă durata efectivă a șederii angajatului într-o călătorie de afaceri cu documente pentru închirierea spațiilor rezidențiale la locul călătoriei de afaceri. Când stați la un hotel perioada specificata sejurul este confirmat printr-o chitanță (cupon) sau alt document care confirmă încheierea unui acord de prestare a serviciilor hoteliere la locul călătoriei de afaceri, care conține informațiile prevăzute în Regulile pentru furnizarea de servicii hoteliere în Federația Rusă, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 25 aprilie 1997 N 490 „Cu privire la aprobarea Regulilor pentru furnizarea de servicii hoteliere în Federația Rusă”.
În lipsa documentelor de călătorie, a documentelor pentru închirierea spațiilor rezidențiale sau a altor documente care confirmă încheierea unui acord de prestare a serviciilor hoteliere la locul călătoriei de afaceri, pentru a confirma perioada efectivă de ședere la locul de afaceri deplasare, angajatul trebuie să prezinte un memoriu și (sau) un alt document despre perioada efectivă de ședere a angajatului în călătorie de afaceri, care să conțină confirmarea părții care primește angajatul (organizație sau funcționar) cu privire la data sosirii (plecării) a angajatului. angajat la locul călătoriei de afaceri (de la locul călătoriei de afaceri).
Notă de serviciuînregistrată în conformitate cu procedura stabilită de angajator.
8. Zilele de călătorie ale angajatului sunt notate pe foaia de lucru.
- Fișă de pontaj pentru evidența utilizării timpului de lucru (formular 0504421, utilizat de autoritățile publice (organe de stat), organele administrației publice locale, organele de gestionare a fondurilor extrabugetare ale statului, instituțiile de stat (municipale)
9. Raportul angajatului privind suma de bani cheltuită în legătură cu călătoria de afaceri.
La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, salariatul este obligat să depună angajatorului, în termen de trei zile lucrătoare, un raport în avans privind sumele cheltuite în legătură cu călătoria de afaceri și să efectueze o plată finală a avansului de numerar care i-a fost eliberat înainte de a pleca în destinație. călătoria de afaceri pentru cheltuieli de călătorie. La raportul de avans sunt atașate documente privind închirierea spațiilor de locuit, cheltuielile efective de călătorie (inclusiv plata serviciilor pentru eliberarea documentelor de călătorie și furnizarea așternut) și alte cheltuieli asociate călătoriei de afaceri.
Dacă, conform documentelor, se dovedește că angajatul a cheltuit în mod rezonabil suma mare, decât a fost emis, atunci supracheltuielile îi sunt returnate. Dacă, dimpotrivă, angajatul are fonduri rămase, atunci el returnează sumele necheltuite la casieria angajatorului. În cazul în care salariatul nu returnează la casierie soldul fondurilor neutilizate în termenul stabilit de angajator, atunci acesta din urmă va avea dreptul să rețină această sumă din salariul salariatului (paragraful 3, partea 2, articolul 137 din Codul Muncii). Codul Federației Ruse).
Notă.
Nu este interzisă eliberarea atât a unei misiuni de muncă, cât și a unui certificat de călătorie, dar aceste documente nu mai sunt obligatorii pentru utilizare.
Activitățile companiei afectează adesea multe contrapărți, care pot fi situate într-o zonă diferită de locația companiei. Pentru a interacționa cu ei, o organizație își poate trimite angajații în călătorii de afaceri pentru a-și atinge obiectivele de producție. Este necesar să se înregistreze corect o călătorie de afaceri, astfel încât compania să nu aibă probleme în viitor.
Până în 2015 era în vigoare vechiul Decret privind reglementarea călătoriilor de afaceri, care a fost abrogat la intrarea în vigoare a noilor norme legale.
Inovațiile introduse vizează în mare măsură reducerea volumului documentelor necesare la trimiterea în călătorii de afaceri.
Acum, entitatea comercială decide independent ce documente va întocmi în timpul unei călătorii de afaceri. El trebuie să-și consolideze decizia privind fluxul de documente în alții.
Documente necesare:
- Legea cere ca atunci când este trimis într-o călătorie de afaceri, trebuie emis un ordin de călătorie de afaceri.
Documente opționale care se întocmesc la discreția organizației:
- Atribuirea serviciului.
- Raport de călătorie de afaceri
- Pe lângă păstrarea unui jurnal al angajaților care au plecat și au sosit în călătorii de afaceri rămâne la latitudinea administrației.
În acest sens, o altă modificare a fost procedura de stabilire a diurnelor pentru călătoriile de afaceri. În cazul în care organizația nu utilizează un certificat de călătorie, atunci trebuie să stabilească ora de plecare și de sosire a angajatului, precum și durata călătoriei de afaceri în zile, pe baza documentelor de călătorie care i-au fost prezentate, a chitanțelor pentru plata locuinței. , verificari pentru achizitionarea combustibilului etc.
Atenţie! Un angajat poate depune, de asemenea, un memoriu sau un raport adresat conducerii, în care declară momentul și perioada călătoriei de afaceri în lipsa documentelor relevante, iar dacă managerul acceptă și aprobă, atunci acest document poate servi și ca confirmare. în acest caz.
Cine nu poate fi trimis într-o călătorie de afaceri
De regulă, o călătorie de afaceri este considerată a fi îndeplinirea sarcinilor unui angajat. Prin urmare, în conditii normale nu o poate refuza. Cu toate acestea, legislația prevede cazuri în care o călătorie de afaceri nu poate fi emisă anumitor categorii de persoane.
Nu poți pleca într-o călătorie de afaceri următorii angajați:
- Lucrători care urmează să devină mame în curând;
- Angajații la care este înregistrat contract studentesc;
- Cei care lucrează la întreprindere care nu au împlinit încă vârsta majoratului. Cu toate acestea, dacă acești angajați sunt angajați în profesii creative (actori, jurnaliști, cântăreți, scriitori etc.), precum și sportivi, atunci această interdicție nu se aplică acestora.
Acestor angajați le este interzis să fie trimiși într-o călătorie de afaceri, chiar dacă se obține acordul scris de la ei.
Atenţie!În plus, există categorii de angajați ai companiei care pot fi trimiși într-o călătorie de afaceri, dar trebuie să fie prezenți pe în scris acordul lor pentru aceasta.
Acestea includ:
- Angajații care au copii sub trei ani. Aceasta include și lucrătorii dacă copiii lor nu au o mamă la această vârstă.
- Angajații cu copii sub cinci ani dacă sunt părinți singuri.
- Angajații care nu au copii cu dizabilități.
- Lucrători care asigură supraveghere și îngrijire medicală rudelor apropiate bolnave.
- Angajații care au un grup de dizabilități stabilit dacă călătoria de afaceri încalcă programul lor de recuperare.
Atunci când specialiștii în HR organizează o călătorie de afaceri pentru aceste categorii de angajați, consimțământul scris primit de la aceștia pentru călătorie trebuie să conțină în mod necesar informații că li s-a comunicat dreptul de a o refuza.
Întrebarea apare adesea în rândul specialiștilor atunci când se organizează o călătorie de afaceri pentru un lucrător intern cu normă parțială. Ele pot fi trimise într-o călătorie de afaceri. Cu toate acestea, apare o problemă la înregistrarea timpului de călătorie la un al doilea loc de muncă.
Atenţie! Legea interzice efectuarea concediului anual plătit în această perioadă. In aceasta perioada se recomanda ca pe locul II sa i se asigure concediu suplimentar platit pe cheltuiala societatii.
Durata călătoriilor de afaceri
Perioada călătoriei de afaceri este determinată de șeful companiei în mod independent, în funcție de nevoia de producție care apare. Trebuie să se reflecte în ordinul de călătorie emis, iar dacă se întocmește o misiune de muncă, atunci și în acest document.
Totodată, din cauza împrejurărilor apărute, durata călătoriei poate fi fie redusă, fie prelungită pentru un anumit timp. Acest lucru necesită și emiterea unui ordin scris din partea conducerii companiei.
Anterior, normele legale actuale determinau perioada maximă a unei călătorii de afaceri la 40 de zile, fără a lua în calcul timpul petrecut în călătorie. Se mai prevedea că călătoria de afaceri trebuia să fie mai mare de o zi.
Dar noile Decrete de Guvern care au intrat în vigoare, în conformitate cu care în prezent sunt reglementate călătoriile de afaceri, au anulat valabilitatea acestor reglementări și nu au introdus noi termene. Prin urmare, astăzi durata minimă și maximă a unei călătorii de afaceri nu este fixată nicăieri la nivel legislativ.
Atenţie! Cu toate acestea, la stabilirea duratei călătoriei, este necesar să se pornească de la conceptul în sine - o călătorie de afaceri nu înseamnă îndeplinirea de către un angajat a sarcinilor sale, a cărui activitate a fost stabilită ca fiind de călătorie, precum și transferul de un angajat în altă locație.
Cum să aranjezi o călătorie de afaceri pentru un angajat în 2017
Pasul 1. Emiteți o comandă pentru a pleca într-o călătorie de afaceri
La întocmirea unei comenzi, puteți utiliza formularele standard T-9, T-9a sau folosiți un antet al companiei în care textul comenzii este prezentat în formă liberă.
Până în anul 2015, la baza emiterii ordinului a fost o misiune oficială întocmită preliminar, ale cărei detalii trebuiau introduse în rândul corespunzător al documentului. Acum, ca bază, puteți utiliza comanda managerului, nota etc., sau chiar puteți lăsa acest câmp necompletat.
Salariatul pentru care se emite ordinul trebuie să îl citească și să îl semneze.
În cazul în care un angajat folosește vehicule proprii sau ale companiei pentru călătorie, acest lucru trebuie menționat și prin includerea rândului corespunzător în comanda existentă sau emiterea unuia nou în formă gratuită.
Pasul 2. Emite fonduri
Dacă un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri, atunci trebuie să primească un avans de numerar de la casierie pentru a plăti călătoria, cazarea la destinație și alte cheltuieli neplanificate, precum și o diurnă pentru fiecare zi a călătoriei.
Pentru a înregistra emiterea de fonduri din casa de marcat, se utilizează un ordin de numerar pentru cheltuieli. Suma de finanțare a tuturor acestor cheltuieli trebuie stabilită în actul local al companiei.
Baza pentru emiterea de fonduri este o comandă pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri. În plus, angajatul însuși poate întocmi un memoriu de calcul al costurilor preconizate, acesta trebuie aprobat de șeful companiei.
La emiterea de bani, trebuie luate în considerare următoarele:
- Dacă călătoria are loc în interiorul țării, atunci toate fondurile datorate pot fi emise fie în numerar din casa de marcat, fie prin transfer pe un card sau cont bancar.
- Dacă rezervați o călătorie de afaceri în străinătate, atunci alocația zilnică pentru zilele petrecute în Rusia trebuie să fie emisă în ruble, iar pentru zilele petrecute în altă țară - în moneda țării respective sau în ruble la cursul de schimb al Băncii Centrale.
Pasul 3. Completați și eliberați un certificat de călătorie (dacă este necesar)
Dacă acest lucru este consacrat în reglementările locale ale companiei, atunci înregistrarea unei călătorii de afaceri include pregătirea unui certificat de călătorie. În funcție de formularul utilizat, poate indica o misiune de călătorie de afaceri, raportul angajatului despre muncă și calculul indemnizațiilor zilnice.
Formularul are, de asemenea, spațiu pentru ștampilarea sosirii și plecării dumneavoastră la destinația dumneavoastră de călătorie. Cu toate acestea, aplicarea lor nu mai este o obligație, iar dacă nu sunt aplicate, aceasta nu va fi o încălcare.
Necesitatea de a păstra jurnalele angajaților care merg în călătorii este acum eliminată. Cu toate acestea, organizațiile pot face acest lucru pe bază de voluntariat. Pentru a face acest lucru, trebuie să stabilească forma jurnalului, ordinea menținerii acestuia în actele locale.
De obicei, jurnalul conține următoarele coloane:
- NUMELE COMPLET. angajat;
- Numele organizației de destinație;
- Localitate numiri;
- Datele de plecare și de sosire;
- Marcați la depunerea raportului.
Atenţie! Un certificat de călătorie nu este în prezent un document obligatoriu, așa că o organizație îl poate elibera la propria discreție.
Pasul 4. Faceți o notă pe foaia de pontaj
După ce un angajat a fost trimis într-o călătorie de afaceri, este necesar să se noteze ora absenței sale. Pentru a face acest lucru, utilizați codul „06” sau desemnarea literei"LA".
Pasul 5. Completați și trimiteți un raport în avans
În termen de trei zile de la data întoarcerii din călătorie, salariatul este obligat să întocmească și să depună un raport prealabil la departamentul de contabilitate. Acest lucru se face folosind formularul standard AO-1.
Dacă acest lucru este consacrat în reglementările locale, atunci, împreună cu raportul în avans, angajatul trebuie să furnizeze și un raport cu privire la munca depusă în timpul călătoriei. Acest lucru se poate face sub orice formă, pe un formular elaborat de companie, sau puteți folosi coloana 12 a formularului dacă acesta a fost inclus în înregistrarea călătoriei de afaceri.
Documentele care confirmă cheltuielile efectuate trebuie anexate la raportul de avans. Acestea includ:
- Documente care confirmă închirierea spațiilor pentru cazare - o chitanță sau o factură de hotel, care indică toate detaliile necesare, numărul de zile de ședere, costul unei zile sau un acord privind închirierea spațiilor rezidențiale (casă privată sau apartament) ;
- Documente care confirmă cheltuielile de călătorie (bilete, cărți de îmbarcare, inclusiv chitanțe pentru servicii de documentare, obținerea unui pat în tren etc.);
- Documente pentru plata unui taxi - cecuri, chitante, formulare;
- Un memoriu pentru rambursarea cheltuielilor în cazul în care angajatul a călătorit cu propriul vehicul sau cu mașina de serviciu. Este însoțit de scrisoare de parcurs, cecuri și chitanțe de la benzinării etc.;
- O notă de serviciu dacă nu există documente pentru călătorie, pentru cazare sau ambele.
- Documente care confirmă alte cheltuieli convenite (de exemplu, o chitanță pentru servicii de comunicații).
Atenţie! La primirea raportului de avans în mână, contabilul notează acest lucru în partea detașabilă și îl returnează angajatului.
Pasul 6. Returnați fondurile neutilizate la casa de marcat (dacă au mai rămas)
Dacă în timpul călătoriei angajatul nu a cheltuit întreaga sumă, atunci acesta trebuie să plătească restul casieriei în termen de 3 zile din momentul în care a depus raportul. Operațiunea se formalizează printr-un ordin de primire în numerar.
Legea acordă angajatorului dreptul de a reține din salariu suma nereturnată, dar acest lucru se poate face doar în termen de o lună de la expirarea perioadei de returnare voluntară. După o lună, puteți reține bani doar prin instanță prin depunerea unei cereri de despăgubire.
Atenţie! Dacă angajatul a acceptat în mod voluntar să deducă datoria din salariu, trebuie să scrie o declarație în acest sens. Pe baza acestuia trebuie emis un ordin de deducere, al cărui cuantum nu poate depăși 20% din salariul acumulat.
Pasul 7. Compensație pentru cheltuieli excesive (dacă este necesar)
Dacă un angajat a cheltuit mai mulți bani într-o călătorie decât i-au fost eliberați, în primul rând, trebuie să-i verificați raportul în avans, iar dacă cheltuielile în exces au fost forțate, plătiți supracheltuielile de la casa de marcat emitând un ordin de numerar pentru cheltuieli.
Pentru a determina dacă o cheltuială excesivă este justificată, trebuie să se determine următoarele:
- Dacă cheltuielile au fost făcute pentru nevoi urgente;
- Există documente care confirmă aceste cheltuieli și sunt executate corect?
- Raportul de avans este completat corect?
Important! Organizația este obligată să emită fonduri în exces în termen de 3 zile de la data raportului (asta este indicat în reglementările privind călătoriile de afaceri).
În caz contrar, angajatul are dreptul de a se adresa justiției nu numai pentru a încasa datoria, ci și pentru a primi dobânzi. Dacă compania nu are posibilitatea de a plăti întreaga sumă dintr-o dată, atunci este mai bine să întocmească un acord între părți care să indice condițiile de rambursare a datoriei.
Este posibil să prelungiți sau să reprogramați o călătorie de afaceri?
Legislația nu stabilește interdicția de a prelungi durata unei călătorii de afaceri existente sau de a amâna una viitoare pentru care toate Documente necesare. Dar, în același timp, nu există nicăieri instrucțiuni clare despre cum trebuie făcut acest lucru.
Dacă este necesar să se efectueze, cel mai corect mod de a face acest lucru este emiterea unui astfel de ordin. Se intocmeste sub orice forma (nu exista un formular tip elaborat pentru un astfel de caz), si trebuie sa contina motivul prelungirii si noua data de finalizare.
De asemenea, se fac corecții la toate documentele de călătorie de afaceri - data incorectă este tăiată cu un rând, iar deasupra este scrisă una nouă.
Și în sfârșit, angajatorul este obligat să calculeze indemnizația zilnică pentru zilele de prelungire, precum și cheltuielile de trai, și să transfere această sumă salariatului. Legea interzice obligarea unui angajat să utilizeze fondurile personale disponibile în aceste scopuri, chiar dacă acestea sunt ulterior rambursate.
Reprogramarea unei călătorii de afaceri trebuie să fie emisă și printr-o comandă suplimentară sub orice formă. Include motivul amânării, precum și noile date de început și de sfârșit ale călătoriei. Acestea trebuie incluse în toate documentele de călătorie eliberate prin tăierea vechii valori și indicarea celei noi.
Atenţie! Nu este nevoie să se recalculeze diurnele și alte plăți dacă se schimbă doar datele de plecare și de sosire, și nu durata călătoriei în sine.
Este posibil să combinați o vacanță cu o călătorie de afaceri?
Prin lege, aceasta este perioada pentru care salariatul este complet scutit de la îndeplinirea oricăror sarcini de serviciu. Prin urmare, dacă este nevoie să aranjați o călătorie de afaceri în timpul vacanței, trebuie mai întâi să vă amintiți din vacanță.
Trebuie amintit că Codul Muncii stabilește cazuri în care este imposibil să se producă. De asemenea, este necesar să obțineți acordul scris al angajatului.
Acest lucru se face pas cu pas după cum urmează:
- Crea ;
- prin introducerea frazei „Nu am nicio obiecție” pe ordin;
- Creați o comandă pentru trimitere într-o călătorie de afaceri;
- Emite numerar (indemnizație zilnică pentru acoperirea cheltuielilor viitoare).
Ar trebui să se țină seama de faptul că o astfel de procedură ca o revizuire necesită modificări obligatorii ale . Prin urmare, este necesar să discutați imediat cu angajatul când își va lua zilele de odihnă rămase. Dacă dorește să se odihnească în continuare după îndeplinirea atribuțiilor sale, va trebui să solicite din nou concediu.
Atenţie! Rechemarea din concediu necesită, de asemenea, recalcularea plății plătite pentru concediu. Acest lucru poate să nu se facă dacă angajatul dorește să continue imediat să se odihnească, iar această perioadă este în aceeași lună cu prima parte. În caz contrar, fondurile plătite în plus vor trebui returnate la casierie sau compensate cu avansul sau indemnizațiile de călătorie.